5 страшилок об электронном обмене документами

Как и многое новое в нашей жизни, современные технологии могут вызывать страхи и опасения. И это при том, что они призваны облегчать жизнь людей и делать ее удобнее. Предлагаю вашему вниманию пять наиболее популярных мифов и страшилок об электронном обмене документами, с которыми сталкивается команда Synerdocs в практике внедрения сервиса. Действительно ли обоснованы эти страхи? Давайте разбираться.

Страшилка №1. «Не с кем обмениваться электронными документами»

Обычно от пользователей можно услышать: «А если контрагенты откажутся обмениваться с нами электронными документами?».

Отказ – естественная человеческая реакция. Представители контрагентов мотивируют такое поведение отговорками типа «Сейчас все работает, и никаких проблем» или: «Потом может стать неудобно работать, медленно и т.д.».

Про «никаких проблем» мы бы поспорили. Если бы в межкорпоративном документообороте было все гладко, не возникла бы потребность в переходе на электронный обмен. Просто мы, обыватели, привыкли к особенностям бумажного документооборота и научились не замечать, что:

●    документы часто теряются в пути;

●    из-за длительной доставки оригиналов документов удаленному контрагенту возврат первички от него происходит несвоевременно;

●    отправляющая сторона тратит силы и время на распечатку и подписание больших объемов бумаги;

●    покупателю необходимо подолгу вводить данные из первичных документов в свою информационную систему.

Переход на электронный документооборот с контрагентами избавит вас от этих проблем, а использование готовых интеграционных решений (с КИС, 1С, DIRECTUM, SAP и др.) облегчит жизнь рядовым пользователям (бухгалтерам, кладовщикам, экспедиторам, кассирам). Внимательный оператор ЭДО донесет это до ваших контрагентов и посодействует в их подключении к электронному обмену документами.

Подробнее о мотивации контрагентов читайте в моей статье «Переходим на обмен электронными документами: как замотивировать контрагентов?».

Страшилка №2. «Придется менять все процессы»

«У нас выстроены бизнес-процессы под бумажный документооборот. Теперь придется менять их под электронные документы?» - интересуются пользователи.

Опираясь на практику, можно утверждать, что внедрение внешнего электронного документооборота обычно не требует глобальных изменений внутренних процессов. Если все же есть необходимость внести коррективы, то у команды Synerdocs богатый опыт их автоматизации.

Обычно все, что меняется в процессах, это роли и способы получения/отправки документов. Так, если раньше они поступали, например, через секретаря, экспедитора или кладовщика, то теперь могут автоматически загружаться во внутреннюю систему и сразу уходить на рассмотрение ответственному сотруднику.

То, как изменятся процессы при внедрении электронного обмена в интернет-магазине, я описал в одном из своих прошлых материалов «Как интернет-магазину усовершенствовать бизнес-процессы, не совершая революций?».

Страшилка №3. «Нечем подписать электронный документ»

«А что делать, если ответственный за подписание сотрудник на выезде, или идет процедура замены/перегенерации ключа? А заказчику понадобился (товар/услуга) «еще вчера»?».

Разберем вопрос по частям, рассмотрев каждую ситуацию отдельно:

Замена/перегенерация ключа (ключ электронной подписи).

В случае, если сертификат ключа электронной подписи (далее – ЭП) был аннулирован, или истек срок его действия, необходимо обратиться в Удостоверяющий центр, который создает сертификаты. Обычно готовые сертификаты выдаются удостоверяющими центрами в течение 1-3 дней.

Если необходимо срочно отправить или подписать какие-либо документы во время замены/перегенерации ключа, можно использовать бумажный документооборот. Но помните, что доставка бумажного документа может оказаться длительнее, чем получение нового сертификата ЭП.

В нормальной ситуации сертификаты ключей ЭП обновляются заранее. За 14 дней до окончания срока действия сертификата генерируются соответствующие системные сообщения.

Ответственный за подписание сотрудник на выезде.

Здесь непонятно, как подписать бумажный документ, если человека нет на месте. В случае если компания использует электронный обмен, возможны следующие варианты решения проблемы:

●    Аппаратный токен (носитель ключа ЭП) должен храниться у владельца сертификата ключа ЭП, то есть у лица, которое подписывает документы от своего имени. В таком случае, имея доступ к сети интернет, можно пользоваться сервисом ЭДО в любом месте, используя свой сертификат ключа ЭП (необходимо использовать программное обеспечение СКЗИ КриптоПро, которым можно пользоваться в течение 15 дней на бесплатной основе, или VipNET). За помощью в настройке рабочего места можно обратиться в службу технической поддержки оператора ЭДО.

●    Использовать облачный сертификат ЭП. Все то же самое, что и в предыдущем варианте, только не нужны аппаратный токен и специальное ПО. Достаточно иметь рабочее место с доступом к сети Интернет и мобильный телефон.

●    Уполномочить второе лицо на право подписания документов. При этом необходимо соблюсти ряд условий: приобрести сертификат ключа ЭП на имя второго лица; задокументировать право подписи документов вторым уполномоченным лицом (например, составить доверенность); известить контрагентов о появлении такого лица (в виде приложения к договору либо официальным письмом).

Как видите, использование сервиса электронного обмена позволяет подписантам быть мобильнее. Если у вас остались вопросы по применению электронной подписи, рекомендую к прочтению материал «Доверенность на электронную подпись?», где анализируется необычный вариант ее применения.

Страшилка №4. «Электронные документы могут пропасть, а бумажные – вот они»

«А если электронные документы пропали, сломался компьютер, например? Можно ли их восстановить и как?».

Всё зависит от того, где электронные документы хранились ранее. Так, если сломался жесткий диск, а вся информация была скопирована на него, можно направиться к специалистам и попробовать восстановить данные. Но проще всего сразу обратиться к оператору ЭДО, через которого ведется обмен. К примеру, сервис Synerdocs, как и многие крупные операторы, оказывает услугу по хранению документов в облаке. Ещё один способ – запросить документ у вашего контрагента, ведь между электронной копией и электронным оригиналом нет различий.

Чтобы подобные ситуации не застали вас врасплох, делайте резервное копирование данных на другие носители и используйте специализированные хранилища. Допустим, можно организовать хранение в облаке. Более подробно о теме хранения вы можете узнать, посмотрев запись вебинара «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов».

Страшилка №5. «Нельзя подписать электронный документ задним числом»

«Если перевести весь документооборот в сервис обмена, как проводить документы задним числом?»

А вот эта страшилка и не страшилка вовсе, а самый настоящий факт. Давайте посмотрим, зачем нам нужны документы, подписанные задним числом? По объективным причинам для многих компаний проводка задним числом – не исключение, а специфика бизнеса, отраженная в отраслевом законодательстве. Энергосбытовые компании не выставляют счета-фактуры в 5-дневный срок, потому что получают данные для составления документов спустя более длительное время. Соблюдение сроков выставления счетов-фактур критично для своевременного возмещения НДС в отчетном периоде.

Минфин РФ в письме от 02.02.2016 года №03-07-11/4712 уточняет: в случае получения счета-фактуры по 25-ое число месяца, следующего за налоговым периодом, в котором товары (работы, услуги) приняты на учет, налогоплательщик вправе заявить предъявленные по нему суммы НДС к вычету в этом же налоговом периоде. Таким образом, отпадает необходимость выставления счета-фактуры задним числом, ведь 25-ти дней месяца после отчетного должно быть вполне достаточно.

Подробно тема НДС была раскрыта в публикации «Как принять НДС к вычету, если счет-фактура получен после завершения налогового периода?»

Так как быть, если все же надо выставить документ задним числом в виде исключения? Работа в системе электронного документооборота не исключает использования бумажных документов, которые можно составить и подписать, указав нужную дату. При этом важно помнить, что оригинал одного документа может быть либо только электронным, либо бумажным. Например, электронный акт сдачи-приема работ, подписанный с использованием ЭП, не может иметь своего бумажного «двойника», подписанного и заверенного печатью организации (и наоборот, если есть бумажный документ, то электронный создавать и согласовывать не имеет смысла).

Заключение

Как видим, многие страхи и опасения не оправданы и не имеют под собой почвы. Так откуда же они берутся? Неофобия (боязнь нового) или просто лень, которые присущи многим из нас. Эти защитные механизмы на протяжении истории человечества защищали нас от различных угроз. Но иногда эти механизмы необходимо перебороть, избавиться от мнимых страхов для того, чтобы продолжить движение и не зачахнуть.

Самое главное – понять, что при переходе на электронный обмен вы не окажетесь один на один с возможными проблемами. Вам всегда поможет оператор ЭДО, а ваш бизнес будет двигаться вперед.

Источник: Synerdocs