Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Делопроизводство и канцелярия

Боремся с невозвратом первичных документов. От бумаги к ЭДО

  1 комментариев Добавить в закладки

В каждой организации возникают проблемы с возвратом подписанных первичных учетных документов (ПУД) от покупателей. В статье рассмотрим причины этой проблемы, ее последствия и варианты решения.

Silhouette Photo of Man Throw Paper Plane

Причины невозврата

Причина № 1. Незаинтересованность контрагента в возврате документов

Когда на руках уже есть подписанная накладная, а товар на складе, контрагент не замотивирован вернуть документ поставщику. Для возврата первички нужны дополнительные действия, которые требуют, как минимум, времени.

Причина № 2. Лишние затраты на отправку документов

Минимальный тариф на отправку заказного письма составляет 60 руб. с НДС. Многим контрагентам такая сумма может показаться существенной, и они не посчитают нужным увеличивать свои расходы.

Причина № 3. Отсутствие порядка в работе с документами

Документы могут «теряться» на столах менеджеров и бухгалтеров или просто случайно оказываются в мусорной корзине.

Причина № 4. Нежелание оплачивать товары/услуги

Покупатель не хочет подписывать документы, чтобы не платить за услугу или товар.

Поделюсь болью невозврата первички в организации, которая оказывала услуги по обслуживанию и ремонту оргтехники. Клиенты компании – юридические лица, суммы каждой реализации были небольшие, но документов было много. Добровольно возвращалось максимум 60-70% бумажных экземпляров. Как правило, от контрагента приходил человек без доверенности и печати, получал услуги, уносил с собой документы с обещанием подписать их в бухгалтерии и вернуть при следующем посещении. Конечно же, при следующем визите подписанных документов при нем не было или это был уже другой человек. Услуги опять оказывались, выдавались документы, повторялись обещания их вернуть, а документы так и не возвращались. В результате многие клиенты оплачивать услуги не торопились.

Проводились регулярные мероприятия по возврату документов: постоянные звонки компаниям-должникам, официальные письма, поездки с водителем по организациям, распечатка дубликатов первичных документов, т.к. первоначальный экземпляр был утерян. Вернуть подписанные документы получалось не всегда.

Последствия

Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать наименования должности, а также подписи с указанием фамилий и инициалов лиц, совершивших сделку. Таким образом, поставщику обязательно иметь экземпляр ПУД, подписанного покупателем.

Отсутствие подписей покупателя на первичных документах является ошибкой оформления, за которую могут привлечь по статье 120 НК РФ и назначить штраф от 10 до 30 тыс. руб.

При отсутствии подписанных документов (накладной по форме ТОРГ-12, УПД или товаросопроводительных документов, которые бы подтвердили факт получения товара), взыскать основной долг и штрафы с покупателя будет затруднительно.

Варианты решения

Традиционные способы

Условия в договоре

Прописать в договоре порядок возврата документов, на кого ложатся расходы и ответственность за несвоевременный возврат.

Назначение ответственного

Когда ответственны все – не ответственен никто. Поэтому нужно закрепить ответственного за контроль возврата документов. Это может быть менеджер по договору, бухгалтер, секретарь – все зависит от размера организации и внутренних бизнес-процессов.

Покрытие расходов на доставку документов

Вместе с ПУД можно отправлять контрагенту оплаченный конверт с обратным адресом – ему останется только сходить на почту.

Цифровые способы

Задание ответственному

Процесс согласования исходящей первички может быть перенесен в систему электронного документооборота (СЭД). Некоторые ПУД изначально создаются в СЭД и только после согласования заносятся в учетную систему. Так почему бы не использовать возможности системы для контроля возврата?

Ответственному после согласования и подписания сначала придет задание на отправку документов контрагенту, а затем – задание на контроль возврата. Таким образом, сотрудник не забудет, какие документы должны вернуться от контрагента, у него всегда под рукой будет список ПУД к возврату. В рамках задания на контроль возврата можно настроить регулярную отправку e-mail покупателю (адрес можно задать в карточке организации) с напоминанием о необходимости вернуть подписанные документы.

Использование штрихкодирования

Факт возврата бумажного документа от контрагента в системе электронного документооборота может подтверждаться автоматически. При ведении в организации электронного финансового архива каждый первичный учетный документ снабжается штрихкодом учетной системы или СЭД. Когда секретарь сканирует подписанный покупателем документ, автоматически создается новая версия документа в финархиве.

Технологии искусственного интеллекта (ИИ)

ИИ все чаще применяется в деятельности организации. Встроенный в СЭД искусственный интеллект поможет контролировать возврат документов от контрагентов. Умные технологии распознают контрагента, основные реквизиты, используемые для идентификации документа, а также определят наличие подписей и печатей. ИИ найдет в финархиве, к какому документу относится скан-копия, и при наличии подписей и печати со стороны покупателя отметит документ как возвращенный.

Переход на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами

Все вышеописанные способы ориентированы на работу с бумагой, что становится все менее актуально. Если в компании существует проблема невозврата подписанных ПУД, стоит перейти на юридически значимый обмен электронными документами и предложить его контрагентам.

Подробнее о задачах, которые решает сервис обмена электронными документами можно узнать из серии статей.

Использовать сервис обмена в 2-3 раза дешевле (даже с учетом стоимости электронной подписи) и существенно быстрее, чем обмениваться бумажными документами. Стоимость отправки заказного письма почтой – от 60 рублей, стоимость отправки одного документа через сервис обмена – от 7 руб. (зависит от количества документов в год). По почте письмо может идти от 2 дней до 2 недель, в сервисе обмена документы доставляются за считанные минуты.

Быстрорастущим компаниям переход на сервис обмена электронными документами поможет справиться с увеличивающимся потоком исходящих учетных документов, не увеличивая расходы на бумагу, отправку и хранение.

Какой сервис выбрать? Ознакомьтесь с анализом самых популярных сервисов обмена.

Даже если покупатель не подпишет товарную накладную в электронном виде, поставщик будет застрахован (некоторые сервисы обмена отражают факт получения документа абонентом) и сможет доказать, что он выполнил свою обязанность по отправке документов контрагенту. При обмене через сервисы риск утери электронного документа сводится к нулю. К тому же контрагенту гораздо проще сделать пару кликов, чтобы подписать и отправить документ обратно поставщику, чем идти в дождь и снег на почту.

* * *

Переход на электронный обмен особенно выгоден крупным организациям с трафиком юридически значимых документов более 1000 шт. в месяц. Все эти горы бумаг нужно где-то хранить, что решается переводом документов в электронный вид. Найти нужный первичный учетный документ в электронном архиве существенно проще, что особенно актуально при подготовке к налоговой проверке. Таким образом, крупные поставщики становятся двигателями прогресса и стимулируют переходить на ЭДО своих контрагентов.

Читайте так же статью Как замотивировать партнеров к переходу на электронный документооборот.

 

С другой стороны, компании малого и среднего бизнеса, у которых каждый рубль на счету, как никто другой должны быть заинтересованы в переходе на ЭДО: сократятся расходы на отправку документов, а также ускорится их возврат, что гарантирует своевременное поступление оплаты от покупателей.

Разве эти преимущества не стоят того, чтобы выйти за рамки привычного?

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Ирина Леонтьева 14 октября 2019 г. 10:34  

Мария, спасибо за интересную и актуальную статью. Хочу поделиться своим опытом причин невозврата ПУД (при отсутствии СЭД и возможностей ЭДО). В госсекторе часто правом подписи обладает несколько сотрудников, и печать хранится зачастую в одном месте (сейф или ящик с ключом у некой "тетеньки", зачастую в другом корпусе/крыле), никаких доверенностей для сотрудников, принимающих товар, нет. И множество раз я сталкивалась с тем, что при поставке товаров человека с печатью на месте нет, водителя/экспедитора уверяют об отправке по почте подписанных документов, либо - "приезжайте в след. раз и забирайте, ну вам же нужны документы, вы и думайте, как их заберете." И вот тут начинается описанное вами - документы теряются, намеренно или нет, не хочется тратиться на почту и прочее.

К сожалению, в некоторых отраслях об ЭДО еще только можно мечтать, где до сих пор в ходу факсы, общение идет по телефону и сотрудники крайне болезненно воспринимают нововведения (особенно новое ПО), но это уже совсем другая история.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев