Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Государство и электронный документооборот

Часть 4. Электронная налоговая отчетность: особенности взаимодействия с ФНС

  0 комментариев Добавить в закладки

Партнёр проекта

Cервис обмена электронными документами Synerdocs

В рамках проекта «Электронный документооборот. Школа бухгалтера» эксперты уже рассказали о применении электронной подписи и о том, как перейти на ЭДО. Настало время узнать, как представить налоговую отчётность в электронном виде и можно ли предъявлять такие документы при проверках.

В этом выпуске: как отправлять документы в контролирующие органы, если в компании практикуется смешанный документооборот? И что нужно, чтобы подготовиться к камеральной и выездной проверкам ФНС.

Электронная подача налоговой отчётности и камеральная проверка

Самая горячая пора в бухгалтерии – отчётный период. Компании передают в ФНС налоговую декларацию, а также другие необходимые документы. На их основе представители контролирующего органа проводят камеральную проверку. Именно в ходе этой процедуры ФНС может истребовать дополнительный пакет документов.

Как это сделать? Есть 2 способа: в бумажном или электронном виде. Первым вариантом придётся воспользоваться всем компаниям, которые ещё не отказались от печати документов совсем. Второй способ подойдёт как тем, кто оцифровал документооборот по максимуму, так и тем, кто использует электронные документы вместе с бумажными.

Читаем Налоговый кодекс РФ. Из статьи 93 следует, что налоговая принимает документы, созданные в электронном виде и подписанные электронной подписью. При этом ФНС уточняет, в каком именно порядке можно их представить.

Всё зависит от того, в каком виде вы получили требование. Если оно поступило по почте, то необходимые электронные документы придётся выгрузить из учетной системы или сервиса обмена. Потом их нужно распечатать, заверить подписью и печатью.

Если же требование пришло через оператора ЭДО, то никаких проблем нет – обычно документы используются там в утвержденном формате XML, достаточно их просто выгрузить из сервиса обмена. Другая ситуация – нужные документы на бумаге. В этом случае их нужно отсканировать в .JPG или .TIF. Те же форматы используются для отправки неформализованных электронных документов.

И в первом, и во втором варианте потребуется опись, к которой должны быть прикреплены все истребуемые документы. Всё это формируется в один пакет, который нужно подписать квалифицированной электронной подписью и отправить в ФНС через сервис для электронной налоговой отчётности.

Представление электронных документов в ходе выездной налоговой проверки

Чётких правил, которые определяют порядок действий в таком случае, пока нет. Поэтому можно ориентироваться на действующие требования к процедуре с бумажными документами.

Налоговой службой разработаны рекомендации при проведении выездных проверок. Так, например, инспектор может:

  • проверить документ визуально – имеются и заполнены ли все необходимые реквизиты.
  • оценить, правильно ли произведён расчёт в первичке, учётных регистрах и отчётных формах;
  • выявить несоответствия документов нормам законодательства;
  • проконтролировать, достоверны ли предоставляемые организацией сведения о хозяйственных операциях.

Но что делать, если документы и в бумажном, и в электронном виде? Необходимо предоставить сотруднику налоговой средства – технические и программные, используя которые он сможет выполнить проверку документов.

На деле это означает, что инспектору нужен компьютер или другое устройство, с которого он сможет изучить электронные документы визуально. Понятно, что если они неформализованные, то можно выгрузить и показать их в формате .XLS, .PDF или .JPG. А если это формализованный документ, например, электронный счёт-фактура?

Выход есть – вы можете продемонстрировать его непосредственно в сервисе оператора ЭДО, который используете. Или в информационной системе, где отображается форма документа. 

Так выглядит в читаемом виде счёт-фактура, если смотреть прямо в сервисе Synerdocs:

Конечно, есть и второй способ. Любой XML-документ легко сохранить в PDF-формат. Правда есть одно «но» – так инспектор не сможет проверить электронную подпись. Придётся предоставлять и исходный, и исправленный вариант.

Не забывайте о средствах криптографической защиты информации и просмотра данных об электронной подписи. Они должны быть установлены на компьютере, который использует представитель ФНС в ходе выездной проверки.

 

«Рекомендую предоставить инспектору отдельный компьютер. Если потребуется показать электронный документ, то лучше сделать это в веб-версии сервиса обмена. Если опасаетесь, что проверяющий может заметить «лишние» документы, то обратитесь к оператору ЭДО – он создаст пользователя с ограниченным доступом к данным в системе. Так инспектор не сможет увидеть документы, которые вы не хотели бы представлять при проверке».

Александр Валеев, аналитик Synerdocs

 

 

А теперь коротко

Электронный документооборот в организации – давно не новость и уж точно не сюрприз для представителей ФНС. И электронная налоговая отчётность только стимулирует бизнес и госорганы отказываться от бумаг.

Другое дело – проверки. Если вас настигла такая беда, то придётся учесть нюансы представления электронных документов инспектору. Но их немного, и теперь вы их знаете.

 

Читать ещё:

 

Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal >>

 

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев