СПАМ в СЭД
Может ли СПАМ стать проблемой корпоративных СЭД
Большинству
пользователей компьютеров не нужно объяснять, что такое СПАМ. Бесполезные
рекламные письма или другие виды спама получал хоть раз любой, кто пользуется
электронной почтой.
А может ли стать спам проблемой корпоративных систем электронного документооборота? Мысль может показаться поначалу абсурдной, но посудите сами – люди получают инструмент, с помощью которого они могут донести информацию сразу до всех сотрудников компании, и, наверняка, кто-то захочет ей воспользоваться. В моей практике был случай, когда при внедрении СЭД на предприятии генеральный директор вместе со всеми получил задание от одного из сотрудников с предложением пригласить для своих детей Деда Мороза.
Конечно, в рамках СЭД проблема, скорее всего, критичной не станет, по двум причинам: во-первых, количество сотрудников даже самого большого предприятия гораздо меньше пользователей Интернета, а во-вторых, остаться анонимным в рамках СЭД практически не возможно и с сотрудником, увлекающимся данным видом рассылок, можно будет «поговорить по душам».
На начальных стадиях внедрения СЭД некие разновидности спама могут быть даже полезны для привлечения пользователей в систему (рассылка прогнозов погоды и т.п.). Но потом от нее лучше отказаться.
Но это если говорить о спаме в его традиционном понимании. С другой стороны, объем информации, который начинают получать сотрудники после внедрения СЭД, возрастает. Ведь если раньше донести информацию до сотрудников было довольно сложно (надо было размножить документ, донести его до каждого), то после внедрения СЭД процедура резко упрощается. Соответственно появляется желание вовлечь в обсуждение гораздо больше народу, чем это требуется, или разослать большой документ на ознакомление тем, кого он, в общем-то, не сильно касается. В результате сотрудники могут начать отвлекаться на параллельные со своими основными обязанностями функции, и их работа станет менее эффективной.
Отсюда вывод (в общем-то простой) – нужно как-то контролировать ценность получаемой сотрудниками информации в рамках СЭД. И проще всего это делать, скорее всего, на уровне руководителей подразделений, которые могут отследить задания своих подчиненных и скорректировать «расширившиеся» потоки информации.
Похожие статьи
Комментарии 3
Ну вот свежий пример. Вчера через час после того, как закончила писать эту запись блога, один из сотрудников разослал всем остальным сотрудникам текст стандарта на английском языке с пометкой "для тех, кому это будет интересно". В результате к документу за день обратились порядка 40-ка сотрудников, причем больше половины из них по роду деятельности с данным стандартом не пересекаются, а некоторые еще и английским не очень владеют. В результате они просто документ открыли и закрыли. Но даже если каждый из них потратил на это 3 минуты (получение уведомления, открытие документа, беглый просмотр, закрытие документа, удаления задания),то получается уже 1 час бесполезно потерянного времени (если брать 20 сотрудников по 3 минуты).А ведь, внедряя СЭД, организация надеется, что бесполезно потерянное время будет сокращаться, а не увеличиваться.
Вроде мелочь, но из мелочей как известно все и состоит. Вроде и сотрудник, разославший уведомление, действовал из добрых побуждений, и сотрудники, просмотревшие документ, пытались развить свой кругозор. А в результате ничего эффективного не получилось... :(
Думаю, что концепция современного офиса (можно даже использовать модное числительное, и назвать его Офис 2.0) предполагает, что для коммуникации сотрудников используется не только СЭД, но и такие элементы Web 2.0, как вики, блоги, и (не уверен, что это имеет отношение к Web 2.0) внутренние порталы. Если бы данный сотрудник разместил ссылку на документ в своем внутрикорпоративном блоге, то можно было бы предполагать, к документу бы обратились бы только те сотрудники, которым "это будет интересно". С другой стороны, блоги - дело добровольное, и вероятность, что к ним обратятся все сотрудники, которым это "должно быть интересно", все же не 100%. Истина, как обычно, где-то посередине :)
Другая мысль: СЭД в данном случае отчетливо разбивается на составляющие: подсистему CMS (Content Management System или, точнее, хранилище контента ) и Workflow. Хранилище контента СЭД может использоваться как единое корпоративное хранилище контента, где кроме документов СЭД хранится и контент, не имеющий непосредственное к "официальной" стороне компании. Зачем это нужно? Да что-бы не тратиться на поддержку двух несвязанных хранилищ: официального и неофициального. Интерфейс к хранилищу осуществляется как через "официальные" инструменты: каталоги и механизм workflow, так через "неофициальные": вики, блоги, порталы.
Ничего не имею против общего хранилища. Вопрос в том, кому и по какому поводу предлагать ознакомиться с информацией, которая в нем хранится. Одно дело, когда человеку нужна информация и он ее находит, другое - когда эту информацию ему присылают, отвлекая его внимание на нее именно в этот момент, а на в тот, когда она ему нужна.
К тому же бывают сотрудники которым "все интересно" и такие рассылки могут просто мешать им эффективно работать.