Топ-5 критериев хорошей системы для СМБ
Если вы ищете СЭД для работы с документопотоками, вы можете обратиться к вашим друзьям, которые уже работает в какой-то системе. Задайте им вопрос: «А что важно вам в системе?». Но здесь я сделаю небольшое уточнение. Работая с представителями среднего и малого бизнеса, я поняла: у компаний со штатом в 25 и 250 сотрудников — разные ожидания от корпоративного ПО, и разные задачи для системы внутреннего документооборота. Поэтому советоваться нужно с теми, кто находится в «вашей весовой категории».
Меня зовут Наталья Шутова и я помогаю компаниям среднего и малого бизнеса автоматизировать процессы.
В этой статье я собрала все основные критерии выбора системы моих текущих СМБ-заказчиков и составила наглядный список в вашу копилку мудрости.
1. Не цена, а интерфейс
Наверное, вы первым делом пойдете считать на калькуляторе стоимость программного обеспечения. Но когда дело доходит до реального выбора системы, все мои заказчики в первую очередь интересуются удобным и понятным интерфейсом.
Меньше кликов — больше дела! Вот девиз хорошей СЭД, в интерфейсе которой все кнопки понятны сотрудникам. Не должно быть двойственных понятий и сложных слов!
Простота использования — запишите себе этот критерий в начале списка требований. Всем вашим коллегам должно быть приятно работать в системе, а не только всемогущей бухгалтерии.
Александра
юрист компании по продаже недвижимости
«Нет никаких сюрпризов и двойного дна, когда я нажимаю кнопку „Договоры“. Всё абсолютно логично. Все реестры документов построены по однотипной логике. В начале наш делопроизводитель научила меня работать с реестром входящих писем, а остальные реестры я освоила за 5 минут, потому там даже лишний раз думать не надо».
2. Прозрачность процессов и исполнения задач
Если вы не видите, как движется документ по процессу согласования, не знаете, у кого он сейчас в работе, и кто просрочил согласование — это красный флаг. Мы такое не любим.
Если вы отправили задачу и не понимаете, как отследить ее статус — это плохо.
Процессы должны легко прослеживаться, быть как на ладони — это следующий критерий хорошей СЭД. Ведь в такой системе можно в два клика проверить — где завис договор и как давно вышел дедлайн по исполнению задачи.
Георгий
инженер строительной компании
«Раньше мы работали в самописной системе. Отправлял задачу и „до свидания“, приходилось искать минут 10, чтобы понять на какой стадии исполнения она сейчас. Не было понятной папки „Исходящие“, не было никакого красного шрифта у просроченных задач. Я жутко злился, особенно, когда в конце года надо было закрывать хвосты».
3. Самостоятельная настройка системы без проекта внедрения
В компаниях с количеством сотрудников 200+ обычно есть штатный ИТ-специалист или даже директор по ИТ-технологиям с опытом внедрения разных систем. А что делать организациям среднего бизнеса, у которых нет таких ресурсов? Нанимать консультантов на аутсорсинге? Отказаться от покупки СЭД? Ну, ну, ну… не выдумывайте, коллеги.
Мои клиенты выделяют еще один важный критерий: настройка системы своими силами без специализированных IT-навыков.
Для старта работы требуется немногое: создать несколько видов документов, загрузить пять шаблонов документов, сформировать пару цепочек согласования. И это уже закроет 80% текущих проблем и болей, которые вы сейчас испытываете, работая с бумажными документами.
Регина
руководитель отдела продаж PR-компании
«Меня поставили администратором системы, потому что мне больше всего нужно было её внедрение, я была инициатором и главным бизнес-заказчиком СЭД. Но я не хотела ничего администрировать! Я так боялась, что это будет занимать 99% моего рабочего времени и что я просто не справлюсь. Даже прошла недельное обучение, но страх никуда не делся. Сначала сидела и просто смотрела на Directum и ничего не делала. А спустя три недели я уже создавала новые маршруты согласования по запросу отдела продаж. Так втянулась в процесс, что сейчас постоянно занимаюсь „улучшайзингом“ регламентов. Например, для гендиректора настроила интерфейс из двух папок и одной кнопки „Подписать“, он даже не знает какие у нас модули куплены».
4. Можно работать в системе и вне офиса
Все мы помним эти «золотые» времена вынужденной удалёнки? Да как же их забудешь.
«Британскими учеными доказано», что продуктивнее всего работать именно в офисе, но иногда приходится покидать территорию работодателя. Вы можете уехать к заказчику, в поля, в командировку, и при этом всегда оставаться на связи, быть в контексте, в ресурсе, в моменте.
С Directum Lite вы сможете работать через ноутбук или мобильное приложение, создавать и отправлять договоры, служебные записки, выполнять задачи и ставить поручения сотрудникам, даже если вы едете в метро.
Если руководство разрешает работать 1-2 дня из дома, то с СЭД вы не «выпадете» из процессов компании. Вам не нужно идти в кабинет директора, чтобы отнести, например, заявление на командировку, вы это сделаете, не выходя из дома за пять кликов и пять минут.
Наталья
автор статьи
«Я надеюсь этого никогда не прочитают мои руководители. Но как же здорово и комфортно в пятницу работать из дома! Могу проснуться в 08:15 и без долгого пути в офис в непогоду в 08:30 уже быть погружена в свои задачи и, работая в системе, отправлять коммерческие предложения на согласования тимлиду. Тут главное соблюдать „Work-life balance“, а то бывает, что могу и в 6 утра создать заявку на формирование счёта для бухгалтера, и в 10 вечера вычитывать правки договора».
Так и записываем в свой чек-лист: легкая и доступная работа вне офиса и через приложения.
5. Разные модули под разные задачи
Есть системы, в которых предусмотрена максимально возможная функциональность. И чаты, и портал, и бухгалтерия, и погода, и природа. Во всем этом избыточном дереве папок, иконок теряешься. Кроме того, у таких систем заметно завышенная цена.
Долой всё ненужно, оставляем и покупаем только полезное! Каждый модуль закрывает какие-либо задачи компании. Если бизнес подрос и появились другие запросы — устанавливаем дополнительные модули для решения новых задач. Экономика должны быть экономной.
Запишем в наш список критериев: только полезные и важные модули, которые можно докупать в нужное время под конкретные задачи компании.
Павел
директор компании по разработке сайтов
«В нашей компании было всего полтора землекопа, как говорится. Нам нужно было просто отправлять задачи друг другу, потому что мы были разбросаны по разным городам и даже выезжали в другие страны к заказчикам. Поначалу документооборота у нас и не было, но через два года штат увеличился до 35 сотрудников, открылся полноценный офис в Москве, появился свой юрист, который тщательно согласует все письма и договоры. И мы поняли, что нам пора расширять функциональность системы. Мы докупили модуль «Договоры» и даже «Совещания».
ТОП критериев выбора может быть огромное множество. В этой подборке то, что нам чаще всего озвучивают клиенты во время интервью. Поделитесь, а какой критерий для вас самый важный?
Источник: «Деловой мир»
Изображение: freepik
Похожие статьи
Комментарии 0