Systeme Electric: «С помощью ИИ мы быстрее заключаем сделки»

Мы побеседовали с руководителем отдела управления системами ЭДО Systeme Electric Александром Бессарабенко. Он рассказал, как искусственный интеллект стал ключевым активом в трансформации бизнес-процессов и сколько времени на это понадобилось.

Многие руководители компаний до сих пор воспринимают искусственный интеллект как дорогую игрушку — интересно, но непонятно, стоит ли она потраченных на нее средств. Вы же решились на внедрение. Что стало решающим аргументом в пользу ИИ?

Мы не просто искали ИИ-модуль в помощь, а меняли всю систему документооборота. Поэтому при выборе системы критерии были жесткие: no-code-настройка для самостоятельной адаптации ПО под наши потребности, полная автоматизация договорной работы, готовые шаблоны под нужды подразделений и методологическая поддержка. Конечно, перед нами долго стояла дилемма «Что больше: вложения в искусственный интеллект или польза, которую он приносит?». В итоге мы решили: заплатим за то, чтобы освободить наших высококлассных специалистов от рутинной работы, которую может выполнять умная технология. Внедрили систему, перенесли в нее исторические данные и к этой базе начали подключать искусственный интеллект.

Еще одно распространенное опасение — внедрение может затянуться на год и даже дольше. Как быстро в вашей компании прошли процессы цифровизации?

ИИ для работы с корпоративными документами: кейсы и примеры промптов Саму систему мы установили за 4 месяца. Внедрение искусственного интеллекта начали с пилотного проекта: взяли на тестирование вариант поставки Directum RX со встроенным ИИ, прошли обучающие курсы и самостоятельно провели установку и настройку. Уже на этом этапе увидели первые результаты: ИИ распознавал письма, индексировал сканы и сравнивал версии документов. Внутренний заказчик был очень доволен, и мы приняли решение о масштабировании.

На каком из бизнес-процессов вы ощутили особый эффект?

Один из самых показательных кейсов — распознавание актов приема-передачи. До внедрения ИИ каждый специалист заполнял поля документа по-своему, так как не было единого шаблона. А когда приходило время инвентаризации активов, ручное внесение в таблицу данных из Актов превращалось в долгий кошмар. После подключения к процессу искусственного интеллекта весь цикл — от разметки документов до массового распознавания — занимает всего 3 дня. Время на ввод данных сократилось в 3-5 раз. Сотрудники смогли переключиться на более важные задачи, и мы избежали неизбежных при ручном вводе ошибок, которые могли нанести ущерб нашей репутации.

А насколько в целом ускорились бизнес-процессы и есть ли экономия бюджета компании?

Конечно есть! В целом по предприятию мы ускорили обработку входящих писем в 5 раз, работу с договорными документами — в 3,5 раза, учет и верификацию первичных документов — в 7,5 раз. Процесс инвентаризации стал быстрее в 5 раз.

С помощью искусственного интеллекта мы сэкономили 2 единицы эквивалента полной занятости (FTE), автоматизация документооборота высвободила у сотрудников в общей сложности 40 рабочих часов в неделю.

Цифровизация охватила 6 компаний нашей группы в России и Беларуси, а в головном подразделении 80% документов стали цифровыми, процессы с ними теперь прозрачны и регламентированы. Если перевести это в деньги, экономия получается существенная, а главное — она постоянная.

Вы упомянули репутационные риски. Каким образом искусственный интеллект их минимизирует?

Например, ситуация с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Раньше их оформление и поиск могли затягиваться, создавая риски срыва сделок. Теперь все делается в едином интерфейсе нашей корпоративной системы, благодаря чему согласование ускорилось в 3 раза, а поиск МЧД — в 12 раз.

Еще пример: в системе настроена матрица согласования для 98 категорий договоров, с учетом типа сделки, контрагента, суммы и т. д. Все проходит быстро и прозрачно. Мы также реализовали согласование через электронную почту без входа в систему. Это критически важно для ситуаций, когда согласующий вне офиса, а времени на ожидание нет. Плюс мы интегрировали Directum RX с онлайн-редактором ONLYOFFICE и ввели частичную блокировку шаблонов, что снижает риск случайных правок. Контрагенты видят, что мы работаем четко, оперативно, без ошибок, — это укрепляет доверие.

В договорном процессе всегда много рутины — сверка реквизитов, проверка шаблонов, контроль соответствия внутренним и гражданско-правовым нормам. Это отнимает много времени. Удалось решить проблему с помощью искусственного интеллекта?

Для решения этой задачи мы запустили проект «Нормоконтроль» с генеративным ИИ. Его суть — передать умной технологии рутинную проверку договорных документов, сохранив при этом контроль за человеком.

Раньше специалист вручную сверял корректность заполнения данных карточки договора, на это уходило до 20% рабочего времени. А с генеративным ИИ это работает так: система автоматически считывает нужные данные из карточки договора — от регистрационных реквизитов до банковских данных контрагента — и формирует запрос к ИИ. Тот сверяет информацию с корпоративными правилами, шаблонами и справочниками и подсвечивает возможные ошибки и несоответствия.

С помощью инструмента гибкой бескодовой настройки (no-code) мы можем без программирования быстро адаптировать логику проверки под новые требования или типы документов.

Бизнес-платформы с ИИ: как в 2026 году цифровые помощники и интеллектуальный анализ меняют управление процессами По результатам внедрения мы получили сокращение ошибок в заполнении карточек договоров на 30-40%. В этом помогает единая логика проверки и отсутствие человеческого фактора, так как ИИ не устает и не отвлекается. Одновременно высвободилось до 20% времени сотрудников, которые раньше занимались этой проверкой, и теперь они сосредоточились на более стратегических задачах. Кроме того, мы ускорили согласование договоров на 15-20% за счет уменьшения числа возвратов документов на доработку.

Как контролируете искусственный интеллект, чтобы ошибки человека не стали ошибками алгоритма?

Качество работы ИИ контролируем по нескольким направлениям. Во-первых, строго придерживаемся принципа «ИИ как помощник»: система только подсвечивает потенциальные ошибки, а решение всегда принимает человек.

Во-вторых, все действия искусственного интеллекта фиксируются и это позволяет анализировать ложные срабатывания и дообучать модель.

В-третьих, внедряем решение постепенно, начинаем с типовых договоров и поэтапно расширяем охват. И, наконец, отслеживаем ключевые метрики — точность выявленных ошибок, процент подтвержденных подсвеченных случаев и время обработки.

Иными словами, мы не заменяем человека машиной, а даем сотруднику мощного ассистента.

ИИ в процессах повлиял на скорость принятия решений в целом?

Мнение экспертов про ИИ в экосистеме решений для бизнеса в 2026 году Кардинально! Рассмотрим снова на примере договоров. Как я уже упоминал, раньше согласование контрактных документов могло растянутся на недели из-за ручных проверок, задержек с получением подписей, поиска нужных версий. Сейчас автоматическая маршрутизация, мгновенная сверка реквизитов и централизованное хранение договоров ускорило подготовку документов к подписанию сторонами в среднем на 40%. Это значит, что мы быстрее заключаем сделки, оперативнее реагируем на запросы клиентов и гибче подстраиваемся под изменения рынка. А в В2В-секторе скорость — это конкурентное преимущество, которое напрямую влияет на выручку.

Что бы вы посоветовали руководителям, которые пока еще сомневаются в целесообразности внедрения искусственного интеллекта в бизнес-процессы?

Начните с малого — выберите один рутинный процесс, который отнимает много времени и ресурсов. Запустите пилотный проект, просчитайте экономию часов и снижение ошибок. Цифры все скажут сами за себя.