Торговля на удалёнке. С какими документами можно работать в электронном виде

Весной 2020 года стало понятно, что дистанционно может трудиться даже ритейл. Руководителям или бухгалтерам совсем не обязательно посещать офис – достаточно выстроить цифровые процессы и электронный документооборот. От каких бумаг можно отказаться уже сейчас, рассказываем в этой статье.

Для начала рассмотрим основные документы, с которыми в торговле уже 100% можно работать в электронном виде.

А теперь пройдёмся по каждому документу отдельно.

Электронный ТОРГ-12. Товарная накладная по-новому

Боль бухгалтера – сотни позиций в накладных. В ритейле особенно часто выявляются различия в номенклатуре. Выслеживать их в бумажных документах – потери времени, сил, нервов. Особенно если счёт позиций товара в каждой накладной идёт на сотни, а количество поставок в день – на десятки. Сопоставление данных в бумагах приводит к затягиванию приёмки продукции. 

Проблему решает электронный документооборот. Контрагент, используя сервис обмена, отправляет товарную накладную ТОРГ-12 онлайн, причём в структурированном виде – в XML-формате. Номенклатура сверяется в автоматическом режиме. После этого данные по поставке сразу заносятся в учётную систему, опять же без участия человека. На складе нужно лишь завизировать документ и принять его к учёту.

Накладная ТОРГ-13 в электронном виде

Внутреннее перемещение товаров – важная тема. Продукцию постоянно перевозят: между складами, магазинами, распределительными центрами и т.д. Каждый раз при отгрузке составляют и подписывают новые документы. Бывают ошибки, а вместе с ними и потери товара.

Накладная ТОРГ-13 обычно распечатывается и используется на бумаге. Однако у этого способа работы с документом есть свои недостатки. Например, с бумажным оригиналом сложнее на удалёнке. Чтобы согласовать и подписать его, приходится ехать в офис или на склад.

Если же использовать ТОРГ-13 в электронном виде, то таких проблем не будет. Накладная составляется в 1С или другой учётной системе, затем в сервисе обмена она доставляется контрагенту, а от него приходит в считанные минуты – уже с электронной подписью второй стороны.

Акты МХ-1 и МХ-3. Почему лучше в цифре?

Если вы уже используете эти документы в работе, то наверняка ужасаетесь, как быстро растёт их количество в компании. Почему так происходит?

Каждый день на складе бывают возвраты товара. На одну такую операцию составляют по два акта МХ-1 и МХ-3. Если возвратов 100, то документов – 800. И если номенклатура растёт, то и бумажных оригиналов становится больше. Всё это нужно где-то хранить – архив требуется по законодательству.

Можно ли обойтись без бумаги на складе? Ответ: да. То же законодательство разрешает использовать акты по форме МХ-1 и МХ-3 в электронном виде. И многие ритейлеры этим уже воспользовались.

Электронные договоры – почему они лучше бумажных

Перезаключение контрактов и соглашений с поставщиками – обычное дело в торговле. Если договоры оформляются в бумажном виде, то их приходится отправлять почтой, курьером или с водителем. При этом проконтролировать, где именно находится документ сейчас, очень сложно. Когда он вернётся от второй стороны – ещё сложнее.

Без подписанного договора реализовать продукцию по закону нельзя. Именно поэтому ритейлеру часто приходится ждать возврата бумаг, иногда это занимает недели. Пандемия коронавируса и удалёнка показали, что лучше всего с этой проблемой справляется электронный обмен документами.

Электронный документооборот и законодательство

Перевод процессов и бумаг в цифру часто вызывает много вопросов. Особенно руководители и бухгалтеры в торговле беспокоятся о легитимности работы в электронном виде. Уверяем, что всё это законно.

Есть нормативно-правовые акты, которые гарантируют юридическую значимость электронного документооборота:

1.   149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В статье 2 подпункте 11.1 говорится об электронном документе. Даётся его определение – документированные данные, зафиксированные в электронном виде. Также уточняется, что передавать их компания может по информационно-телекоммуникационным сетям или обрабатывать в информационных системах.

2.   63-ФЗ «Об электронной подписи». Статья 6 подтверждает легитимность документов, которые подписаны электронной подписью. Если подпись квалифицированная, то электронный оригинал признаётся равнозначным бумажному.

3.   402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Статья 9 пункт 5: первичный учётный документ можно оформить как на бумаге, так и в электронном виде. Главное – подписать электронной подписью.

Перевозочные документы в электронном виде также обладают юридической значимостью:

1.   Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». В нём указано, что накладная – это первичный учётный документ, и он регламентирует факт передвижения продукции, а также признаётся основанием для введения учёта покупателем и продавцом, взаиморасчётов с перевозчиком.

2.   Письмо ФНС ЕД-4-15/5364@ от 23 марта 2017 года. В нём налоговая служба подтверждает: если организации обмениваются электронными транспортными и товарно-транспортными накладными, то они могут выгружать их из сервиса обмена и представлять в ФНС.

Сроки хранения электронных и бумажных оригиналов одинаковые. Но в случае с первыми есть дополнительное требование: нужно обеспечить хранение средств проверки подлинности электронной подписи и средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов в течение последующего времени.

***

Как видите, электронный документооборот в торговле – это удобно и законно. Главное – всего лишь решиться на перемены. В любом случае этот шаг обернётся для компании финансовой выгодой.

Иллюстрация: кадр из мультфильма «Крокодил Гена».