Водитель и электронная транспортная накладная: друзья или враги?

- В последний раз, когда я видела твой стол, он был завален
на шесть метров письмами, на которые ты не ответил.

- А я никогда не умел поддерживать порядок на письменном столе.
Врожденное омерзение ко всякой бумажной работе.

Джон де Ченси, «Космический дальнобойщик»

Есть, как минимум, четыре качества, которые компании из отрасли грузоперевозок ценят в своих водителях:

1.   Они содержат транспорт в хорошем техническом состоянии, что внушает заказчику уверенность в качестве перевозки.

2.   Благодаря большому водительскому стажу крайне редко попадают в ДТП.

3.   Отлично знают маршруты следования.

4.   Это реальные перевозчики, а не выдающие себя за них мошенники.

Действительно, благодаря опытным водителям транспортных компаний заказчики перевозок снижают вероятность целой группы рисков: задержки машин в рейсе, кражи грузов и иных форс-мажоров. Сложившийся водительский штат – ценный для бизнеса ресурс, которым дорожат. Более того, водитель – это полноценный участник процесса документооборота и непосредственный пользователь решения «Электронная транспортная накладная» (далее – ЭТрН), к которому обращаются всё больше компаний на рынке грузоперевозок.

В чем польза решения?

Электронная ТрН сразу после подписания грузополучателем оказывается в распоряжении транспортной компании. Поэтому водители быстрее получают оплату за перевозки и им не надо проезжать сотни и тысячи километров для того, чтобы отвезти накладную диспетчеру. Выгоды налицо, но как такое нововведение встречают сами исполнители?

Практика пилотных проектов Synerdocs в грузоперевозках, о которых я писал ранее, показала следующее:

●    При любом изменении привычного порядка работы водителям свойственно испытывать дискомфорт.

●    Транспортные компании задумываются над тем, как сделать переход на электронные транспортные накладные комфортным для своих сотрудников.

●    Научить любого участника перевозок пользоваться электронными документами – реально.

Создаем комфортные условия для работы с решением

Использование ЭТрН в Synerdocs предполагает работу с SMS или мессенджером. Поэтому сначала мы выясняем, какие средства связи могут потребоваться водителю:

●    Мобильный телефон для отправки SMS.

●    Смартфон или планшет с постоянным доступом к интернету или Wi-Fi.

Обычно если у водителя уже есть смартфон, он умеет работать с популярными приложениями, в том числе и с мессенджерами, необходимыми для подписания ЭТрН.

Инструкции

К сожалению, бывает трудно провести обучающий вебинар для водителей, поскольку их почти невозможно собрать одновременно перед компьютерами. Поэтому команда проекта готовит иллюстрированные материалы с учетом каждого варианта работы – SMS, Viber или иного способа взаимодействия с сервисом.

Инструкции не только описывают действия водителей и кладовщиков, но и раскрывают суть процессов – сравниваются с привычными «бумажными»: как подписать электронную ТрН при приемке груза/выгрузке; как внести отметки о состоянии груза. Обычно эти материалы передают своим сотрудникам сами транспортные компании, грузоотправителей или грузополучателей.

Подсказки

При подключении к чат-боту в Viber водитель может получить мини-инструкцию в виде скриншотов с пояснениями:

Обучение консультантов

Специально для сотрудников транспортных компаний и грузоотправителей команда проекта проводит обучение азам работы с электронными документами. Уже потом те, кто прошел обучение, помогают непосредственным пользователям осваивать обмен ЭТрН и снимают часть вопросов на старте работы водителей.

***

Практика подтверждает, что каждый водитель начинает самостоятельно работать с ЭТрН после того, как проходит описанную выше подготовку. В любом случае, пользователь никогда не остается один на один с электронным документом и ему на помощь приходит круглосуточная поддержка сервиса Synerdocs. Ведь данное решение призвано облегчить работу водителей, а не усложнить.

Автор: Александр Валеев, аналитик Synerdocs

Источник: Synerdocs. Аналитика. Электронная транспортная накладная