Не учите ходить сороконожку

Какой процесс проще – формализованный или неформализованный? Да вроде одно и тоже, просто в одном случае процесс описан и, возможно, автоматизирован, а в другом – нет (люди работают, как понимают, по интуиции).

Но часто попытка описать, а еще того хуже – автоматизировать без изменения существующий процесс (например, согласование договоров) напоминает попытку выяснить, как ходит сороконожка. Ведь то, что раньше люди делали по наитию, приходится превращать в сложные условия. Причем потом в процессе работы эти условия постоянно норовят пополниться, разрастись, перепутать друг друга. Люди, «привязанные» к системе, иногда просто не могут сделать то, что хотят и в результате делают вне системы.

Складывается впечатление, что процесс стал очень сложным, хотя раньше был простым. А ведь планировалось, что формализация процесса должна сделать процесс «прозрачным» и стабильно выполняемым.

Ничего хорошего не выйдет, если постараться просто перевести существующий процесс в систему, не важно о какой системе идет речь: ERP или workflow. Количество ног «сороконожки» нужно сокращать (ни в коем случае не призываю обижать бедных насекомых!). Либо признать, что не так страшно отказаться от некоторых этапов процесса, либо вынести их за рамки типового и формализовать только постоянную часть, допуская ответвление на усмотрение исполнителя.

Рассмотрим пример. До автоматизации согласование договора шло по правилу: согласовывать нужно с руководителями тех подразделений, которых касается предмет договора. Касается или нет – решал ответственный за договор. При формализации возникает потребность классифицировать все договора по видам в зависимости от предмета договора и указать для каждого вида список согласующих. Но учитывая разнообразие договоров, подобный классификатор может так разрастись, что выбрать из него нужный вид будет просто не возможно. Гораздо проще формализовать процесс «на верхнем уровне». Например, определить, что договор обязательно согласуется с юристами, руководителем ответственного за договор и зам. директора (или директором). Дополнительно определить регламентом, что согласующие могут привлекать к согласованию необходимых на их взгляд заинтересованных лиц (экспертов), но в пределах времени, отведенного им на согласование договора (например, 4 часа). Таким образом, мы добьемся ускорения и стабильного выполнения процесса, но не усложним его.

В общем, не стоит пытаться автоматизировать ручной процесс. Пока ни одна система не смогла повторить человеческий мозг. А сказка о сороконожке кончилась печально…