Вредные советы тем, кто планирует внедрять систему электронного документооборота

Меня зовут Наталья Шутова, я работаю в компании Directum и помогаю небольшим и средним компаниям внедрять электронный документооборот и настраивать бизнес-процессы. Поскольку у меня копился обширный опыт в этой сфере, я охотно делюсь им с теми, кто только планирует автоматизировать бизнес. В этот раз подготовила для вас 8 советов. Но не простых, а вредных. Пишите в комментариях, как вам такой формат?

1.

Не разговаривайте с менеджером по продажам,

Научит вас только плохому и не скажет спасибо даже.

Не отвечайте на сотни его вопросов,

А то разрушит про ЭДО ваши грёзы.

Впихнет кучу дорогого ПО и услуг по внедрению,

Даже если они вам не нужны…

Ух! Показательно-плохое у него поведение.

Не рассказывайте свои задачи и регламенты согласования,

Он решит их украсть, использовать во зло и расширить свои познания.

Или вдруг менеджер нам попадется хороший,

Захочет помочь и наладит документооборот пригожий.

Это же потом говорить ему «Спасибо» нужно будет.

Пусть наш директор сам это всё рассудит.

Действительно, довериться новому человеку очень трудно. Особенно, когда его задача продавать, а ваша задача — покупать. У нас в сознании почему-то заложено недоверие к менеджерам по продажам. Спорить с вами не буду, но попрошу выдать специалисту хотя бы небольшой кредит доверия. Попробуйте на минутку представить — а что если менеджер действительно хочет вам помочь? Чудесно звучит, правда?

2.

Кто это придумал, что должен быть администратор системы?

Пусть наполняется данными сама по палочки волшебной мановению!

И регламенты согласования создаются сами,

Нам не надо даже работать руками.

А если мы обучим сотрудника быть админом…

Это же он станет самым умным и устроит нам дедовщину.

Как настроит виды документов и маршрутов десять штук.

Мы потом не разберемся…

Ну нет! Не будем проворачивать этот трюк.

И всё-таки у системы должен быть ответственный. Для этого даже не обязательно владеть специализированными IT-навыками и уметь кодить. Система настраивается с помощью no-соde-инструментов силами аналитика. Очень важно выделить сотрудника, хорошо знакомого с бизнес-процессами, и расписать его должностные обязанности по администрированию системы. Не пропускайте этот пункт.

3.

Будьте эгоистами — не впускайте гендира в систему,

Иначе он будет следить за вашей дисциплиной.

Не учите руководителей подписывать в ЭДО счета,

А то подрядчики быстро получат оплату и начнется ненужная суета.

А что случится, если директор будет ставить вам электронно задачи!

Потом все в отделе попадут под раздачу.

Помните, что для успешного внедрения системы нужно заручиться поддержкой владельца бизнеса. Если руководители не будут согласовывать и подписывать документы в СЭД, смысл организации электронного документооборота теряется. Советую первым делом выпустить приказ о введении ЭДО, где будет прописано, что документы принимаются и согласуются только в электронном формате.

4.

Никому не говорите, что вы купили систему.

А то все решат, что в ней можно решить любую с документами проблему,

Учетную запись только себе создайте,

Задачи на подписание сами себе отправляйте.

Пусть созданная корпоративной система станет вашей личной,

Заменит блокнот для записи задач критичных.

Система должна служить коллективу, всей компании. Не стоит превращать ее в личную записную книжку только ваших задач. Подумайте, какие отделы «страдают» от того, что теряются документы или задерживаются согласования. Возможно, у ваших коллег из соседних подразделений тоже есть процессы, которые можно перевести в электронный вид. Тогда их работа станет гораздо эффективнее, и вся компания от этого выиграет.

5.

На обучение пользователей тратить время и бюджет не следует.

Они у нас умные — сами все закоулки системы исследуют.

Мы их и нанимали как раз для этого,

Чтобы наобум тыкали кнопки и что попало друг другу советовали,

Чтобы создали много-много неверных карточек документов,

И отправляли всё простыми задачами без маршрутных инструментов.

Администратору потом придется много чего удалять и налаживать,

Ну, а что, мы ему зарплату платим, пусть за всеми и ухаживает.

А если они вдруг научатся следить за своей исполнительской дисциплиной,

Ужас какой, это же станет успеха компании первопричиной.

Вообще не рассказывайте сотрудникам, зачем вы внедрили систему.

Они обожают решать головоломки и доказывать теоремы.

Больше половины заказчиков почему-то оставляют обучение пользователей за бортом. От незнания новой системы сотрудники массово отказываются работать в СЭД, Саботажа можно избежать, проведя централизованное обучение. В моей практике были случаи, когда сотрудники подходили к руководству и жаловались, что система только усложнила их работу, всё сложно и непонятно. А все из-за того, что они не были обучены, как правильно создавать документы и запускать регламенты согласования.

6.

Назначим одного человека внедрять огромную систему,

Выделять верные виды документов и выстраивать маршрутов схему

Пусть бегает по всем сотрудникам от кабинета к кабинету,

А мы закроем двери и отключим его комп от интернета.

Пусть расписывает процессы компании в одиночку,

Мы так проверяем его психику на прочность.

Не скажем ему, как у нас регистрируются приказы,

Пусть не обижается только потом на наши проказы.

Премию за внедрение системы выдавать ему не будем,

В конце проекта на планерке ничего не скажем, а про благодарность забудем.

Одна голова хорошо, две — лучше, а три — успех! Прекрасно понимаю, что ресурсы компании и сотрудников всегда ограничены, но внедрение СЭД — дело не простое. Много нюансов, которые надо учесть, много составляющих, и не во всех один сотрудник может быть компетентен. Лучшее решение — выделить рабочую группу и разделить обязанности. Также следует выделить руководителя проекта, за которым останется последнее решающее слово при спорных вопросах.

7.

Мы купили систему в локальной поставке,

И надо бы ее установить на сервер «не отходя от прилавка».

Но мы легких путей в компании не ищем,

Положим ее на полку, пусть наберется опыта и воздухом подышит.

За два года простоя версия как раз немного устареет.

Система — она как вино, чем дольше лежит, тем больше ценится и аромат вкуснее.

Возможно, не самый частый кейс в моей практике, но один из самых болезненных. У системы каждый квартал выходит новая версия. Она лучше, современнее, еще больше соответствует запросам заказчиков. Пока дистрибутивы ПО лежат мертвым грузом в вашем личном кабинете, вы по сути теряете ваши деньги. Упускаете ту выгоду, от использования СЭД, которую могли бы уже иметь, используя систему. Не затягивайте с установкой ПО на сервер. Если понимаете, что нет ресурсов ИТ-отдела, обратитесь к вендору за услугой внедрения и настройки.

8.

Смотреть презентацию системы — дурной тон,

Искать программу по функциональности нам не резон.

Лишь по бумажному КП найдет директор СЭД,

И странной, неизведанной системе скажем мы «Привет».

Будем пользоваться тем, что дадут,

Эффективность и понятный интерфейс пусть подождут.

Руководству главное, чтобы цена была самая минимальная,

А как уж пользователи будут работать — неважно,

Ответы в справке описаны вроде нормально.

Не буду спорить с тем, что цена — один из важнейших критериев отбора СЭД. Но давайте подумаем вместе, готовы ли вы купить неподходящий для вас продукт только лишь потому, что его цена самая низкая по рынку? Отбирать системы электронного документооборота только по полученным от вендора КП — не самая выигрышная стратегия.

Надеюсь мне удалось немного поднять вам настроение и направить на путь гармоничного внедрения системы ЭДО.

Делитесь в комментариях с какими ошибками при внедрении корпоративного ПО сталкивались вы? А если у вас получатся стихи — буду только рада!