Вопросы и ответы по работе с входящей корреспонденцией в СЭД

На вопросы читателей отвечает Дмитрий Старков, исполнительный директор ЗАО «ФИНЭКС Качество».

Вопрос: У нас с регистрацией входящих документов проблем не возникает, но что дальше? Как построить и организовать движение входящих писем и работу с ними в электронном виде? Допустим, пришли две коробки из-под бумаги А4 счетов от мобильного оператора, и что с ними делать, сканировать?! И таких документов у нас более 50%.

Зав. канцелярией, г. Петрозаводск

Официальная переписка с «внешним миром» для коммерческой организации выполняет множество жизненно важных функций. И как минимум защищает от многих рисков, в т. ч. финансовых. Вовремя претензию не рассмотрели, ответ не дали – суд проиграли. И это только один из множества примеров.

Вся поступающая корреспонденция делится на регистрируемую и нерегистрируемую. Бухгалтерские документы: акты, счета, счета-фактуры, как правило (согласно инструкции по делопроизводству), относятся канцелярией к нерегистрируемой корреспонденции, и их учет ведется финансовыми службами.

Если же у вас внедрен в СЭД соответствующий процесс (управление счетами на оплату, финансовый архив), то сканирование должно проводиться в рамках этого процесса, а не процесса управления входящей корреспонденцией.

Пример обработки входящих писем при большом документопотоке крупного предприятия:

1. Входящую «бумажную» корреспонденцию получают, вскрывают (конверты), проводят первичную классификацию (проверяют комплектность, наличие всех листов-приложений, правильность адресования, разделяют на регистрируемую и нерегистрируемую).

Нерегистрируемую передают в том же виде адресату (пригласительные билеты на мероприятия, бухгалтерская документация, планы выставок-конференций), а если это рекламные проспекты без сопроводительных писем и прочий спам, отправляют в шредер на уничтожение.

2. Регистрируемая корреспонденция регистрируется в СЭД, сканируется.

3. По типовому маршруту корреспонденция отправляется на рассмотрение: либо адресату, либо (если получатель – сама организация или ее руководитель) по решению начальника канцелярии – заместителю руководителя согласно приказу о распределении полномочий.

4. Если у должностного лица есть помощник, то первоначально задание на рассмотрение поступает ему, и помощник готовит проект резолюции по документу, который потом направляет руководителю.

5. Руководитель либо смотрит документ вместе с проектом резолюции, подготовленной помощником (если он у него есть – см. п. 4), либо рассматривает документ и готовит резолюцию самостоятельно. После чего подписывает резолюцию.

6. Согласно резолюции задания рассылаются по исполнителям (которые, в свою очередь, как и в пп. 4–5, могут либо вынести свою резолюцию, либо исполнить поручение по документу самостоятельно).

7. После исполнения поручений по резолюции, если поручение стояло на контроле, поступает задание контролеру на прием работ (если поручение неконтрольное, то данный пункт пропускаем).

8. Исполнение неконтрольного поручения или прием контролером работ по контрольному поручению – основание для списания в дело, и ответственному за это работнику приходит задание на списание документа в дело.

9. Дополнительно предусмотрено: на этапах 4–5 – есть возможность дать отказ в рассмотрении, тогда задача вернется в канцелярию, чтобы документ отправили на первичное рассмотрение другому сотруднику; на этапе 5 – можно сразу списать документ в дело (руководитель ознакомился, но никаких поручений выдавать не будет).

При этом резолюция формируется из карточки поручения как документ формата А6 (на бланке должностного лица) и подписывается ЭЦП (ЭП в терминах Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Приведенная схема дана без учета некоторых особенностей (многоэтапного приема результатов выполнения поручений, периодических поручений, рассмотрения документа одновременно несколькими должностными лицами, выделения сводящих или ответственных соисполнителей).

Важно отметить по поводу классификации еще один момент. При первичной обработке информации нужно предусмотреть, чтобы делопроизводитель действовал четко в рамках отведенных и регламентированных полномочий, т. к. документ «по умолчанию» должен быть направлен не тому, кого «он касается», а тому, кому он адресован. И варианты отступления от этого правила должны быть строго регламентированы.

Вопрос: Можно ли в положении организации о документообороте прописать, что входящий документ регистрируется и в архив сдается его бумажная версия, а резолюция и отметка об исполнении документа будут расположены в СЭД? Нет ли здесь противоречия с законодательством?

Руководитель службы делопроизводства, г. Красноярск

На сегодня руководителю приходится писать резолюции и на бумаге, и в СЭД. При таком дублировании у руководителя возникает вопрос: зачем нужна СЭД?

Существующая нормативная база и практика работы позволяют сделать следующие заключения:

1. Поскольку резолюция – это не самостоятельный документ, а только один из реквизитов документа, то необходимо обеспечить ее хранение в те же сроки, что и сам документ.

2. При осуществлении оперативной работы с документом и его краткосрочном хранении допустимо, чтобы резолюции хранились отдельно от оригинала документа, в т. ч. в электронном виде в СЭД (в частности, и при передаче в архив организации со сроками хранения 3–5 лет). Желательно этот факт отметить в номенклатуре дел организации.

3. Вопрос хранения резолюций остро возникает только в тех случаях, если они вынесены на документы длительного и постоянного сроков хранения.

4. Однако и при этом допустимо передавать в архив не оригинал резолюции (с собственноручной подписью руководителя), а печатную форму отчета об исполнении документа, которая содержит ход исполнения документа, в т. ч. содержание вынесенных резолюций и отметки об исполнении документа. При этом данный отчет должен быть заверен уполномоченным лицом (такие полномочия на заверение могут быть выданы руководителю секретариата и т. п.).

Итак, поскольку абсолютное большинство документов (особенно деловой переписки) в коммерческих организациях относятся к документам со сроками хранения 3–5 лет, допустимо существование резолюций по ним исключительно в электронном виде. При этом если какая-либо их часть в дальнейшем будет списана в дела постоянного или длительного срока хранения и предназначена к передаче в государственные или ведомственные архивы, можно делать из СЭД распечатку резолюции (а лучше всего – отчета по исполнению документа), заверить ее подписью уполномоченного лица и так комплектовать документы для передачи в архив.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", №8, 2011