Успешный пилотный проект внедрения СЭД

Ни для кого не секрет, что одним из лучших способов снижения рисков при выборе электронной системы документооборота (впрочем, как и любой другой корпоративной информационной системы) является проведение пилотного проекта. Если обратиться к одному из возможных определений, то пилотный проект - это пробный проект, реализованный для изучения положительных и отрицательных сторон выбранного решения,  в целях дальнейшего понимания целесообразности полноценного внедрения. Основной особенностью пилотного проекта являются относительно небольшие бюджеты и сроки.

Для заказчика «пилот» позволяет определиться с реальной применимостью выбранной СЭД в компании и оценить возможные эффекты от внедрения. Для поставщика это серьезный шаг к успешной продаже.

Для того чтобы заказчик смог получить реальный результат по окончанию «пилота» и уложиться в поставленные ограничения, необходимо правильно выделить пилотную зону. При этом стоит обратить внимание, что проведение пилотного проекта в отдельно взятом подразделении с небольшим количеством сотрудников малоэффективно. Как бы ни была соблазнительна идея автоматизации отдела ИТ, в большинстве случаев это не докажет бизнес-пользователям и высшему руководству эффективность новой системы.

Наиболее оптимально выделить для реализации «пилота» отдельный бизнес-процесс охватывающий деятельность нескольких подразделений и обладающий следующими характеристиками:

1. Процесс должен быть интересен тому человеку, или группе людей, кто будет оценивать результаты   проекта, и принимать решение о дальнейшем  внедрении системы.

2. Процесс должен иметь некоторые сложности, критичные для бизнеса. Автоматизация хорошо работающей схемы бессмысленна, во всяком случае, на пилотном внедрении :-).

3. Оптимально, если в процессе участвуют сотрудники из разных подразделений. Это позволит показать эффект в рамках компании.

4. Процесс должен быть легко алгоритмизируем, иметь не большое количество ветвлений и сложных зависимостей. В противном случае мы рискуем либо не уложиться в условные рамки "небольшого проекта", либо  искусственно упростить процесс, что может впоследствии повлечь негативную оценку.

5. В процесс должно быть вовлечено небольшое количество сотрудников заказчика: 15-20 человек позволит реализовать "пилот" в сжатые сроки и соблюдением бюджета.

6. Выбранный процесс должен инициироваться достаточно часто, для возможности быстрой оценки результата.

Но что же делать, когда для реализации пилотного проекта не удается найти отдельный, небольшой процесс, отвечающий этим требованиям? Классический пример: самым актуальным и интересным процессом является согласование договоров, но он сложен и охватывает огромное количество человек.

В этом случае необходимо выделить участок, на котором возникают основные сложности и автоматизировать его в рамках пилотного проекта. Как говорят специалисты: "найдите этап, на котором копится самое большое количество бумаги и где дольше всего ждут согласования и работайте с ним".

После того, как пилотная зона была успешно определена, обсудим особенности процесса внедрения. Основным моментом является необходимость сохранения типовой технологии внедрения, несмотря на меньший объем работ. Заказчик должен четко понимать, как процесс будет проходить в случае его согласия на «основное блюдо». При этом можно уменьшать затраты на организацию проекта, за счет вовлечения специалистов заказчика, сужения группы пользователей, упрощения формальных процедур (например, использования более простых шаблонов проектных документов и упрощенных схем согласования).

Успешная реализация пилотного проекта – лишь половина дела, нужна правильная оценка его результатов. Обычно на пилотном проекте не так важны сроки окупаемости и возврата инвестиций, которые могут быть ключевыми для высшего руководства при оценке полноценного внедрения. Важно провести четкую связь между поставленными задачами и качеством их выполнения, так как основной целью «пилота» является не решение проблемы в конкретном процессе, а доказательство эффективности выбранной системы и команды подрядчика.