Трансграничный ЭДО: не так страшен чёрт. Эксклюзивное интервью об опыте "Мегафон"

Недавно компания «Мегафон» заявила о проведении первой операции трансграничного обмена документами. Сегодня мы представляем вам эксклюзивное интервью для ECM-Journal с Михаилом Берстеневым, директором по закупкам и логистике. У экспертов было много вопросов технического, нормативно-организационного и общего рыночного характера.

С контрагентом какой страны был организован ЭДО? Какими документами обменивались: формализованными или неформализованными?

– «МегаФон» стал первой компанией в России, которая реализовала проект международного электронного документооборота с нерезидентом – компанией Huawei. Это наш поставщик из Китая, данная страна не является членом ЕАЭС. Мы обмениваемся неформализованными документами: актами приёмки-передачи лицензий и оборудования, заказами – по законодательству формализованных документов с нерезидентами быть не может. С форматом мы определились на этапе согласования договоров. В дальнейшем мы планируем подписывать с помощью ЭДО договоры, дополнительные соглашения, уведомления, а также вести официальную переписку с данным контрагентом.

Это был тестовый обмен или уже полноценная эксплуатация готового решения?

– Можно сказать, что это первый случай трансграничного обмена, но уже не единственный. Заказы на лицензии мы начали подписывать с августа 2017, а акты – с декабря, так как ждали, пока оператор доработает систему. В декабре был подписан первый комплект первичных документов по поставке технологического оборудования, а в январе этого года – первый заказ на поставку оборудования. То есть это уже не тестовая среда, а полноценный обмен. Но готового решения изначально не было, оно разрабатывалось специально под этот кейс.

Мы давно понимали потребность в реализации подобного проекта и вели активную работу в этом направлении. Huawei стал первым партнером, с которым нам удалось создать прецедент на рынке. Безусловно мы не планируем останавливаться на достигнутом. У нас большие планы по масштабированию решения, мы хотим перевести взаимодействие со всеми поставщиками-нерезидентами в электронный формат. По срокам – ориентируемся на первый квартал 2018 года.  В целом, ситуация будет зависеть от потребностей бизнеса, мы всегда открыты для новых проектов. Уверен, что это позволит оптимизировать бизнес-процессы и сделать взаимодействие еще эффективнее.

На базе какого ПО был организован обмен?

– Оператором ЭДО выступила компания «СКБ Контур», обмен осуществляется с помощью разработанной ими платформы «Контур Диадок». На стороне «МегаФона» платформа интегрирована в ERP систему SAP, на стороне Huawei – посредством доступа через веб-интерфейс. В ближайшее время коллеги планируют интеграцию модуля в свою систему SAP.

С точки зрения законодательства организация трансграничного обмена всегда очень затруднительна. Какими нормами права вы руководствовались, организуя такой обмен?

– Основное право в данном случае – право Российской Федерации. В рамках проекта мы заключили лицензионное соглашение с оператором ЭДО, точно такое же соглашение заключила с оператором и вторая сторона – компания Huawei. Так как весь процесс регулировался правом РФ, сложностей с точки зрения законодательства не возникло.

Какой срок ушел на все подготовительные мероприятия?

– Точный срок назвать сложно, об организации трансграничного ЭДО мы задумались давно. В целом, на полную реализацию проекта ушло около 6 месяцев, включая ожидание ответа от государственных органов и доработку системы оператором.

Как было организовано подписание ЭП при трансграничном ЭДО?

– При трансграничном ЭДО так же, как и при внутрироссийском, документы подписываются с двух сторон. Если говорить о технической стороне, то кратко процесс подписания выглядит следующим образом – документ проходит согласование сначала в нашей системе SAP и подписывается нашей ЭП, затем по интеграционной шине через оператора передается в личный веб-кабинет контрагента, проверяется им и подписывается его ЭП. В результате и мы и контрагент видим в системе подписанный с двух сторон документ.

Благодаря доработкам, которые оператор внес в свою платформу специально для проекта, «МегаФон» подписывает документы с использованием квалифицированной ЭП, а Huawei - неквалифицированной ЭП. Как я уже говорил ранее, весь процесс регулируется правом РФ.

Обе стороны используют российские сертификаты ключа проверки ЭП. Со своей стороны, мы получили ЭП самостоятельно через собственный удостоверяющий центр, нерезидент – через оператора ЭДО.

Задействована ли в процессе подписания третья доверенная сторона или механизм работы выстроен по-другому?

– В данном случае третьей стороной является оператор ЭДО. Именно он проверяет, чтобы в пересылаемый документ не вносились изменения и контролирует валидность используемых ЭП.

С правовой стороны рисков по признанию ЭП не было, так как мы подписали дополнительное соглашение с контрагентом об использовании ЭП, где обговорен весь процесс. В документе четко зафиксировано, что с нашей стороны КЭП выдается удостоверяющим центром, а с их стороны – оператором ЭДО. В законодательстве также прописано требование о «бумажном» подтверждении, то есть печатной версии сертификата, который необходимо приложить к пакету документов в процессе получения НЭП. Процедура крайне прозрачна, все подписи легитимны.

Как сейчас Вы оцениваете перспективу развития рынка трансграничного ЭДО в целом и свои возможности в частности?

– Электронный документооборот среди российских контрагентов уже не является чем-то новым, все больше компаний переходят на такой формат взаимодействия. Между тем, пока у российских компаний есть какие-либо договорные отношения с нерезидентами, будет потребность и к усовершенствованию процесса трансграничного обмена.

Желание перейти на электронный документооборот – вполне логичное, ведь у ЭДО есть целый ряд преимуществ перед традиционной системой обмена документами. Среди основных плюсов перехода на электронную подпись – исключение затрат на формирование, архивное хранение и международную экспресс-доставку бумажных документов, упрощение процесса согласования, возможность подписания документов из любого места, где есть интернет, а также исключение рисков утери документов. На мой взгляд, у направления большое будущее.

Чего, на Ваш взгляд, операторы ЭДО ждут от государства? Возможна ли в дальнейшем монополизация рынка ЭДО со стороны государства?

– Анализируя ситуацию на рынке, могу с уверенностью сказать, что сейчас государство активно идёт нам навстречу и помогает прогрессу в сфере ЭДО. Но хотелось бы, чтобы регуляторы отрасли – таможня, налоговая – тоже переходили на ЭДО, поддерживали обмен документами через личные кабинеты на сайтах, работали в этой же среде. Что касается монополизации, не исключаю, что когда-нибудь всех независимых операторов ЭДО могут объединить «под крылом» единого роуминг-центра.

Спасибо за интервью!

Источник: ECM-Journal