10 бизнес-задач, которые решает сервис обмена. Часть 1: Базовые потребности

Если вы все еще считаете, что сервис обмена – это просто «транспорт», который доставляет электронные документы, моя статья вас наверняка удивит. Спектр задач, решаемых сервисами, разнообразен. В этой и следующей статьях я подробно расскажу, как бизнес должен использовать подобный инструмент. Это будут не голые рассуждения, а конкретные расчеты и кейсы с реальных проектов в известных компаниях.

Часть 1. Базовые потребности

В первой части я рассмотрю четыре базовые бизнес-задачи, которые актуальны для любой компании. Вторую и третью статью посвящу наиболее распространенным потребностям (шесть бизнес-задач), но уже с отраслевым уклоном.

Итак, как же уменьшить сроки получения оплаты за оказанные услуги и реализованные товары? Как избавиться от «КАМАЗов» документации, при этом сэкономить миллионы рублей в год, а нужные документы находить за считанные минуты?

Задача 1. Меньше времени на получение оплаты за товары и услуги

Часто получение денежных средств за оказанные услуги или поставленные товары напрямую зависит от скорости доставки оригиналов документов до заказчика. Особенно если компании работают по системе постоплаты. Такова, к примеру, специфика рынка транспортно-логистических компаний, франчайзинговой модели бизнеса (оплата роялти), страхования (взаимодействие с агентами) и не только.

Внедрение электронного документооборота ускоряет получение оплаты и уже на реальных клиентах доказало свою эффективность. Приведу в пример проект, реализованный Synerdocs в одной из крупнейших страховых компаний России, – в СПАО «Ингосстрах».

Что сделали: Автоматизировали процесс обмена отчетами между страховой компанией и агентами. Агентский отчет теперь формируется в электронном виде и по умолчанию содержит в себе информацию о бонусе сотрудника на базе заключенных им договоров страхования. Также важно было исключить появление ошибок при оформлении отчетов. Для этого был выработан механизм:

1.   Страховая компания формирует отчеты и направляет их агентам в сервисе Synerdocs.

2.   Если данные верны, агенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью.

3.   На завершающем этапе отчеты заверяет своей подписью сотрудник страховой компании.

Какой результат получил клиент: СПАО «Ингосстрах» значительно сократило сроки выплаты вознаграждений своим агентам и продолжает подключать новых к сервису.

Подробнее об этапах проекта: «Автоматизация работы с агентами. Опыт Synerdocs в СПАО «Ингосстрах».

Задача 2. Уменьшение затрат на документооборот

Из опыта реализованных проектов можно сделать вывод, что затраты на документооборот складываются из нескольких частей (расходы на печать, отправку, обработку и хранение), при этом требуется время на занесение документов в систему и на исправление ошибок.

Для того, чтобы наглядно показать актуальность проблемы, решим самую простую задачу.

Дано: Документооборот компании N составляет 90 000 первичных документов и 10 000 прочих (договоры, письма и др.) в год.

Вопрос: Сколько сэкономит компания N при переходе на электронный вид взаимодействия с контрагентами?

Шаг1. Рассчитаем затраты на бумажный документооборот

* Себестоимость печати трех страниц формата А4 при 5%-ном заполнении, стандарт ISO/IEC 19752/19798. Включает стоимость листа бумаги.

** Расчет произведен с учетом того, что 10% документов отправляются c командировочными сотрудниками. Учтена отправка курьерскими службами (не более 10% от общего объема) и «Почтой России» (80%). Таким образом, средняя стоимость доставки при документообороте в 100 000 в год составляет 22,40 руб.

***Обработка документов рассчитывается исходя из средней часовой ставки сотрудника в 298 руб./час (с налогами). На обработку одного документа уходит 7,5 мин., что составляет 750 000 мин. на всю документацию. В денежном выражении совокупные затраты равны 3 727 500 руб. или 4,97 руб. на один документ.

Шаг 2. Рассчитаем расходы при электронном взаимодействии

Шаг 3. Делаем выводы

Экономия средств при электронном взаимодействии составила 3 927 000 руб. Это практически в 3 раза меньше чем при обмене документами в бумаге. А о стоимости отправки и содержания поговорим ниже.

Задача 3. Оперативный доступ к документам и экономичное хранение

Выше мы рассмотрели, как можно снизить издержки на документооборот, но не учли такую статью, как хранение.  Оно всегда подразумевает огромные площади, множество коробок и папок, где поиск одного конкретного документа превращается в целый квест.

Чтобы закрыть вопрос архива и километров пыльных стеллажей, переведите документы в электронный вид, начните использовать системы ЭДО – для внешнего и внутреннего документооборота. Увидите, работать с документами в едином информационном пространстве удобнее и быстрее:

●    Заводите скан-образы бумажных договоров, счетов, актов.

●    Согласовывайте входящие и исходящие документы (в т.ч. электронные).

●    Отправляйте их контрагентам за считанные минуты.

●    Отслеживайте сроки договоров и своевременно их продлевайте.

Приведу наглядный пример из опыта Nokian Tyres – мирового производителя шин, один из заводов которого находится во Всеволжске (Россия).

Что сделали: В компании объединили электронные и бумажные потоки документов, используя для автоматизации внутреннего документооборота систему DIRECTUM, а для внешнего обмена с контрагентами – сервис Synerdocs.

Какой результат получил клиент: Российское представительство Nokian Tyres практически полностью отказалось от работы с контрагентами в бумаге. Теперь у компании есть единый архив электронных и бумажных документов, разграничены права доступа, настроены замещения, а сотрудники всегда могут найти нужный документ за считанные минуты в системе.

Подробнее об этапах проекта: «Концерн Nokian Tyres: от внутреннего документооборота к внешнему обмену через Synerdocs».

Задача 4. Быстрая работа с корректировками и отсутствие потерь документов

Выставление исправлений и корректировок – трудоемкий и финансово затратный процесс, который часто сопровождается ошибками (в оформлении) и делает доставку более длительной. Из-за затягивающихся корректировок возникают задержки поступления средств за отгруженные товары и оказанные услуги. При электронном взаимодействии исправить, скорректировать документы и отправить их контрагенту можно в считанные минуты, при этом вы будете уверены, что «в пути» обойдетесь без потерь.

Компании обязаны хранить первичные учетные документы в течение установленного законом срока, однако не редки случаи их утери, порчи и даже кражи. Как следствие, главному бухгалтеру необходимо проделывать множество дополнительных действий: выявлять и документально подтверждать причины потери, информировать ИНФС о случившемся инциденте. Огромные силы уходят на то, чтобы восстановить документы в законодательно отведенные сроки. И завершающий «круг ада» – формирование регистра бухгалтерского и налогового учета и пересчет налогов. Если же восстановить не получается, приходится пересчитывать налоговые обязательства.

Обо всех этих проблемах можно забыть навсегда, внедрив систему электронного взаимодействия. Документы будут храниться в сервисе с обеспечением юридической значимости. Компрометация их невозможна благодаря использованию квалифицированной электронной подписи.

***

В данной статье я ознакомила вас с базовыми задачами, которые может решить сервис электронного документооборота Synerdocs. В следующей части рассмотрим, как можно сократить трудозатраты при приемке товара, упорядочить ведение договорной кампании, контролировать остатки по точкам продаж, и как сервис обмена ускоряет получение оплаты за товар с использованием договора факторинга, и конечно, приведем примеры реальных проектов.

Источник: Synerdocs