Эксперты обсудили вопросы юридически значимого документооборота

Редакция ECM-Journal продолжает проведение «виртуальных» круглых столов. В этот раз мы решили пригласить экспертов, чтобы обсудить – каковы основные проблемы и задачи, стоящие на пути развития юридически значимого обмена документами? На вопросы редакции ответили:

●    Наталья Храмцовская, ведущий эксперт компании ЭОС, член Гильдии Управляющих Документацией и ассоциации ARMA International;

●    Артем Кудрачев, менеджер по стратегическому развитию проекта «Диадок»;

●    Василий Зудин, заместитель коммерческого директора ООО «Такском»;

●    Александр Тупицын, первый заместитель генерального директора по техническому развитию ООО «Такском»;

●    Алексей Корепанов, руководитель проектов DIRECTUM.

ECM-Journal: В последнее время довольно часто высказывается мнение, что от «полного счастья», то есть от массового обмена юридически значимыми документами коммерческие структуры отделяют только счета-фактуры, в силу отсутствия единого формата, который должна была разработать ФНС. Так ли это на самом деле?

Артем Кудрачев: Конечно это не совсем так. Повсеместный обмен электронными документами в России начнется при достижении определенной критической массы клиентов, подключенных к системе электронного обмена. После этого начнется лавинообразное развитие. Это можно в чем-то сравнить с развитием соцсетей, только не на рынке физлиц, а на рынке B2B.

На начальной же стадии развития рынка подключаться будут в основном крупнейшие предприятия – лидеры отраслевых рынков. И далее – подключать своих контрагентов.

Что касается счетов-фактур и отсутствия форматов. Требования НК РФ, предполагающие строго бумажную форму счета-фактуры, долгое время действительно были сдерживающим моментом, потому что это один из ключевых документов при совершении сделки. Нецелесообразно было отправлять договор, акты в электронном виде, а счет-фактуру при этом дублировать на бумаге. Сейчас ограничение снято.

Многие компании уже готовы к запуску счетов-фактур в электронном виде на практике. Осталось только дождаться формата. Потому что при его отсутствии, переданные электронные счета-фактуры не будут иметь юридической силы.

Алексей Корепанов: Действительно, ситуация со счетами-фактурами останавливает процесс становления безбумажного документооборота. Но уже сейчас можно приступать к проработке локальных нормативно-правовых актов (НПА). Их необходимо разработать независимо от применяемого типа электронной подписи (ЭП), т.к. в федеральных законах прописаны лишь основные принципы и положения об использовании ЭП, а проработать необходимо все тонкости и нюансы. Именно на этом этапе возникают основные сложности и большое количество вопросов (а значит, и временных затрат), которые никак не освещены в законодательстве. Поэтому, если сейчас не заниматься вопросом становления безбумажного документооборота (что как раз и наблюдается в большинстве компаний), то даже при утверждении формата электронного счета-фактуры, приступить к этому сразу возможности не будет.

Наталья Храмцовская: Переход на электронные счета-фактуры – конечно, важный шаг вперед, однако его влияние на деловую активность будет, на мой взгляд, меньше, чем, например, освоение электронных систем для проведения банковских операций или сдачи отчетности в электронном виде. Далеко не все коммерческие организации смогут получить сколько-нибудь существенную отдачу от возможности использовать электронные счета-фактуры (не нужно забывать про необходимые накладные расходы, а также про сопутствующее ужесточение контроля со стороны налоговой инспекции). То есть, счастье будет, но не полное и не для всех ;)

Кстати, для информации: введение электронных счетов-фактур задерживает не ФНС, а правительство. Оно должно установить порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, но и формы этих документов, а также порядок заполнения счетов-фактур.

Василий Зудин: Вопрос не только в отсутствии формата электронного счета-фактуры, который должен разработать ФНС России, но и в утверждении Правительством РФ других документов.

Кстати, проект Постановления Правительства РФ, утвердивший форму счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также книг покупок и продаж уже разработан и размещен на сайте Минфина России. Его вступление в силу планируется с 1 января 2012 года. Этот документ заменит собой Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 № 914.

Но для "полного счастья", как уже упоминалось, также необходимо появление соответствующих систем обмена, которые сделают переход на электронный документооборот действительно удобным и востребованным для компаний. Развитием одной из таких систем сейчас как раз занимается наша компания.

ECM-Journal: При всем многообразии видов обмениваемых документов (накладные, акты, спецификации и т.п.), законодательно установлен порядок обмена (через аккредитованного оператора) только для счетов-фактур. На ваш взгляд, будут ли компании поддерживать два варианта обмена (один – через оператора, для счетов-фактур, другой – для остальных документов) или все документы пойдут через оператора?

Василий Зудин: Все документы, в том числе и счета-фактуры, можно будет отправлять и получать через Оператора электронного документооборота. Это удобно и выгодно. Иначе каждой компании придется согласовывать регламент и формат обмена электронными документами с каждым из своих контрагентов.

Артем Кудрачев: Скорее всего, компании будут отправлять весь пакет документов через один канал. Потому что если бизнес уже потратил достаточно усилий для отладки процесса передачи электронных документов относительно счетов-фактур; если есть оператор, который обеспечивает техническую поддержку и несет ответственность за юридическую силу передаваемых документов; если система для передачи документов плотно интегрирована с другими системами компании, - то нет смысла компании выдумывать что-то еще. Это будет нецелесообразно ни с точки зрения денежных вложений, ни с организационной точки зрения.

Наталья Храмцовская: На мой взгляд, все не так просто. У нас и так уже применяются различные способы сдачи организациями разных видов отчетности в электронном виде… И, думаю, не во всех случаях небесплатные услуги посредника действительно необходимы.

Если операторы возьмутся за оказание услуг доверенной третьей стороны при обмене произвольными деловыми документами, их услуги будут оказываться на основе взаимной договоренности сторон, и произвольному партнеру посылать по такой системе документ будет «стрельбой из пушки по воробьям».

Думаю, что для коммерческих организаций не столь важно количество каналов и способов передачи, сколько общие затраты на обмен документами, эффективность этого процесса и отсутствие лишних рисков. Если для компании будет экономически оправданно поддерживать 20 каналов, значит, она будет использовать 20 каналов, а не один-два.

Алексей Корепанов: Думаю, будут существовать оба варианта. Реализация той или иной схемы взаимодействия зависит от объема различных видов документов в общем документообороте компании, от объема документов в целом, от степени постоянства контрагентов и их количества – и многих других факторов. Следует учитывать тот факт, что создание двух вариантов обмена достаточно сложно и трудоемко, тем более, на начальном этапе становления безбумажного документооборота. Необходимо соотнести объем предполагаемых затрат по каждому варианту реализации и принимать решение на основе полученных данных. Например, если счета-фактуры составляют 10-15% от всего документооборота компании, который представляет собой несколько тысяч или десятков тысяч документов в месяц, безусловно, необходима реализация двух контуров обмена. Для компаний малого бизнеса, думаю, будет целесообразно осуществлять обмен всеми документами через специализированного оператора.

ECM-Journal: Сейчас без лишних проблем обмениваться документами могут только абоненты одного оператора. Когда, на ваш взгляд, операторы начнут заключать «роуминговые» соглашения? Последует ли за этим унификация первичных электронных документов и стандартизация процедуры обмена? Кто будет разрабатывать стандарты?

Алексей Корепанов: Насколько мне известно, уже сейчас многие спецоператоры активно ведут работы, для того чтобы документы были доставлены второй стороне без каких-либо проблем и задержек, даже в случае обслуживания второй стороны другим спецоператором. На мой взгляд, регламент обмена счетами-фактурами спецоператоры примут за стандарт обмена и другими электронными документами, что будет логичным шагом. А вот унификацию самих документов, по моему мнению, проводить нецелесообразно.

Наталья Храмцовская: Когда (и если!) взаимный обмен электронными документами через доверенных операторов станет насущной потребностью для значительной части коммерческих организаций (т.е. когда этот бизнес станет существенно более доходным, прибыль будет идти от объёмов обмена, и исчезнет нужда искусственно «привязывать» к себе клиентов), все эти проблемы «роуминга» быстро решатся, точно так же, как они решились в области сотовой связи. При взаимной заинтересованности, достижение операторами договоренностей много времени не займёт. Но будут ли эти услуги востребованы бизнесом – это вопрос; во всяком случае, за рубежом этого пока не наблюдается.

Артем Кудрачев: На данный момент между Операторами электронного документооборота только идут переговоры о создании роуминга, поэтому возможности передачи документов между компаниями, если они обслуживаются у разных Операторов, нет. В связи с этим, на данном этапе будет удобнее, если организация и ее контрагенты будут находиться у одного Оператора. Однако работа в этом направлении уже ведется. Перед заключением такого соглашения, необходимо решить ряд вопросов, как организационных, так и технических. Для этого создана рабочая группа из числа представителей тех компаний, которые заявили о себе, как о будущих операторах тех же счетов-фактур. Если говорить о сроках подобных соглашений, то, скорее всего, это будет первая половина 2012 года. Важно отметить тот факт, что для пользователей взаимодействие операторов должно быть незаметным. Отправляя документ контрагенту, пользователь не должен думать, у какого оператора обслуживается его клиент или поставщик.

Вообще, работа с контрагентами, подключенными к другим операторам, не должна ни в коем случае отличаться от процесса обмена документами "внутри" одного оператора. Именно операторы должны продумать все так, чтобы роуминг был максимально удобным и простым, без дополнительных затрат для клиента. Поэтому вряд ли можно говорить про унификацию первичных документов, здесь нужно договариваться об унификации транспортного контейнера, а также идентификаторов контрагентов, чтобы компании могли однозначно определить получателя своих документов вне зависимости от того, с каким оператором они работают. Если говорить про стандартизацию процедуры обмена, то тут, конечно, предстоит поработать. Это как раз задача созданной рабочей группы операторов электронного документооборота.

Александр Тупицын: Все потенциальные ведущие игроки этого рынка понимают необходимость стандартизации и организации роуминга документов между абонентами разных операторов. Разработка принципов взаимодействия и согласование технологических параметров уже активно идут. На наш взгляд, в результате этой работы будут стандартизованы процедуры обмена, протоколы взаимодействия между сетями различных операторов и форматы контейнеров, в которых передаются первичные документы и сопутствующие им служебные документы. А вот унификации первичных электронных документов (кроме тех, форматы которых определяет государство), на наш взгляд, не произойдет. Вид и содержание первичного документа определяет не оператор, а владелец документа, руководствуясь соответствующими нормативными документами и согласовывая его со своим контрагентом. Главная задача - сохранить доверие к электронному документу, доверие к тому, что он полностью аналогичен своему бумажному собрату. Поэтому мы ожидаем одновременного и бесконфликтного существования электронных документов в привычных форматах pdf, doc, xls, tiff, jpeg. Унифицированные данные, имеющие непривычный вид, но необходимые для автоматизации процедур обработки электронных документов, могут сопровождать электронный документ в привычном формате.

ECM-Journal: Во всем мире получила распространение группа стандартов EDI. На ваш взгляд, в России: а) постараются увязать национальные способы придания электронному документу юридической силы с форматами EDI, для интеграции в мировое информационное пространство; б) уникальными будут и технология обмена и форматы? Вообще, нужна ли интеграция с международными системами, на каком уровне (Таможенный Союз, СНГ, весь мир)?

Наталья Храмцовская: Если стремиться к экономической эффективности трансграничной деловой деятельности, то интеграция нужна и выгодна для всех. Существует, однако, боязнь (не без определенных на то оснований) за утрату части национального суверенитета, которая удачно сочетается с частными интересами ряда отечественных производителей и регуляторов – отсюда стремление к использованию национальных средств и стандартов.

Это не только наша проблема, даже в Европе процесс создания единого электронного пространства и признания «чужих» электронных подписей идёт медленно и с большим трудом, и я думаю, что, скорее всего, интеграционные процессы будут проходить нелегко даже в рамках Таможенного Союза. Нерешаемых проблем здесь нет, однако требуется единая политическая воля заинтересованных стран (которой пока что-то не видно).

Алексей Корепанов: Судя по законодательным актам, которые появились в текущем году, опыт зарубежных стран в становлении электронного документооборота активно используется. Исключений в области технологии обмена и в формате нет, основные принципы одинаковы. Но в отечественной практике разработана своя реализация, поэтому совместимости с международными системами на текущий момент нет. Думаю, со временем появятся технические решения и методы работы, которые позволят вести обмен документами в электронном виде с зарубежными контрагентами. Сейчас же, на мой взгляд, необходимо сосредоточить внимание на становлении внутреннего электронного документооборота в России, проработать на уровне подзаконных актов все спорные моменты и только после этого на законодательном уровне определить стандарт обмена с зарубежными контрагентами. Как обмениваться с ними электронными документами сейчас? На основе локальных нормативных актов и соглашений.

Артем Кудрачев: Давайте сначала немного разберемся с понятиями. Вообще обмен EDI-сообщениями и электронными юридически значимыми документами – это разные вещи.  EDI пришел к нам с западных рынков и вот уже 7 лет развивается на российском рынке с теми же форматами и технологиями, как и в остальном мире. При этом свое развитие EDI-каналы получили на рынке ритейла, по большей части, решая проблему оперативности передачи и обработки данных. Так как именно в сегменте ритейла остро стоит проблема большого количества регулярных поставок, сопровождаемая  колоссальным объемом документов, передаваемых между розничными сетями и их поставщиками.

При этом EDI не придает документам юридической значимости,  то есть не может заменить оригиналы первичных  бумажных документов и счетов-фактур, подтверждающих сделку.

Что же касается обмена в электронном виде именно первичными юридически значимыми документами, то в России этот процесс только начинает запускаться. При этом, придание юридической значимости внешних документов будет накладываться на уже существующие процессы работы в компаниях, дополняя их. Так, в случае с EDI, юридическая значимость будет дополнением и даст компаниям возможность наделить юридической силой уже передаваемые документы. Это позволит исключить необходимость их дублирования на бумаге.

Александр Тупицын: Группа стандартов EDI, в первую очередь, описывает способы обмена данными между информационными системами и форматы этих данных для автоматизации торговых и других операций. Т.е. о документах в юридическом смысле там речь не идет. И распространение они получили в определенных узких секторах экономик разных стран, где эта автоматизация наиболее востребована. При этом во всем мире очень активно развивается E-Invoicing, что является более широким направлением, чем EDI, и рассматривает в первую очередь обмен электронными счетами и счетами-фактурами. Это направление востребовано уже практически любыми хозяйствующими субъектами и не предъявляет жестких требований к форматам документов. В первую очередь, документы должны быть читаемы с помощью популярных и широко распространенных средств. Например, таким требованиям удовлетворяет формат pdf и подобные форматы.

Поэтому мы не думаем, что в России постараются увязать какие-то специфические национальные способы с форматами EDI, которые к тому же имеют весьма небольшое распространение в России и серьезно ограничены привязкой к глобальным каталогам организаций и товаров. Скорее мы ожидаем, что эти направления будут развиваться параллельно, никак не мешая друг другу. Организации будут обмениваться электронными документами согласно действующим российским или международным нормам. При этом эти документы могут сопровождаться данными в форматах EDI или 1С, например, в зависимости от того, какие форматы поддерживают учетные системы взаимодействующих контрагентов. Или не сопровождаться, если автоматизация контрагентам не требуется.

Задать вопросы по теме юридически значимого обмена документами экспертам  DIRECTUM вы сможете на онлайн-семинаре 30 ноября.