Управление документами в постсоветской России

Дэвид О. Стефенс (Stephens, David O)

От редактора ECM-Journal: в продолжение исторических материалов Дэвида Стефенса на нашем ресурсе публикуем его статью датированную январем 1999 о нашем недавнем прошлом.

От редактора Information Management Journal: наши читатели, возможно, помнят две статьи об управлении документами в Советском Союзе, опубликованные в 1993 году. В этой статье рассказ продолжается с того места, на котором он был тогда прерван, - с управления документами в постсоветской России.

Для получения информации по теме из первых рук, нужно было обратиться к тому, кто играет ключевую роль в разработке принципов управления документами в России. Таким человеком является доктор исторических наук, профессор Михаил Васильевич Ларин, с 1993 года возглавляющий ВНИИДАД, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. ВНИИДАД – центральное отделение Росархива, федеральной архивной службы России. Говоря о ВНИИДАД, М.В. Ларин писал: «Наш институт продолжает работу, несмотря на все трудности, которые сейчас переживает страна…».

В приведенном ниже интервью профессор М.В. Ларин делится своим видением текущей ситуации. Следует отметить, что при обработке материала были допущены некоторые редакторские вольности, призванные сделать его более понятным для американских читателей. Надеюсь, мне удалось при этом не исказить первоначального смысла.    

Роль профессора М.В. Ларина в написании этой статьи переоценить невозможно, и я хочу выразить ему  искреннюю признательность за внесенный вклад.

Если рассматривать ситуацию в целом, как изменилось управление документами в России с момента распада Советского Союза?

После распада СССР и создания новых государственных структур, уровень организации управления документами снизился – были утеряны определенные правила и традиции. Сегодня в России ощущается нехватка нормативных и законодательных актов, регулирующих вопросы управления документами. В госорганах проблема управления документами стоит достаточно остро. Возможностей получения образования и повышения квалификации в этой области стало меньше, а качественной специализированной литературы не найти. Научные исследования в области документоведения приостановились. Профессиональные и научные институты, имеющие квалифицированных специалистов, в настоящее время находятся на грани развала.

Те несколько систем (практик) управления документами, которые были разработаны ВНИИДАД в эпоху СССР, – включая Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД) и Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), – в настоящее время не используются. Изменилась позиция общества по отношению к документам как к основе любых административных действий. На ситуацию повлияло несколько факторов: обновился состав служащих в государственных министерствах, забыты многолетние бюрократические традиции, привычные методы обработки документации больше не используются. Новые технологи, новые рыночно-ориентированные экономические системы и связанная с ними нестабильность обусловили переоценку значимости документов и их роли в управлении.

Несмотря на произошедшие в российском обществе перемены, ВНИИДАД утверждает, что эффективная организация систем управления документами может стать прочным фундаментом работы российского правительства и существенно повысить его стабильность. Более того, по оценке ВНИИДАД, от 60 до 90 процентов административной деятельности в российских организациях составляют именно операции по использованию документов и информации. Этим и определяется значение управления документами в повышении эффективности и стабильности российских предприятий.

Новые реалии ставят перед российскими системами управления документами новые задачи, которые предполагают совершенно иной уровень работы. Среди наиболее заметных изменений можно выделить следующее:

1. Современные руководители стремятся повысить эффективность компаний за счет максимального использования возможностей получения прибыли в условиях рыночной экономики, применения продвинутых маркетинговых и рекламных технологий, которые получают в России все большее распространение. Конкуренция порождает потребность в новых информационных системах, помогающих организациям адекватно реагировать на давление со стороны рынка; особенно заметна эта тенденция в банковском и финансовом секторах российской экономики. Соответственно, проблемам управления документами уделяется сейчас более пристальное внимание, а спрос на специалистов в данной области неуклонно растет.

2. Государственные структуры все активнее используют компьютеры, электронные сети и коммуникационные системы. Соответственно, повышается общий уровень автоматизации госорганов, большее распространение получают системы управления документооборотом.

3. Растет интерес и внимание к проблемам управления документами на уровне президента и правительства, и задача ВНИИДАД – в решении всех возникающих вопросов.

Понятен ли термин «управление документами» (records management) сотрудникам российских государственных министерств и коммерческих организаций?  

Термин «управление документами» не получил в России широкого применения, однако в правительственных и коммерческих организациях довольно популярно слово «делопроизводство», определяемое как «виды деятельности, включающие обработку документов и организацию их хранения в процессе административной деятельности». В последние годы его значение изменилось, и теперь под делопроизводством понимается «документационное обеспечение управления»; таким образом, охватывается информационный, юридический, технический и экономический аспекты делопроизводства, что сближает данный термин с термином «управление документами» в том значении, в каком его понимают в США и других странах.

Остается ли ЕГСД - Единая государственная система делопроизводства – законом в современной России?

В сентябре 1973 года Государственный комитет Совета Министров СССР по науке и технике (ГКНТ СССР) утвердил Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД). Этот документ представлял собой свод практических рекомендаций для советских правительственных организаций и министерств по управлению всем жизненным циклом документов – с момента создания или получения до передачи в архив. Несмотря на то, что ЕГСД никогда, по сути, не была законом в бывшем Советском Союзе, она использовалась повсеместно и сыграла ключевую роль в развитии управления документами и оптимизации связанных с ним процессов. Сегодня ЕГСД почти не используется, поскольку она ориентирована на традиционные системы делопроизводства и ручную обработку документов.  

В 1988 году специалистами ВНИИДАД по управлению документами была разработана Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), в которую вошли основные принципы ЕГСД. В СССР ЕГСДОУ не получила официального статуса, и сейчас руководство ВНИИДАД хочет адаптировать эту систему для использования в современных условиях.

Между тем, в Росси нет ни одного закона, который бы непосредственно регламентировал управление документами. С другой стороны, правительством принято несколько актов, призванных решить вопросы управления документами. Например, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» регламентирует работу с бухгалтерскими документами; изложенные в законе от 15.04.1996 «основополагающие законодательные принципы деятельности Архивного фонда РФ» определяют требования к документам постоянного хранения; Федеральный Закон РФ от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает законодательные требования в области защиты информации.

Входит ли и сейчас ВНИИДАД в состав Главархива (Росархива), архивной системы бывшего Советского Союза?

Изначально – с момента образования в 1966 году -  «Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» входил в состав Главархива, главного архивного управления советского правительства, а после распада СССР ВНИИДАД стал частью Федерального архивного агентства. ВНИИДАД является научным учреждением Росархива, который назначет и снимает с должностей директора и его заместителей, утверждает планы и отчеты. При этом институт остается юридически независимой организацией. Основная цель ВНИИДАД – развитие теории и практики управления документами, делопроизводства и архивного дела в российских организациях. На сегодняшний день в институте работает около 150 сотрудников.

Расскажите о задачах ВНИИДАД и его оргструктуре.

Отделение документоведения и управления документами, одно из семи отделений и нескольких специализированных подразделений, является частью организационной структуры ВНИИДАД. В настоящее время  20 сотрудников этого отдела работают над такими важными проектами как:

●  Подготовка словаря терминологии в области управления документами и архивного дела.

●  Разработка стандарта единой системы документоведения, состоящего из процедур и инструкций для делопроизводителей.

●  Проведение теоретических и прикладных исследований в области документоведения и архивного дела, в том числе управления документами (Институт разрабатывает системы управления документами и архивные технологии, изучает правовые аспекты хранения документов в Архивном фонде Российской Федерации и других организациях и предприятиях по всей России).

●  Проведение исследований природы создания документов, особенностей формирования и работы систем делопроизводства.

●  Разработка методов продвижения систем управления документами и изучение технических аспектов обработки документов в организациях различных правовых форм.

●  Разработка правовых норм, регулирующих процесс управления документами в России.

●  Выработка процедур и стратегии развития управления документами.

●  Изучение истории делопроизводства и управления документами.

●  Создание новой версии государственной системы управления документами для министерств в составе правительства.  

Какие новые инициативы в области управления документами реализуются в России в настоящее время?

В настоящее время ВНИИДАД курирует разработку новой общероссийской системы управления документами (ОСУД). Эта система призвана обеспечить эффективный обмен информацией внутри и между государственными структурами в российском правительстве. Для этого необходимо унифицировать формы документов и методы управления документами в этих структурах. Также необходимо создать современную сетевую технологию, охватывающую все российское правительство. Эта система должна способствовать более эффективному хранению и доставки информации в надлежащей форме руководителям и специалистам, работающим в правительстве. В дополнение к этому ОСУД должна отвечать следующим требованиям:

●  Стандартизация технологий, среды и процессов управления всеми типами документов, от их подготовки в приложениях до их передачи на хранение в архив.

●  Унифицированные способы создания документов.

●  Совместимые операции по ручной и автоматизированной обработке документов.

●  Адаптируемость к структурным и функциональным изменениям в госорганах.

●  Способность доставлять пользователям запрашиваемую информацию требуемого объема и качества с минимальными издержками.

●  Обеспечение должной защиты информации и контроля над документами.

ОСУД должна учитывать правила и требования в области российского делопроизводства. Однако разработка и внедрение ОСУД сами по себе не смогут обеспечить создание государственной системы управления документами. Поэтому ВНИИДАД предлагает центральному административному органу, каким является Росархив, взять на себя ответственность по координации и контролю со стороны правительства создания и работы государственной системы управления документами, при поддержке соответствующих правительственных структур. Сюда войдут Роскоминформ, Госкомстат, Госстандарт и другие. ВНИИДАД также выступил с предложением о создании межведомственного совета по вопросам управления документами под координацией Росархива, в который вошли бы представители этой и других структур в составе правительства. В компетенцию этого Совета входило бы решение следующих вопросов:

●  Разработка  общих требований к управлению документами с целью создания единой государственной информационной инфраструктуры и ее интеграции в соответствующие глобальные инфраструктуры.

●  Выработка общей научной и технической стратегии развития систем управления документами в России.

●  Создание комплексной программы научных исследований в области управления документами.

●  Разработка и модернизация нормативов и стандартов в области управления документами.

●  Организация образовательных программ для обучения специалистов в области управления документами.

●  Лицензирование и сертификация программного обеспечения по автоматизации процессов управления документами.

Являются ли программы по управлению документами в России частью «архивных» программ, т.е., программ по сохранению исторически значимых документов?

Как и раньше, в России существует четкое различие между управлением документами и архивами. Управление документами имеет дело с документами, находящимися в активной стадии жизненного цикла. Архивы бывают разных типов: неактивные файлы хранятся внутри организации в течение установленного срока хранения. Затем документы, имеющие ценность, передаются в государственные архивы на вечное хранение. Применение ГСДОУ обеспечивает сохранность исторически ценных архивных документов.

В нашей практике и специалисты по управлению документами и архивисты имеют дело с документами на разных стадиях их жизненного цикла. Специалисты  по  управлению документами главным образом ответственны за оперативное хранение документов, в то время как архивисты работают с документами после их передачи в архив.  

Как называются специалисты, которые выполняют работу по управлению документами в России?

Названия официальных должностей в области управления документами строго не унифицированы в России. Однако, существуют некоторые общепринятые названия должностей в этой области, например, управляющий делами, начальник управления (в государственных организациях), начальник общего отдела,  руководитель архивной службы.

Существует ли профессиональная ассоциация или общество, которое представляет интересы специалистов по управлению документами в России?

Российское Общество Историков и Архивистов представляет профессиональные интересы практикующих специалистов по управлению документами. В составе этого общества работает  отдел по документоведению и делопроизводству и представляет интересы специалистов по управлению документами.  Я являюсь его председателем. Наша главная задача – проведение научных семинаров и ежегодных конференций специалистов по управлению документами. В настоящее время проводятся три таких мероприятия.

Преподаются ли в российских институтах курсы по управлению документами?

Получить профильное образование в области управления документами можно в трех крупных российских ВУЗах: Российский государственный гуманитарный университет и Екатеринбургский государственный университет предлагают курсы для архивистов и специалистов по управлению документами; Государственная академия управления предлагает курсы только для специалистов по управлению документами.

Помимо этих университетов, другие учебные заведения также готовят специалистов по управлению документами, в том числе и средние  специальные заведения, и учебные центры (в том числе неправительственные). Однако, только учебные заведения, обладающие государственными лицензиями, имеют право выдавать официальные сертификаты. ВНИИДАД также предлагает обучающие курсы для специалистов по управлению документами, работающих в российском правительстве, и также имеет лицензию, позволяющую выдавать сертификаты об обучении. 

Есть ли в России консалтинговые компании, которые оказывают техническую поддержку организациям по вопросам, связанным с внедрением и использованием программ по управлению документами?

И ВНИИДАД и региональные архивы оказывают консультационную поддержку по этим вопросам.

Где российские организации хранят свои архивные документы? Появились ли в России какие-нибудь коммерческие организации по хранению официальной документации?

Министерства российского правительства хранят свои неактивные документы в своих собственных архивах. Если документ признается частью Архивного фонда Российской Федерации, его передают на хранение в государственный архив. Остальные документы остаются в соответствующих ведомственных архивах в составе федеральной архивной службы России. На сегодняшний день в России пока не создано ни одного коммерческого архива.  

Есть ли в России коммерческие организации, специализирующиеся на продаже программного обеспечения, разработанного исключительно для автоматизации функций по управлению документами?

На последней конференции DOCFLOW в Москве в общей сложности 35 фирм продемонстрировали широкое разнообразие программного обеспечения и оборудования, относящегося к компьютеризации процессов делопроизводства. В дополнение к этому, несколько американских компаний имеют филиалы в Москве (например, IBM, Eastman Kodak, Microsoft, Lotus Development, Novell). Эти компании также адаптировали свое оборудование и программные продукты для различных аспектов компьютеризированного делопроизводства на российском рынке.

Используют ли российские организации то, что мы в Соединенных Штатах называем «графиком хранения документов» как средство официального контроля над уничтожением документов?

В России «общегосударственные перечни» или «ведомственные списки» правительственных документов используются для проведения систематического уничтожения документов. Федеральная архивная служба ведет учет этих списков.

Как активно российское правительство лоббирует принятие законов или постановлений, четко предписывающих срок хранения тех или иных документов?

Требования по срокам хранения для большей части документов в России не регламентированы законодательством, а лишь прописаны в общегосударственных и ведомственных перечнях, которые упоминаются выше. Федеральная архивная служба несет функциональную ответственность за документы, подлежащие вечному хранению.

Как активно российские организации начали использовать технологии электронной обработки документов как часть приложений по управлению документами?

Разнообразные формы электронного делопроизводства получили широкое использование. Проблема в том, что практика идет впереди науки. В нынешних условиях специалисты в области управления документами не готовы дать исчерпывающие ответы на вопросы электронного управления документами.  

Что, на Ваш взгляд, необходимо сделать, прежде всего, чтобы улучшить статус и качество систем управления документами в России?

Наиболее остро сейчас стоят следующие проблемы:

1. Формирование нормативной и методической баз для управления документами в условиях новой экономической и политической среды.

2. Применение современных автоматических систем обработки информации, интегрированных с международными системами и технологиями.

Литература

1. Ларин М.В. «Зарождение систем управления документами в государственной российских государственных органах»

2. Стефенс, Дэвид О. «Управление документами в Советском Союзе: Часть 1. Управление активными документами» Рэкордс Менеджмент Куотерли (Records Management Quarterly). Январь 1993.

3. Стефенс, Дэвид О. «Управление документами в Советском Союзе: Часть 2. Управление неактивными документами» Рэкордс Менеджмент Куотерли (Records Management Quarterly. Апрель 1993.

Дэвид О. Стефенс, CRM, CMC, является вице-президентом отделения консультационных услуг в области управления документами компании Zasio Enterprises Inc. Имеет более чем 18-летний опыт работы консультантом по управлению документами. Является признанным автором книг и статей по управлению документами в Соединенных Штатах и за рубежом.

Авторские права принадлежат Ассоциации менеджеров и администраторов в области управления документами (Association of Records Managers and Administrators Inc.) Январь 1999.

Информация предоставлена компаниями ProQuest Information и Learning Company.

Первоисточник: Стефенс Дэвид О. «Управление документами в постсоветской России». Information Management Journal. 06 Oct 2008. FindArticles.com (https://findarticles.com/p/articles/mi_qa3937/is_199901/ai_n8839802).

Перевод: Толстикова Марина (компания DIRECTUM).

Источник: BNET