Значение документа в судебном споре

В любой компании случались ситуации, когда документы терялись, пропадали или не были подписаны руководством. Однако важность таких документов ощущается только тогда, когда их нет, а они очень нужны. И бывают они крайне необходимы в судебном споре, когда может решаться судьба компании.

Значение документа в судебном споре

Начнем с того, что согласно Арбитражному процессуальному кодексу Российской Федерации от 24.07.2002 № 95-ФЗ компания, подавая исковое заявление, должна приложить к заявлению сведения о соблюдении истцом претензионного или иного досудебного порядка, а также перечень прилагаемых документов (ст. 125). Таким образом, если в иске будет указано, что прилагаются документы, а они не будут приложены, то суд может просто отказать в принятии искового заявления. Аналогичные требования содержатся и в Гражданском процессуальном кодексе Российской Федерации от 14.11.2002 № 138-ФЗ. Так, в исковом заявлении должны быть указаны сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон; перечень прилагаемых к заявлению документов (ст. 131).

В арбитражном процессе к исковому заявлению в обязательном порядке прилагаются:

●   уведомление о вручении или иные документы, подтверждающие направление другим лицам, участвующим в деле, копий искового заявления и приложенных к нему документов, которые у других лиц, участвующих в деле, отсутствуют;

●   документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;

●   документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования; копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя;

●   доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления;

●   копии определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска;

●   документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;

●   проект договора, если заявлено требование о понуждении заключить договор;

●   выписка из единого государственного реестра юридических лиц или единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.

К исковому заявлению в гражданском процессе прилагаются:

●   копии искового заявления в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц;

●   документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;

●   доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца;

●   документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют;

●   текст опубликованного нормативного правового акта в случае его оспаривания;

●   доказательство, подтверждающее выполнение обяза­тельного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным за­коном или договором;

●   расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц.

Если вышеупомянутые документы отсутствуют, то суд может просто отказать в принятии искового заявления.

Однако это не все негативные последствия, связанные с отсутствием документов.

К рискам компании можно отнести следующие:

●   отсутствие оплаты при выполнении работ, если отсутствуют акты, подтверждающие осуществление данных работ, и иные документы;

●   споры в отношении заключения договора в случае отсутствия в компании подписанного оригинала;

●   споры с налоговыми органами и фондами при отсутствии документов, подтверждающих направление деклараций и иной отчетности, а также платежных поручений, подтверждающих уплату соответствующих налогов и сборов;

●   невозврат переплаты по таможенным и налоговым платежам в случае отсутствия подтверждающих до­кументов (постановление ФАС Московского округа от 28.12.2012 по делу № А40-75592/12-147-715);

●   аннулирование лицензии, которая имеется у компании (постановление ФАС Московского округа от 24.12.2012 по делу № А40-47516/12-139-454 «Об аннулировании лицензии на розничную продажу алкогольной продукции» в связи с реализацией продукции при отсутствии документов, подтверждающих легальность производства и оборота данной продукции).

Но риски могут возникнуть и у работников:

●   невыплата заработной платы при незаключении или отсутствии трудового договора или договора оказания услуг;

●   наложение дисциплинарного взыскания на работника, утратившего документ; 

●   невыплата премий работникам;

●   решение спора о восстановлении на работе не в пользу работника.

В этой связи компаниям следует руководствоваться следующим алгоритмом.

Алгоритм подготовки документов к судебному спору

Если компания выступает в качестве истца, то в исковом заявлении установлен перечень необходимых документов для участия в судебном заседании. Наличие оригиналов данных документов следует сверить с перечнем документов в исковом заявлении. При этом с документов должны быть сделаны копии и заверены печатью организации.

Например, в случае если компания хочет получить денежные средства по договору поставки, к доказательствам могут относиться:

●   договоры поставки, оказания услуг, кредитные договоры, договоры подряда, залога, поручительства (основание для возникновения обязательств);

●   документы, подтверждающие передачу товара, выдачу кредита (накладные, платежные поручения, мемориальные ордеры, акты приема-передачи товара, сдачи-приемки работ и услуг);

●   выписки со счетов, подтверждающие движение денежных средств;

●   акты сверки задолженности;

●   претензии, требования о полном досрочном истребовании долга, переписка с должником;

●   документы, подтверждающие направление необходимых извещений, претензий.

Количество копий документов должно соответствовать количеству сторон в деле. При этом копии документов также передаются в суд. Компания, выступающая в качестве истца, должна быть готова представить в суд оригиналы документов.

Если компания направляет исковое заявление по почте, то необходимо составить опись вложения, в которой указывается перечень передаваемых документов.

Пример описи вложения в ценное письмо

Однако что делать, если документы в компании отсутствуют?

Отсутствие документов

На практике случаи, когда в компании отсутствуют какие-либо документы, которые необходимо представить в суд, не являются редкостью.

Но даже в этом случае не стоит отчаиваться. В этом случае возможно несколько вариантов:

●   направление соответствующего запроса контрагенту, в государственный орган исполнительной власти для выдачи дубликата документа;

●   замена документа иными документами (например, возможно воспользоваться выпиской из документа, заверенной госорганом);

●   ходатайство об истребовании документов в суде. Приведем пример запроса контрагенту.

Компания ведет спор с налоговым органом и не может подтвердить правомерность своих действий в связи с утерей таких документов, как счет-фактура и акт выполненных работ.

Соответственно, компания направляет письмо своему контрагенту с запросом об истребовании документа.

Пример запроса контрагенту

Соответственно, у контрагента могут сохраниться соответствующие документы. Если они не сохранились, то часто руководство принимает решение о замене данных документов альтернативными документами, например, если компания не имеет оригинал документа для суда, то она может обратиться в орган власти с запросом о предоставлении выписки из документа.

Контрагент компании не исполнил обязательства. Однако, возможно контрагент находится на стадии ликвидации. Чтобы выяснить данный вопрос, нужно сделать запрос в налоговый орган.

Пример запроса о предоставлении выписки из ЕГРЮЛ

Таким образом, компания может легко самостоятельно получить недостающие документы для суда. Если же их истребовать не представляется возможным, то, как правило, такие документы будут истребованы в рамках судебного заседания по ходатайству.

Пример ходатайства по истребованию документов

Конечно, вопрос документального подтверждения своей правоты является очень сложным, поскольку трудно заранее предугадать и исход дела, и то, какие документы могут понадобиться, но мы дадим несколько важных советов.

Рекомендации компаниям по документальному сопровождению судебных споров

Основной проблемой компаний при предоставлении документов в суд является либо их отсутствие, либо неправильное оформление.

На заметку!

Если компания не обеспечивает надлежащее хранение документов, то, соответственно, и не сможет предоставить документы в суд, поэтому очень важно обеспечить хранение документов в течение нормативного срока хранения. Ведь если документ будет уничтожен, то его придется восстанавливать.

Так, компания может потерпеть поражение в судебном споре, если:

●   документы подписаны неуполномоченным или неустановленным лицом;

●   предоставлены документы, не имеющие никакого отношения к делу;

●   в документах отсутствуют реквизиты.

Поэтому каждый документ следует проверять на наличие соответствующих реквизитов.

Так, для бухгалтерских документов обязательными являются следующие реквизиты:

●   наименование документа;

●   дата составления документа;

●   наименование экономического субъекта, составившего документ;

●   содержание факта хозяйственной жизни;

●   величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

●   наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

●   подписи лиц (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Также если документы подписаны не генеральным директором компании, то к такому документу целесообразно приложить доверенность на подписание.

Таким образом, халатное отношение к подписям и реквизитам документов в целом может решить исход дела не в пользу компании.

В качестве примера можно назвать постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2012 № 17АП-11327/2012-АК по делу № А71-8615/2012, в котором суд указал на отсутствие реквизитов для уплаты задатка и информации о его получателе.

Однако многих проблем в суде возможно избежать, если проверять документы заранее, проводить документационный аудит. Если документы в порядке, компания не только может выиграть суд, но и взыскать с оппонента штрафные санкции, если же компания относится к документам спустя рукава, то и исход судебного спора может быть не в ее пользу, а с организации могут быть взысканы штрафные санкции, неустойка, убытки.

Источник: Современные технологии делопроизводства и документоооборота, №8, 2013