Возможность использования простой электронной подписи в юридически значимом электронном документообороте
Достаточно ли будет внедрить внутри организации простую ЭЦП, там где она требуется? Будет ли это юридически значимым электронным документооборотом?
Использование простой электронной подписи в юридически значимом обмене электронными документами с контрагентами возможно. Для этого необходимо заключить с контрагентом соглашение, в котором будут прописаны правила определения лица, подписывающего электронным документ, а также обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.
Однако следует иметь в виду следующее:
1. При обмене документами, содержащими государственную тайну, использование простой ЭП недопустимо. Для этого необходимо использовать усиленную электронную подпись.
2. При представлении документов в ФНС по требованию, документы, подписанные простой ЭП, не будут признаны юридически значимыми. Для данных документов необходимо использовать квалифицированную электронную подпись (электронную цифровую подпись).
3. Также есть виды документов, для которых есть прямые требования законодательства по использованию определённого типа электронной подписи.
Для обоснования данного ответа необходимо обратиться к законодательству.
ЭП и ЭЦП
На сегодняшний день законодательство разделяет понятия «Электронная цифровая подпись» (далее - ЭЦП) и «Электронная подпись» (далее - ЭП).
Федеральный закон от 13.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее – Закон об ЭЦП) дает понятие ЭЦП: электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Указанный Закон будет действовать до 1 июля 2013 года.
Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП) дает понятие ЭП: электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Также в Законе об ЭП указываются виды ЭП:
● простая ЭП;
● усиленная ЭП:
o неквалифицированная ЭП;
o квалифицированная ЭП.
В соответствии со ст. 19 Закона об ЭП, сертификаты ключей подписей, выданные в соответствии с Законом об ЭЦП, признаются квалифицированными сертификатами после утраты силы Закона об ЭЦП.
Подписание электронных документов простой ЭП
О признании электронного документа, подписанного простой ЭП, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, что равно юридически значимому документообороту, ст. 6 Закона об ЭП говорит следующее:
«Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».
Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона об ЭП, а именно:
1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении, в том числе, одного из следующих условий:
1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
2. Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
3. Использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается.
Следует также иметь в виду, что если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
Также необходимо отметить, что ФНС признает юридически значимыми только те документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).
Похожие статьи
Комментарии 17
Что-то с договором мне непонятно. Только что написали, что в том случае, когда требуется подписи и печати, должна применяться квалифицированная электронная подпись.
И тут же- на основании договоренностей договор подписывается простой электронной подписью!
Договаривающиеся стороны не могут снижать требования законодательства, поэтому договор не может быть подписан простой электронной подписью.
И это - в интересах договаривающихся сторон. Квалифицированная электронная подпись даст уверенность в неизменности текста. Если помните, договора довольно часто подписывают на каждой странице- так важно, чтобы в текст не было внесено никаких изменений!
Согласно п. 3.25 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
"Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи."
Хотя Гражданский Кодекс и допускает заключение договора без проставления печати, Несмотря на возможность заключения договора без заверения его круглой печатью, имеется обширная арбитражная практика по вопросам отказов органов ФНС в признании расходов, вычетов по НДС и опротестовании сделок, заключенных без использования круглой печати юридических лиц.
Поэтому я очень не рекомендовала бы подписывать договор простой электронной подписью.
Ст. 434 п.2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Гражданский Кодекс регулирует отношения не только юридических лиц. Физические лица тоже могут заключать договора, и в этом случае, действительно, печатей не будет
Проблема в том, что не изобрели еще такую технологию "простая электронная подпись"...
Только вдумайтесь, как с помощью кодов/паролей сделать нечто, которое прицепится к документу, так, чтобы никто другой гарантированно бы не смог сделать то же самое!
Пока что известна только криптография, которая с требуемым уровнем надежности может реализовать цифровую подпись, а простую электронную сделать ей пока не под силу.
Я нашла этот комментарий Храмцовской, и, вообще-то говоря, из текста не следует, что суды принимают договор на основании переписки. Из текста следует, что договор был заключен традиционным путем. По электронной почте пересылались подписанные спецификации. Похоже, нужно было удостоверить только факт передачи, поэтому там такой акцент на правильность определения адресов. Электронная копия свидетельствует о том, что бумажный документ был. И утрачен. При утрате документов суд имеет право признать факт сделки на основании иных, имеющихся в его распоряжении данных. Например, при утрате документов, подтверждающих стаж, его могут восстановить на основании показаний свидетелей, суду дано такое право. И здесь он им воспользовался. Но это не значит, что договор заключался по электронной почте! Он заключался традиционно. По поводу счетов-фактур. Форма и состав реквизитов этого документа строго оговорены. Реквизит "Место печати" из состава реквизитов счета-фактуры убрали еще в 2002 году, поэтому печать на счет-фактуре не ставится. А вот на накладной-ставится.
"Арбитражная практика: Электронная почта и обеспечение доказательств
Использование электронной почты в деловой деятельности организаций получило в России широкое распространение. Однако когда дело доходит до коммерческих споров и судебных разбирательств, отсутствие соответствующего правового регулирования приводит к определенным сложностям при представлении электронной переписки в суды в качестве доказательств. Например, достаточно непросто доказывать факты направления и получения электронной корреспонденции.
В рассматриваемом случае организация обратилась к суду с ходатайством об обеспечении доказательств, в котором просило силами судебных приставов исследовать архив почтовой системы противоположной стороны с целью обнаружения электронной переписки между ними. Ходатайство рассматривал Арбитражный суд Республики Саха (Якутия) в сентябре 2011 года (дело № А58-1616/2011).
Суд в своем решении подчеркнул, что доказательства передачи Институтом по почте разработанной документации в деле отсутствовали, и Институт таких доказательств не привёл.
Арбитражная практика: Электронная почта и обычаи делового оборота
Электронная почта для многих уже стала неотъемлемым элементом повседневной жизни, и не удивительно, что она не менее активно используется в деловой деятельности организации. Судам регулярно приходится оценивать допустимость электронной переписки в качестве доказательства в хозяйственных спорах.
На этот раз Арбитражный суд Республики Дагестан в сентябре 2010 года рассматривал дело, где пришлось оценивать, являются ли направленные по электронной почте документы достаточным доказательством исполнения условий договора (дело № А15-1416/2010).
По мнению суда, направленные по электронной почте документы, не являются достаточным доказательством исполнения условий договора.
Электронная почта рассматривается судами как допустимый способ заключения договора
11 ноября 2010 года Арбитражный суд Алтайского края вынес решение по делу №А03- 13114/2010. Суть спора: одна компания поставила другой по договору купли-продажи сахарный песок, но покупатель оплатил поставленный товар не полностью. Долг составил более 3 млн. рублей.
Согласование условий, указанных в спецификациях, производилось сторонами при помощи электронной связи, позволявшей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Директор ответчика З. направлял подписанные спецификации при помощи электронной почты со своего электронного адреса : «Денис З. pginfo@rambler.ru» на электронный адрес сотрудника истца – filimonova@aphleb.ru.
"Если бы вопрос был принципиальный (печать нужна), то была бы сделана оговорка про физических и юридических лиц. А так из статьи ГК не вытекает обязанность для юрлиц ставить печать на договор."
Чтобы договор юрлиц был действителен, достаточно часто мало даже подписи с печатью. необходим документ, подтверждающий правомочность лица, подписавшего договор(например, доверенность).
Этого тоже в ГК нет, но именно на основании отсутствия права на подписание тех или иных документов сделки признаются недействительными.
Причем необязательно доверенность. Генеральный директор может подписывать договоры на основании Устава и приказа о назначении, должностной инструкции, приказа о распределении обязанностей, и т.д.
Ольга, я не про этот случай, что Вы привели. Наталья в 2008 году на Documation проводила круглый стол, где и упомянула тот прецедент, который я привел в своем комментарии. Тогда, со слов Натальи, привлекали интернет-оператора, который подтвердил отправку почтового сообщения с адреса А на адрес Б. Размер сообщения соответствовал размеру предоставленного одной стороной файла. Этого оказалось достаточно, чтобы признать договор имевшим место. Найденную арбитражную практику Наталья планировала использовать для статьи, поэтому презентацией не делилась.
Приведенные Вами примеры из судебной практики свидетельствуют, что в каждом случае суд принимал свое решение, считая или не считая электронную почту допустимым доказательством. Думаю, что общей позиции тут быть не может, так как это вопрос не только правовой, но и технический, и в каждом случае были свои обстоятельства и технические моменты.
По поводу того, что в ГК якобы не указано про необходимость получить доверенность на подписание договора. Подписание договора - одно из действий, совершаемых по доверенности. Нет никакой необходимости говорить про доверенность в статье о письменной форме сделки (ст. 434 ГК), так как это частный случай применения института представительства. Представительству и доверенности в ГК посвящена целая глава 10 (ст.182-189). Как раз на основании этих норм ГК сделка может признаваться недействительной. А про правомочность первых лиц см. ст.53 ГК. Эта норма расширена в законах, регламентирующих деятельность разных юридических лиц. Например, в Законе об обществах с ограниченной ответственностью см. ст.32 и ст.40.
Например, согласно п.3 ст.40 Закона:
Так что пока не Вы, не я не нашли норм права, которые бы требовали заверение подписей на договоре печатями. :)
В теории никто не может запретить лицам заключать договор с использованием простой электронной подписи, если при этом соблюдены все необходимые условия, тем более требований к обязательному наличию печати нет.
Вопрос действительно в том, что делать на практике. Исходя из жизненного опыта и знаний стороны, заключающие договор, скорее всего, не будут использовать простую электронную подпись, но закон не запрещает её использование.
Если же в соглашении между сторонами, либо даже в самом договоре указано, что печать нужна - значит, точно нужно использовать уже усиленную электронную подпись.
Сергей, к вашему первому комментарию (извиняюсь, что так поздно отвечаю), скажу следующее: условия, когда документ считается подписан простой ЭП, и запреты должны быть указаны, ведь без их соблюдений документооборот в том числе не будет считаться юридически значимым.
Со вторым Вашим комментарием полностью согласна, и хотела бы только добавить, что требование к использованию электронной цифровой подписи, а равно использованию квалифицированной ЭП, в документообороте между контрагентами (не только с ФНС) установлено к счетам-фактурам.
Одну секунду... если локальные акты не относятся к нормативным, то почему для внутреннего их достаточно?
Для внутреннего документооборота достаточно внутреннего положения, Но утвержденного приказом директора или иного первого лица (генерального директора, президента). Его нормы распросняются на работников оргнизации и могут регулировать внутренний документооборот.