«Упрощенцы» и электронные документы: убедить или заставить?

Не секрет, что самый заметный процесс в рамках обмена электронными документами — это пересылка электронных счетов-фактур. Чаще всего именно с него начинается переход компаний к услугам операторов обмена. И именно поэтому компании, работающие по упрощенной системе налогообложения, пока не видят необходимости переходить на электронный обмен вместе со всеми остальными.

При подключении к оператору «упрощенцы» часто задают резонный вопрос: «А для чего нам вообще подписывать заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур, когда мы не выставляем эти документы, да и в получении не сильно заинтересованы?!». Как работать с упрощенцами, если вы уже перешли на электронные счета-фактуры? Можно ли на них повлиять? Тут есть о чем порассуждать.

Классика жанра

Компании на УСН не выставляют счета-фактуры, при этом, как правило, являются их получателями. В соответствии с пп. «б» п. 2.1 разд.II Приложения к Приказу Минфина РФ от 25.04.2011 N50н для участия в электронном документообороте продавцу (покупателю) необходимо оформить и представить Оператору ЭДО заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по ТКС (далее — Заявление). Норма распространяет свое действие на всех участников обмена не зависимо от их системы налогообложения.

Таким образом, если ваш контрагент отказывается подписывать Заявление, то это прямое нарушение законодательства, а именно порядка обмена электронными счетами-фактурами.

Новое в законодательстве

Скорость и количество внесения поправок в Налоговый кодекс России (далее — Кодекс) уже никого не удивляют. Летом текущего года был подписан Федеральный закон от 21.07.2014 N 238 (далее — Закон), который внес изменения в 169 статью Кодекса. В соответствии с новой редакцией пп. 1 п. 3 ст. 169, если контрагент налогоплательщика на УСН, то по письменному согласию сторон налогоплательщик вправе не выставлять счета-фактуры в адрес такого контрагента. При этом не важно, в каком виде происходит обмен: на бумаге или в электронной форме.

Напоминаем, согласно п. 2 ст. 3 Закона новая поправка вступит в силу только 1 января 2015 года. До этого момента отказаться от выставления счетов-фактур в адрес упрощенца нельзя.

Получается, с наступлением нового года, если упрощенец не получает счета-фактуры по письменному взаимному согласию сторон, то и Заявление ему подписывать не за чем. Но!

Упрощенец и формализованный документ

Архив и выгрузка электронных документов для ФНС. Идеальный мир. К сожалению, действующее законодательство РФ пока никак не регламентирует и не комментирует ситуацию, когда упрощенец перестанет получать электронные счета-фактуры, при этом будет обмениваться первичными документами в форматах ФНС через оператора ЭДО. Совершенно логично, если ты не являешься участником обмена счетов-фактур, то для чего подписывать Заявление о присоединении к такому документообороту. Регламента обмена первичкой нет. Никаких заявлений не требуется.

Вся беда в том, что форматы первичных документов, утвержденные Приказом ФНС РФ от 21.03.2012 N172, предусматривают наличие идентификационного номера, формируемого при подписании того самого пресловутого Заявления. При получении Заявления оператор ЭДО присваивает клиенту специальный номер, который вместе с учетными данными компании направляет в налоговый орган по ее месту нахождения (п.2.3 разд.II Приложения к Приказу Минфина РФ от 25.04.2011 N50н). Номер будет учтен в налоговой, благодаря чему, она будет знать, что компания перешла на обмен электронными документами. Это говорит о том, что оригиналы документов в компании создаются, обрабатываются и хранятся в электронном виде. Представление документов, созданных по форматам ФНС, происходит в электронной форме по ТКС в соответствии с Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и Приказом ФНС РФ от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@.

Вывод: без подписания Заявления обмен формализованной первичкой через оператора ЭДО невозможен технически.

Нет форматов — нет проблем?

Развиваем мысль дальше. В практике сегодня встречается редко, но предположим, упрощенец не является участником электронного документооборота счетов-фактур, и первичные документы использует в неформализованном варианте. Имеет право, поскольку форматы ФНС для ТОРГ-12 и акта о выполнении работ являются лишь рекомендуемыми к применению. Все ведет к тому, что подписывать Заявление нет необходимости к тому же документы, составленные не по форматам ФНС представить в контролирующие органы нельзя. Уведомлять о переходе на электронные документы, выходит, нет смысла. Последуют ли за этим какие-то проблемы в ходе проверок, сказать трудно. С некоторой вероятностью можно сказать, что и сами проверяющие не готовы ответить на этот вопрос. Мы, как оператор, рекомендуем подписывать Заявление. Такой вариант видится нам самым безопасным.

Делаем выводы

Допустим, что вы или ваш контрагент находится на УСН и не желает подписывать заявление о присоединении к электронному документообороту счетов-фактур, подключаясь к оператору. Являясь получателем счетов-фактур, такой участник ставит под сомнение юридическую значимость принимаемых документов, поскольку нарушает Регламент обмена электронными счетами-фактурами, утвержденный Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 N50н.

Ситуации, когда упрощенец не получает счета-фактуры, при этом обменивается бухгалтерской первичкой (формализованной и/или неформализованной), не регламентированы нормами действующего законодательства России. Порядок обмена определен только для счетов-фактур, подобного регламента для первички нет. В связи с этим самым безопасным видится вариант всегда подписывать Заявление.

Источник: Audit-it