СЭД для маленькой компании. Обуза или источник выгоды?

В каких случаях система действительно не нужна?

Небольшой объем внешнего документооборота

Когда у компании буквально пара-тройка контрагентов, и за месяц накапливается 5-10 документов от них. В этом сценарии использование СЭД может оказаться избыточным, так как такой документооборот несложно проконтролировать вручную.

Незначительное количество внутренних документов

Если в компании нет культуры создания и работы с большим количеством внутренних документов. В такой ситуации система станет дорогим удовольствием. Но она действительно нужна, если в организации принято создавать и запускать в работу:

• отчеты;
• приказы и распоряжения;
• локально-нормативные акты;
• служебные записки;
• инструкции и т. д.

Постепенно папки с этой информацией сильно распухают, требуют места для хранения и времени для поиска нужного документа. А СЭД поможет все это упорядочить.

Все сотрудники в одном кабинете

Когда команда работает в одном помещении. В этом случае информацию быстрее донести до коллег «голосом» или в личной переписке в любом мессенджере. А документ проще передать из рук в руки. Личное взаимодействие и устные коммуникации в таком коллективе могут быть более эффективными, чем корпоративное ПО.

В компании нечего автоматизировать

Если в компании нет установленных бизнес-процессов. Корпоративная система предполагает наличие структурированных процессов и правил взаимодействия между участниками. А раз этого нет, то и нечего оптимизировать, упрощать, переводить в цифру, и СЭД может не принести ожидаемых результатов.

Когда корпоративное ПО все же лучше внедрить?

Ситуация: в молодой компании от 3 до 5 сотрудников, они эффективно обмениваются информацией через мессенджеры и успешно контролируют небольшой бумажный документооборот. Казалось бы, нет никаких предпосылок для внедрения системы электронного документооборота, но организация все равно приобретает корпоративное ПО. Среди клиентов Directum Lite встречаются десятки таких историй, и за последние два года заметна тенденция к автоматизации процессов и взаимодействия в корпоративной системе сразу после оформления юридического лица. Почему? Есть несколько причин.

1. Быстрый и удобный поиск — времени на это тратится в три раза меньше.

Даже если в компании нет сложных процессов и необходимости обрабатывать более 100 документов в день, СЭД все равно упрощает поиск нужных файлов. А использование готовых шаблонов помогает избегать ошибок и экономит самый ценный ресурс — рабочее время.

2. Бумажный документооборот не тормозит стремительный рост компании.

Сотрудникам молодой компании нужно обрабатывать всего 5 документов в месяц, и с этим прекрасно справляется один человек. Но через год их количество документов увеличиться в десятки раз, и потребуется слаженная работа всего коллектива. Во время резкого роста и развития компании создаются новые процессы, появляются новые сотрудники и контрагенты. И все это — автоматизировано и упорядочено благодаря заранее установленной СЭД. Да и сотрудникам не нужно проходить экспресс-курсы по работе с ПО: они еще на первоначальном этапе освоили работу с документами и процессами в цифре.

Чаще всего молодые компании автоматизацию начинают с внутренних процессов — переводят в цифру работу с внутренними, проектными и договорными документами или ставят друг другу задачи в системе, принципиально не используя мессенджеры. Поэтому у таких компаний самыми популярными являются базовые решения Directum Lite:

• Договоры;
• Проекты;
• Делопроизводство.

Используя перечисленные блоки, компании формируют надежную базу для дальнейшего быстрого развития.