Актуальные аспекты внедрения и применения СЭД

Андрей Колесов

К сожалению, ограничения бумажного издания (кстати — к вопросу о преимуществах электронных форм работы с контентом) не позволили в полной мере отразить все мнения экспертов по нашему опросу по тематике СЭД (см. «Российский рынок СЭД на пути к электронному документообороту»). Ниже мы публикуем наиболее интересные, на наш взгляд, дополнительные соображения, а также результаты опроса читателей PC Week/RE по практическому применению ECM в их организациях.

Андрей Акулов (ведущий специалист по решениям IBM Collaboration, IBM в России и СНГ):

«Подход людей к совместной работе меняется: возникают новые способы взаимодействия — быстрые и привычные современному пользователю. Так, для ускорения согласования документов используются средства мгновенных сообщений, инструменты совместной обработки документа в реальном времени, системы унифицированной коммуникации. СЭД обрастают инструментами неформального общения, которые позволяют быстрее обучать новых пользователей, быстрее находить ответы на вопросы по конкретному бизнес-процессу. Подобные системы взаимодействия людей ускоряют работу.

В современных СЭД возникает необходимость тесного взаимодействия информации, людей и бизнес-процессов. Это позволяет легко выйти на связь с людьми, которые согласовывали документ, получить к экспертам непосредственный доступ, информацию об их полномочиях. Также, найдя бизнес-процесс, можно быстро отыскать всю информацию, которая к нему относится. Люди, контент и бизнес-процессы находятся в единой гетерогенной среде.

Ускорение бизнес-процессов и желание людей иметь доступ к информации всегда и везде предъявляет к СЭД новые требования к разработчикам. Они создают возможность доступа к данным с мобильных устройств, из интернет-кафе. Конечно, это также влечет за собой появление новых уровней безопасности для этих систем».

Сергей Бушмелев (ИТ-аналитик компании DIRECTUM):

«Не всегда простой перевод бумажного документа в 100%-электронный аналог сможет повысить эффективность документооборота. В большинстве случаев не обойтись без глубокого реинжиниринга бизнес-процессов. Часть документов выполняют информационную функцию, поэтому эффективнее заменить их на базы данных, нежели наладить их хождение в электронном виде вместо бумажного. Новые технологии — это еще один повод взглянуть на свою работу по-новому, а не бездумно автоматизировать «дедовские» методы».

Юрий Дубровский (руководитель отдела анализа компании «Ай-Теко»):

«В подавляющем большинстве случаев, когда говорят о внедрении электронного документооборота, имеют в виду автоматизацию работы канцелярии. Но возможности электронного документооборота гораздо шире. Во многих областях деятельности количество документов, с которыми приходится работать постоянно, растет, работу с ними нужно контролировать. Возможности СЭД как помощника по отслеживанию сложных процессов работы с документами и фактически-коллективного органайзера часто недооцениваются и, соответственно, не используются.

И далеко не всегда эффект от внедрения можно выразить в деньгах. Прямой экономический эффект получается от сокращения персонала, но часто реального высвобождения людей не происходят, они просто начинают успевать делать то, что не успевали раньше — становится больше порядка, сокращаются сроки обработки документов и принятия решений, изменения в лучшую сторону происходят на качественном уровне».

Вадим Ипатов (заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст»):

«Главными характерными особенностями текущего исторического момента являются большие объемы документов, сложности их поиска (низкая «находимость»), перегруженность и низкая производительность информационных систем, сложность извлечения информации, необходимой для принятия решений. Высокая плотность документопотоков и большое количество участвующих в электронном документообороте людей в условиях территориальной распределенности и сложности организационных структур, множественность мест нахождения документов (документы, рождающиеся в рамках основных бизнес-процессов, часто не попадают в СЭД, остаются в смежных системах) требует новых подходов к архитектуре и особенностям реализации СЭД. В частности, мы считаем, что СЭД топологически должна повторять организационную структуру предприятия. Таким образом обеспечиваются условия для централизованного создания, хранения и поддержки общего контента (организационно-распорядительного, нормативно-регламентного, библиотечного и т. д.); локального создания, хранения и поддержки «местного» контента; быстрой доступности контента, являющегося общим для двух организационных единиц. При этом достигается наиболее высокая «интегральная» производительность системы. Открываются возможности построения локальных и корпоративных процессов документооборота, распределенного создания, хранения и потребления документов при централизованном администрировании системы как единого целого. В рамках такой архитектуры легко реализуются различные сообщества (сети, «федеративные» узлы) со своими динамическими коллекциями документов. Подобные коллекции могут формироваться и для отдельных персон с подходящими пользовательскими интерфейсами для различных бизнес-ролей. На тех же федеративных принципах может быть построена и интеграция (обмен документами) со смежными информационными системами».

Филипп Калашников (руководитель службы внедрения, компания Paybot LLC)

«Весьма важным трендом текущего момента является диверсификация решений поставщиков СЭД и миграция от узкозаточенных канцелярских СЭД к универсальным системам ECM, интегрированным с управлением бизнес-процессами, файловым архивом и управлением кейсами (case management). Добавление возможностей Web 2.0 — средств коллективной работы, кейсов, блогов и т. п. — в функциональность управления документами существенно повышает эффективность и вовлеченность сотрудников предприятий в процесс управления документами».

Андрей Лубенец (старший управляющий по корпоративным проектам компании «ABBYY Россия»):

«Одним из этапов перехода на безбумажный документооборот является оцифровка документов. Чем раньше оцифруют бумагу, тем быстрее будет проходить согласование и меньше будут издержки на доставку, поиск документов, кроме того существенно повысится сохранность документов. Рынок Data Capture, равно как и СЭД, активно развивается. Работа с бумажными документами по вводу данных, их обработка, занесение данных в информационную систему — это трудоемкие задачи, которые для среднего размера компаний могут измеряться сотнями специалистов, работающих централизованно или распределенно. Именно поэтому ряд компаний, прежде всего те из них, у которых большое количество финансовых документов и документов по работе с клиентами, физическими и юридическими лицами, стали уходить от ручного ввода форм и уделять больше внимания системам автоматизации таких рутинных операций как обработка документов».

Георгий Подбуцкий (генеральный директор компании «АйТи. Информационный менеджмент»):

«Хочется отметить, что на рынке сегодня представлено достаточно много продуктов, которые позволяют решать практически любые типовые или специфические задачи по управлению документами и иной неструктурированной информацией. Подобрать подходящее решение — сегодня не проблема. Заказчику, главное, четко понять какие процессы необходимо автоматизировать, какой результат нужно получить и как будет развиваться это решение. Оценив все эти требования, выбрать наиболее подходящий продукт».

Ольга Яковенко (заместитель генерального директора компании «АстроСофт»):

«Наличие регламентированной системы документооборота, в идеале полноценной системы менеджмента качества (СМК), значительно сокращает сроки внедрения любой АСУ и обеспечивает качественный результат. Но СМК не панацея, так как внедрение СМК само по себе требует значительных затрат. Должна быть экономическая целесообразность, например, повышение стоимости компании.

А вот регламентация документооборота в любой приемлемой для компании форме — это первостепенная необходимость. Автоматизироваться документооборот может и во вторую очередь. Главное не остановиться на полпути, проделать весь комплекс работ, создав в результате стройную систему контроля за перемещением информации. Для обеспечения прозрачности бизнеса и оперативности принятия решений необходима работающая как часы система документооборота, при этом автоматизация работы с документами значительно сокращает время на обработку информации и повышает уровень пошагового контроля за бизнес-процессами. К тому же нужно помнить, что регламентация документооборота — это обязательное условие для успешного внедрения систем, автоматизирующих финансово-хозяйственную деятельность и первый, обязательный шаг к СМК».

Опрос читателей PC Week/RE

В марте-апреле мы провели в разделе сайта «Документобоорот и ECM» очередной опрос, в данном случае мы хотели узнать, какие задачи управления корпоративным контентом (ECM) решаются на их предприятиях (что уже делается и что представляется наиболее важным). Для этого мы делили отдельные направления в соответствии с общепринятой ECM-классификацией. Результаты опроса приведены в таблице. Там же мы дали информацию из последнего обзора Gartner по мировому рынку ECM, где были указаны оценки долей (в денежных объемах продаж ПО) этих же направлений в общем ECM-комплексе.

Сразу отметим, что данные нашего опроса вряд ли могут претендовать на высокую репрезентативность выборки, но все же пищу для размышлений дают. Полученная информация позволяет сделать, в частности, вывод, что проблематика «Управление записями/официальными документами» (а именно это отражается основную нацеленность российских СЭД) является совсем не самой приоритетной в общем комплексе ECM-задач. Что, впрочем, вполне согласуется и с данными Gartner.

Таблица. Уровень востребованности отдельных ECM-направлений

* Указать только три наиболее важных

Источник: PC Week, 25 апреля 2011