Стоимость внедрения системы. Из чего строится бюджет проекта?

Любой руководитель компании задумывается: «Эффективно ли работает мое предприятие, или это ещё не максимум?». Подобные мысли подталкивают топ-менеджеров использовать все возможные варианты для оптимизации бизнеса. Один из таких инструментов – внедрение информационной системы.

Но каждое нововведение имеет свою цену. И чтобы понять, какие расходы понесёт предприятие при внедрении, потребуется сформировать детальный расчёт проекта. В данной статье мы рассмотрим основные затраты организации на автоматизацию – от приобретения программного обеспечения до поддержки системы.

Как оценить внедрение системы? Сейчас посчитаем!

Для начала выделим основные пункты затрат:

1. Приобретение программного обеспечения (ПО).
2. Внедрение системы.
3. Инфраструктура предприятия (оборудование, серверы и т.д.).
4. Персонал (обучение, найм).
5. Поддержка и дальнейшее развитие системы.

Теперь разберём каждый пункт более подробно.

Приобретение ПО – первая статья расходов при внедрении

Стоимость программного обеспечения – существенная статья расходов на проектах внедрения для предприятия. Можно выделить две основные статьи затрат:

• на основной продукт (лицензии);
• на вспомогательное ПО (операционные системы для серверов, приложения для сотрудников, защиты информации и др.)

При покупке основного продукта (лицензии) возможны два варианта:

1. Установка локально (на серверах компании).
2. Покупка абонемента на пользование системой, находящейся в облаке.

Различие между вариантами поставки в том, что абонемент действует какой-то определенный промежуток времени, чаще всего год. Поэтому требуется закладывать в бюджет продление абонемента.

В обоих случаях перед покупкой ПО требуется рассчитать оптимальное количество рабочих мест для работы в системе. Также нужно выбрать модули, функциональные блоки, необходимые для цифровизации процессов на предприятии. Ориентируясь на «масштабы», мы можем спланировать расходы по данному пункту.

Расходы на покупку вспомогательного ПО закладываем по аналогии. При планировании затрат не надо забывать, что за программное обеспечение практически во всех случаях используется 100-процентная предоплата.

Внедрение системы – вторая часть затрат

Внедрять новое ПО можно как самим, так и силами компании-подрядчика. При этом основные этапы работ будут одинаковыми для обоих вариантов:

• исследование и анализ;
• настройка и адаптация системы;
• доработка ПО;
• интеграция с инфраструктурой предприятия;
• разработка эксплуатационной документации;
• тестовая эксплуатация;
• опытно-промышленная эксплуатация;
• обучение персонала.

Внедрение ПО своими силами

Данный вариант дешевле, чем привлечение компании-подрядчика. Но более трудоёмкий и менее эффективный.

Чтобы провести внедрение самостоятельно, потребуется сформировать выделенную команду, отключив работников от текущей деятельности предприятия. Таким образом, нагрузка на других сотрудников возрастёт.

Хотя, конечно, если у вас несложный проект, например, внедрение одного модуля, то данные работы можно реализовать своими силами и без потери качества.

Сотрудничество с компанией-подрядчиком

Если проходит автоматизация с помощью крупной и масштабной системы, то лучше поручить это дело профессионалам.

Процесс будет разбит на несколько блоков работ, с обозначенными сроками и условиями оплаты по каждому этапу. При продаже услуг внедрения проходит оценка трудоёмкости проекта. Дополнительно будут заложены другие типы работ, например, расходы на командировки команды внедрения.

Следует помнить, что процесс внедрения сложный, возможны сдвиги сроков выполнения этапов проекта, что тоже требуется учитывать и корректировать в бюджете расходов организации.

Инфраструктура предприятия – затраты на «железо»

В зависимости от способа поставки ПО (локальная или облачная) требуется различная инфраструктура предприятия – серверы, компьютеры определённой мощности, телекоммуникационное оборудование.

Расходы на серверы и телекоммуникационное оборудование (при облачной поставке приобретение сервера не требуется) оцениваются исходя из максимальной планируемой нагрузки и мощности системы. Можно рассмотреть не покупку, а аренду оборудования, что на первоначальном этапе сократит ваши затраты.

Затраты на рабочие места сотрудников складываются из необходимости обеспечить работников предприятия нужным набором оборудования. Исходя из их количества, мы можем спрогнозировать требуемые расходы по этому пункту. 

Персонал – не забудьте о людях

В бюджете проекта следует учесть:

• увеличение штата IT-службы;
• разработку системы мотивации для проектной команды;
• обучение персонала, если ранее это не было заложено в услуги по внедрению.

Больше сотрудников в IT-службе

Для внедрения, поддержки и развития системы потребуются выделенные сотрудники – администраторы и бизнес-аналитики. Если в организации нет специалистов, которые могут взять на себя такие работы в связи с загрузкой на других задачах, то потребуется увеличить штат.

Система мотивации для проектной команды

Внедрение информационной системы – это проект. Участие в нём повысит нагрузку или повлечёт полное отключение специалистов предприятия от текущих задач. Поэтому при планировании бюджета нужно заложить бонусы и штрафы, а также не забыть заранее сообщить выделенной команде о системе премирования.

Обучение персонала

В зависимости от способа внедрения системы – своими силами или силами подрядчика – нужно запланировать расходы на обучение персонала.

При внедрении сторонними силами обучение ИТ-специалистов и рядовых пользователей будет входить в договор на услуги.

При самостоятельном внедрении ИТ-специалисту потребуется пройти внешние курсы для администраторов системы. Что касается рядовых пользователей ПО, рекомендуется выделить ответственного сотрудника за поддержку системы, который в дальнейшем будет организовывать обучение на предприятии. В таком случае затраты на статью расходов в рамках проекта окажутся минимальными.

Также не надо забывать, что на протяжении всего процесса внедрения участвующие сотрудники будут получать опыт, знания, которыми в дальнейшем будут делиться.

Организация обучения внутренними силами – не только способ сэкономить, но и получить более компетентного специалиста в будущем, способного поддерживать систему. Часто сотрудникам предприятия гораздо комфортнее проходить курс именно у своих коллег, которым они без стеснения могут задать неформальные и пусть даже самые глупые вопросы.

Поддержка и дальнейшее развитие системы

После внедрения ПО жизнь не заканчивается. Систему нужно поддерживать и развивать, на что тоже необходимо планировать бюджет.

Основные затраты:

• консультация пользователей;
• исправление ошибок;
• развитие функциональности системы;
• обновления ПО;
• обслуживание и ремонт оборудования.

Консультация пользователей

Есть два основных варианта расчёта затрат:

• по количеству обращений. Цена одного обращения, умноженная на их количество;
• покупка абонемента на поддержку с фиксированной платой за период.

Исправление ошибок

После завершения работ по проекту и действия гарантии на разработку, в процессе эксплуатации могут выявится недочёты. На их устранение в бюджете нужно заранее запланировать затраты.

Развитие системы

На проработку функциональности на основе опыта работы пользователей также требуется заложить отдельную сумму. 

Обновление ПО

Расчёт затрат на установку новой версии системы и адаптацию заказной разработки на неё нужно планировать отдельно – согласно прайсу компании разработчика ПО.

Обслуживание и ремонт оборудования

Поддержку работоспособности систем предприятия проводит действующая ИТ-служба. Но если собственных сил, компетентности не хватает, то стоит воспользоваться специализированными сервисами. Данные расходы тоже закладываем в бюджет.

Что получилось в итоге

Мы видим, что одними затратами на покупку ПО бюджет не ограничивается. И чтобы не было сюрпризов в процессе автоматизации производства, нужно заранее запланировать суммы по всем пунктам, рассмотренным в статье. А также не забыть заложить непредвиденные расходы в каждую категорию затрат.