СЭД как насущная необходимость

Сейчас любой банк вынужден ежедневно обрабатывать огромный объем документов, систематизировать их и хранить в бумажном виде. Даже операции, которые считаются простейшими, например, выдача банковской карты, подразумевают сбор и сканирование довольно внушительного объема клиентских документов. Если же автоматизировать этот процесс в системе электронного документооборота, то можно не только сократить временные издержки сотрудников банка, но и повысить степень удовлетворенности клиентов. О том, какие еще плюсы может получить банк в результате внедрения СЭД и какими критериями следует руководствоваться при выборе системы, рассказал в интервью НБЖ эксперт компании DIRECTUM-M Иван НАГОРНОВ.

НБЖ: Иван, какие новые возможности для повышения продуктивности банковского бизнеса открывают технологии управления документами?

И. НАГОРНОВ: Для банковского сектора работа с документами дня в электронном виде (мемориальные ордера, платежные поручения, отчеты о прибылях и убытках, лицевые счета, ведомости открытых и закрытых счетов) позволяет ускорить поиск необходимой информации, повысить прозрачность и скорость бизнес-процессов. Например, когда Центральный банк выпускает новое постановление, а банкам необходимо в определенные сроки отработать его, информационные технологии управления документами позволяют руководителю контролировать выполнение и напоминают о сроках отработки постановления. Таким образом, любой бизнес-процесс банка можно реализовать в электронном виде.

НБЖ: Какое место в общей инфраструктуре может занимать СЭД?

И. НАГОРНОВ: В первую очередь банкам необходимы системы класса ABS и ERP, после внедрения которых компания выходит на следующий уровень потребностей. И здесь как раз в зависимости от приоритета стоящих перед банком задач на очереди могут быть системы документооборота (ЕСМ), системы взаимодействия с клиентами (CRM), системы бизнес-анализа (BI), портальные решения. Безусловно, связка между всеми системами имеется, а вот границы их функционалов несколько размыты. Системы с каждым годом наращивают функционал и предоставляют еще больше возможностей, чем ранее. В современных системах электронного документооборота, таких как DIRECTUM, имеется модуль управления взаимоотношениями с клиентами. Он позволяет качественно вести работу с ними, фиксировать историю взаимодействий, планировать мероприятия, учитывать стадии продаж по каждому клиенту и видеть эффективность работы менеджеров. То есть в данном случае СЭД включает в себя часть функционала системы класса CRM.

НБЖ: Какие советы вы бы дали банку, стоящему перед проблемой выбора системы электронного документооборота?

И. НАГОРНОВ: Как правило, банки сами осознают, какие критерии важны именно для них. Например, быстродействие системы. Ведь работа в системе, которая функционально реализована хорошо, а на практике все делает медленно, может стать настоящим испытанием для сотрудников. Также обращайте внимание на простоту интерфейсов системы. Ну и, конечно же, на опыт компании, которая будет внедрять систему электронного документооборота, а если быть еще точнее, опыт конкретных участников проекта со стороны исполнителя, в особенности руководителя проектов. Многие компании, выбирая систему, запрашивают резюме участников предполагаемого проекта и описание реализованных подобных проектов.

НБЖ: Опираясь на свой опыт, расскажите, насколько проблематична интеграция СЭД в бизнес-процессы банка?

И. НАГОРНОВ: При реализации проектов по внедрению электронного документооборота пользователи начинают работать по-новому. Вместо привычных действий сотрудникам приходится вспоминать, что им рассказывали во время обучения работе с системой. Решить этот вопрос можно, если вместо бездушных текстов инструкций сделать краткие и наглядные презентации со скриншотами системы. Важен и последний этап проекта - опытная эксплуатация системы. Именно на этой стадии в уже настроенной полностью системе обученные пользователи начинают работать и задавать вопросы консультантам исполнителя. За месяц опытной эксплуатации у пользователей, как правило, не остается никаких вопросов, и они готовы к полноценной работе.

Финальное слово, конечно, должен сказать высший руководитель, подписывая приказ о том, что с завтрашнего дня согласование договоров, например, происходит только в электронном виде, и «бумага не принимается».

НБЖ: Исходя из вашего опыта разработки и внедрения СЭД, какие решения пользуются наибольшим спросом в банковской сфере?

И. НАГОРНОВ: В банковской сфере наибольшим спросом пользуются решения классических задач по автоматизации согласования договорных документов и автоматизации отдела делопроизводства по регистрации документов и контроля исполнения поручений. Здесь нет банковской специфики, но по статистике это самые популярные задачи среди всех компаний вне зависимости от отрасли. Что касается специфических банковских задач, то к таким относится ведение клиентского досье. Если автоматизировать процессы в СЭД, то можно сократить время обслуживания клиентов.

Источник: Национальный банковский Журнал