Выбор стратегии ECM: чем руководствуются аналитики

Михаил Демидов

Современные стратегии внедрения ECM в организации, по информации аналитиков, разделяются в зависимости от одного из четырех типов контента, которым управляет система. Российские эксперты рынка СЭД видят методологическую ценность подобного решения, отмечая определенные различия в применимости их в отечественных реалиях.

В отчете под названием Plan Your ECM Strategy For Business, Persuasive, Transactional, and Foundational Need ("Как распланировать стратегию использования ECM для целей управления коммерческого, мотивационного, транзакционного и фундаментального контента") описывается современная ситуация использования предприятиями продукт-ориентированного подхода к управлению контентом. Эксперты Forrester Стефан Пауэрс и Алан Вейнтрауб уверены, что для грамотного применения ECM нужен более широкий подход. Для этого они определяют четыре основных типа контента и находят корреляции с ними соответствующих бизнес-приложений, вписывающихся в концепцию ECM.

Аналитики приходят к выводу о необходимости использования мультивендорного подхода к управлению контентом на основании принадлежности его к выделяемым типам. Кроме того, работу с информацией они предлагают выстраивать не только в рамках традиционных ECM-приложений, но и других типов бизнес ПО, например, "социальных" СЭД. Российские игроки рынка СЭД, опрошенные CNews, в целом согласны с обозначенной типологией контента, но неоднозначно относятся к выводам Forrester Research.

По мнению Сергея Курьянова, директор по развитию DocsVision, идеи Forrester продолжают тему смещения стратегии корпоративных заказчиков к мультивендорной интегрированной модели: чаще всего системы специализируют при этом по функциональному признаку (по задачам, например выделяя Record Management), а в отчете Forrester Research предложена "альтернативная" модель специализации по типам контента, при этом последний тип контента - "фундамент" - это явно все-таки задачи, общие задачи аутентификации, управления доступом и т.п, то есть предлагаемый подход является на самом деле смешанным. "Он, как и чисто функциональный, имеет право на существование, - считает господин Курьянов, - однако представляется важным наличие "фундаментального" слоя, потому что если его не выделить, то проблемы интеграции мультивендорного решения могут стать непреодолимыми и обесценят имеющуюся в них функциональность". В этом эксперт видит достижение предлагаемого подхода. Тем не менее, он предлагает анализировать системы и по поддерживаемым бизнес-процессам, и ценности каждого процесса для бизнеса.

Соотношение типов контента с бизнес-приложениями внутри ECM

Источник: Forrester Research, 2011

Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик Directum, считает, что данная модель может быть полезна для понимания всей многогранности управления контентом, но на практике очень сложно "раскидать" корпоративную информацию по предложенным группам: один и тот же документ можно отнести к нескольким, если даже не ко всем технологиям. Он рекомендует использовать предложенные группы как подходы к тому, как управлять документами для предоставления контролирующим органам и в ходе разрешения спорных ситуаций, что требуется для управления документами, возникающими в ходе ежедневной деятельности и т.п. Оценивая советы экспертов, господин Бушмелев замечает, что мультивендорный подход на практике означает довольно ощутимые для организации расходы на интеграцию разрозненных систем. "Но если полученные выгоды превосходят стоимость интеграции и сопровождения подобного "зоопарка", то нет оснований отказываться от использования систем разных вендоров для разных ECM-задач", - полагает он. По его оценке, многие отечественные СЭД произошли от систем автоматизации делопроизводства, по предложенной классификации это ближе к "убедительному" контенту, тем не менее, продукты отечественных вендоров успешно развиваются и "вторгаются" в область управления бизнес-контентом, активнее взаимодействуют с транзакционными системами (OLTP).

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, соглашается с приведенной Forrester типологией контента, считая ее продуктивной и адекватной в вопросах анализа потребностей заказчика, но отмечает, что отечественные СЭД хорошо работают только в той части, которая относится к мотивационному (Persuasive) контенту, замечая, что в России обычно под этим понимаются, в первую очередь организационно-распорядительные документы. В свою очередь, эксперт откровенно разочарован рекомендациям, которые дают аналитики. "Я обычно призываю своих заказчиков внедрять единую универсальную систему для обработки всех типов контента, потому что иначе драматически увеличивается совокупная стоимость внедрения системой, затраты на интеграцию между СЭД приобретают очень большие размеры. Поэтому надо ориентироваться на тех вендоров, которые поставляют комплексные, интегрированные системы или имеют официальный план развития системы, который включает все необходимые заказчику функции. Более того, я вообще не рекомендую заказчикам приобретать систему прежде, чем они увидят в пилотном варианте все необходимые им функции", - объясняет свою точку зрения специалист.

Вместе с тем, г-н Бейдер подчеркивает, что указанный экспертами аспект обращения к коллективной работе и социальным возможностям СЭД является очень важным для игроков рынка и реализуется (например, OpenText), а также имеется или будет в скором времени (EMC и IBM) ими реализован. Тем не менее, считает Бейдер, ожидать появления подобных функций в отечественных СЭД в ближайшее время, не приходится. "Верно подмечено, что контенто-центрированные решения не приносят желаемого результата.

Оторванность задачи управления контентом от реальных бизнес-нужд, управление контентом как самоцель делают такие решения безжизненными и только повышающими уровень "информационного шума, - говорит Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "Интертраст" по развитию бизнеса. - Если же исходить от бизнес-потребностей, то мы неизбежно придем к контекстно-ориентированным решениям, в которых органично сочетается электронное взаимодействие (людей и коллективов в контексте их задач, времени и местонахождения) и электронное документирование как сочетание политик, правил и соответствующего инструментария. Что касается предложенной классификации контента, то, вероятно, это полезно с методологической точки зрения, если позволит организации выявить свои характерные "контексты"".

С критикой подхода Forrester Research выступил Михаил Потапенко, руководитель департамента продаж ПО Cognitive Technologies. По его мнению, предложенная классификация контента является не совсем логичной: так, фундаментальный тип контента не является в чистом виде контентом, а относится скорее к функциональности ECM-системы, в котором отражены технологические и методологические регламенты работы с информационным содержанием. Несмотря на это, эксперт считает, что предложенный в исследовании подход будет хорошо понятен российским организациям, а рекомендации, безусловно, полезны при формировании ECM стратегий. "Говоря в терминологии Forrester, стоит отметить, что большинство российских СЭД позволяют автоматизировать работу с бизнес-контентом в рамках процессов внутреннего документооборота. В ряде продуктов реализованы отдельные элементы работы с "убедительным" и "транзакционным" контентом, а также приведенная в исследовании в разделе "Foundation Content" функциональность управления информационным содержанием", - подытоживает он.

Ирина Кубликова, директор по маркетингу компании "БОСС-Референт", также находит типологию Forrester Research интересной и отвечающей реалиям типов контента и решений, способных такой контент поддерживать. Российские СЭД, на ее взгляд, предоставляют сегодня инструментарий частично для двух категорий контента определенного в исследовании — коммерческого и транзакционного, однако полностью их не закрывают. Специалист при этом напоминает, что не стоит забывать о специфике российского бюрократизированного (в хорошем смысле слова) документооборота: "Вполне возможно, что при рассмотрении российской действительности исследование пополнилось бы еще одним типом контента, что, впрочем, лишь допущение". Гораздо более интересным и отвечающим реалиям рынка ECM, считает госпожа Кубликова, является вывод исследования о том, что для автоматизации управления всеми видами контента возможно потребуется не один продукт, и даже не одна платформа, так как большинство продуктов имеют все же "заточенность" под определенную часть задач. "Сейчас все чаще наши заказчики говорят о том, что им необходимы ECM-системы, которые позволяют поддерживать не только традиционный управленческий документооборот, но управлять более широкими пластами корпоративной неструктурированной информации. И обсуждая, с клиентами концепции таких решений, мы говорим часто не об одном продукте и иногда даже не о моновендорной платформе, а о некоем комплексном решении", - говорит она.

В целом, подход, описанный Forrester Research, признан российскими игроками рынка СЭД адекватным реалиям отрасли и актуальным, и применимым к отечественным проектам с определенными допущениями.