СЭД, BPM, ECM и не только. Какую систему выбрать?

Нужна ли компании СЭД

Корпоративные данные — не менее ценный ресурс компании, чем материальные предметы. Баланс между информационной безопасностью и современным подходом к обработке и хранению документов — конкурентное преимущество бизнеса и гарантия на случай непредвиденных ситуаций, например, удаленки.

Бумажный документооборот неизбежно приводит к ряду проблем. Наиболее распространенные из них:

• потеря документов;
• долгое согласование;
• нарушение конфиденциальности;
• существенные канцелярские расходы;
• долгий поиск нужных документов;
• большие трудозатраты на обработку входящей корреспонденции.

Если компания регулярно сталкивается в работе хотя бы с парой из них, то ответ на вопрос «нужна ли компании система электронного документооборота» будет утвердительным.

Цифровизация помогает:

• повысить эффективность работы подразделений;
• оптимизировать ключевые бизнес-процессы;
• обеспечить оперативный доступ к данным с разграничением прав доступа;
• улучшить производительность труда — сократить время на работу с документами.

Все вышеперечисленное актуально как для крупных корпораций, так и для небольших компаний.

Какую систему выбрать

Каждый вендор говорит, что его система самая функциональная. Тем не менее, если компания приняла решение о цифровизации, начать стоит с определения основных задач, которые хочется закрыть. Это может быть:

• оптимизация процессов делопроизводства — обработка и регистрация входящих писем, назначение и контроль поручений, поиск нужных документов;
• эффективное управление ресурсами — перевод в электронный вид производственного документооборота;
• организация электронного архива документов — построение системы хранения бумажных и электронных документов с обеспечением их юридической значимости;
• цифровизация бизнес-процессов — управление порядком выполнения действий в рамках процессов разных направлений деятельности;
• переход на электронный документооборот — создание, согласование и управление документами в компании.

Следующий вопрос, который встает перед компанией, — это выбор класса системы. В зависимости от поставленных задач это может быть BPM, ECM, СЭД, ERP или CRM, и это далеко не полный список.

На самом деле такое деление во многом устарело. Уже несколько лет системы по выполняемым задачам сочетают в себе признаки разных классов, что только сильнее запутывает ситуацию. При этом для компаний важно не условное деление ПО, а реальный эффект, который они получат от внедрения, и время, затраченное на преобразования.

Чтобы быстрее окупить вложения, компания может выбрать уже готовые решения для своих задач, которые гарантируют как реализацию процессов, так и работу с данными, сопровождающими процессы, документами, договорами, счетами и т. д.

Елена Истомина,

директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum:

«Мы много лет говорим о том, что границы классов систем стираются. Обычно ядром цифрового ландшафта на предприятии становится ERP, ECM или BPM-система. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности.
Систему Directum RX мы вывели за рамки определений ECM, BPM и позиционируем ее в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия».

Какой бы ни была система, главное — она должна выстраивать работу предприятия в цифровом пространстве, включая бизнес-процессы и контент. Выбрать нужный вам вариант и организовать внедрение поможет наш чек-лист. Оставьте заявку, и мы пришлем его вам на почту.