Ваша учетная система и обмен документами: почему они должны быть вместе

У некоторых компаний объем документов, регулярно уходящих покупателям или поставщикам, может превышать несколько сотен бумаг в день. Поэтому в один прекрасный момент возникает вопрос – а не перейти ли на обмен электронными документами, чтобы хоть как-то разгрузить бухгалтерию и делопроизводителей? В этом случае часть документов не обязательно распечатывать, подписывать, ставить на них штамп. Но случается так, что трудозатраты на документооборот не просто не сокращаются, а даже увеличиваются. Почему?

Давайте разбираться. Электронные документы, как и при бумажном документообороте, создаются в учетной системе на основе входящих (например, «счет-фактура входящий»). В качестве основания продажи служат данные из системы (например, «реализация товаров и услуг», «счет-фактура исходящий» и т.п.). Если раньше достаточно было распечатать созданный документ, то теперь его нужно просто передать в сервис ЭДО или обратно. Таким образом, при совершении продажи возникает необходимость постоянно создавать и заполнять документы в учетной системе, а потом повторять то же самое в веб-клиенте оператора ЭДО. Отказаться от своей учетной системы – не вариант, поскольку в ней ведется весь оперативный и бухгалтерский учет.

К этой ситуации можно добавить случаи, когда в документе содержится большое количество позиций, которые могут по-разному облагаться НДС. Дважды вводить одни и те же данные (в учетной системе и веб-клиенте сервиса ЭДО) не только трудоемко, но и рискованно – стоит допустить единственную ошибку, и мы получим расхождения между содержанием фактических документов и данными в нашей учетной системе, на основе которых мы отчитываемся перед налоговыми органами.

Выход из этой ситуации заключается в связывании информационной системы предприятия с сервисом обмена. В случае использования такого решения отпадает необходимость повторного ввода содержимого документов в еще одном программном средстве. Пользователь, совершая минимум действий, может экспортировать/импортировать документы между учетной системой и сервисом ЭДО.

Готовые интеграции с учетными системами

Для компаний, использующих решения на платформе таких популярных продуктов, как 1С или SAP, большинство операторов ЭДО предлагают готовые интеграционные решения, которые позволяют создавать исходящие документы, подписывать и отправлять их прямо из учетной системы, а также импортировать и обрабатывать входящие документы. Словом, такие решения поддерживают полноценный обмен электронными документами с контрагентами.

Допустим необходимо получить, подписать и принять к учету входящий документ, например, счет-фактуру. В этом случае пользователь прямо в своей учетной системе может загрузить документ и тут же его подписать электронной подписью. Не нужно совершать таких операций, как создание входящего документа и ввод его содержимого. Без интеграции потребовалось бы потратить значительно больше времени. Теперь представьте, что таких входящих документов сотни и тысячи, и появляются они каждый день.

Если требуется наладить обмен электронными документами с контрагентом, пользователь может выбрать и подписать исходящий документ или несколько документов электронной подписью и отправить подготовленный пакет через оператора ЭДО, не покидая интерфейса своей УС. Здесь же можно отслеживать статусы документов. Таким образом, сотрудник сбытового отдела, отправляющий в розничную сеть сотни и тысячи документов каждый день, будет тратить лишь считанные минуты на формирование и подписание товарных накладных и счетов-фактур.

Коннекторы

Но не стоит забывать про компании, у которых версия или архитектура учетной системы не поддерживается интеграционными решениями операторов ЭДО и в силу некоторых причин у них нет возможности разрабатывать и поддерживать собственные решения. В таких случаях операторы ЭДО предоставляют множество коннекторов, которые позволяют преобразовывать любые файлы учетной системы в формат, используемый в электронном документообороте.

Используя коннекторы, пользователь избавляется от самого трудоемкого процесса – создания электронных документов для отправки через оператора ЭДО. Ему достаточно сформировать и сохранить печатную форму или любой другой файл образа документа в доступном формате (txt, pdf, xls или др.), после чего в сервисе ЭДО будет сформирован электронный документ. Недостатком такого решения является работа в «двух окнах», потому что операции подписания электронной подписью, отправка и отслеживание статусов документов необходимо выполнять в веб-клиенте оператора ЭДО. Однако использование коннектора может быть единственным верным решением для обмена электронными документами, например, в случае использования облачной учетной системы.

Связка УС-ЕСМ-ЭДО

Отдельно стоит отметить связку УС-ЕСМ-ЭДО, которая, помимо прочего, позволяет использовать такие преимущества ECM-системы, как: удобное архивирование электронных документов, контроль возврата документов от контрагентов, сценарии обработки электронных документов в компании и многие другие. Использование подобной связки оправдано, в первую очередь, тогда, когда в компании уже используется ECM-система, и сотрудники понимают, какую пользу приносит использование корпоративной системы управления контентом.

Заключение

В заключение стоит отметить следующее: преимущества обмена электронными документами очевидны – это экономия на расходных материалах, почтовых и транспортных расходах и, что особенно важно, это ускорение согласования документов с контрагентами, гарантия доставки документов. Использование связки УС-ЭДО позволяет получить еще больше преимуществ в виде существенной экономии трудозатрат и снижения количества ошибок при обработке документов. Поэтому при выборе оператора ЭДО важно учитывать не только размер абонентской базы, стоимость документооборота, но и то, какие возможности предлагает оператор для связки Вашей учетной системы с ЭДО.

Источник: Synerdocs