Часть 5. Хранение электронных документов

Оперативное и архивное хранение электронных документов Одно дело — организовать внутренний и внешний электронный документооборот, изучить все нюансы применения электронной подписи или сдачи налоговой отчётности в цифровом виде. И совсем другое — выстроить правильное хранение электронных документов.

В пятой статье проекта рассказываем, в чем разница бумажного и электронного архива. А также выясним, что делать тем, кто работает и с печатными, и с цифровыми оригиналами.

Хранение документов в электронном виде. Главные вопросы

С одной стороны, законодательством определены одни и те же правила — как для бумажных, так и для электронных оригиналов. Основные понятия и требования описывает ФЗ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».

С другой стороны, есть несколько важных моментов, которые нужно учесть при работе с документами в электронном виде.

Где хранить?

Во-первых, нужно подготовиться технически. Придётся решать, где именно хранить электронные оригиналы: локально, в облаке или на носителях. Последние, кстати, быстро «устаревают» и изнашиваются — через 5-10 лет может случиться и так, что вы не сможете сохранённый когда-то открыть акт или счёт. И вот мы подобрались ко второму вопросу:

Как воспроизвести?

Сохранить — это легко, но для ведения бухгалтерского архива недостаточно. Его нужно «прочитать» завтра, через месяц или 5-10 лет спустя. Плохая новость в том, что форматы постоянно меняются — недавно был.XLS, а теперь.XLSX. Плюс к тому утверждаются обязательные форматы для документов, которые переводят в статус «формализованные». Насколько быстро устареют те, что вы использовали до момента «икс»?

Важно: юридическое лицо несёт ответственность как за сохранность электронных документов, так и за их воспроизведение. В частности, такое требование содержится в ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте».

Как организовать длительное хранение электронных документов?

Закон требует хранить некоторые оригиналы более 50 лет. Что делать с ними? Какие меры нужно предпринять, чтобы документ можно было без проблем прочитать даже спустя полвека?

Подробнее о решении «Долговременный архив» Решений на рынке пока немного. На их фоне выделяется «Долговременный архив» от Directum — централизованное хранение всех документов в течение любого срока, установленного государством. При этом соблюдается легитимность процесса и их юридическая сила.

Способы хранения электронных документов

Рассмотрим самые популярные варианты, которые точно соответствуют требованиям законодательства.

Локально. На самом деле нет разницы, как именно получаете и потом работаете с документами. В этом случае вы просто сохраняете на жесткий диск своего компьютера или в специально выделенную папку в локальной сети.

Электронный архив. Речь о специально разработанных под эти задачи решениях. Как правило, их предоставляют в рамках ECM- и других систем.

Приятных моментов здесь уже больше. Во-первых, работать с документами в так намного комфортнее. Найти необходимый акт или договор можно в пару кликов. Если нужно оставить какой-либо документ в тайне от сотрудников, которым знать о нём не положено, можно ограничить права доступа.

При этом не нужно устанавливать другие программы. Система отобразит документ в читаемом виде и предоставит дополнительную информацию о нём. А сроки для разных видов документов реализуются автоматически.

Хранение документов в облаке. Вариант подходит компаниям, для которых покупка ECM-системы пока не по карману или не является первоочередной задачей.

Более того, хранить электронные оригиналы в облаке могут клиенты оператора ЭДО. Если ваша компания использует сервис обмена, то наверняка замечали — всё, что вы отправляли или получали, хранится прямо там же. И если под рукой будет интернет, то сможете с ними ознакомится — даже удалённо (дома, в отпуске и т. д.).

Часто операторы хранят документы, даже если абонент их об этом не просит. Обратная ситуация — дополнительные настройки облачного хранилища. Допустим, вам нужно изменить правила доступа к файлам или обеспечить какими-либо дополнительными гарантиями, придётся обратиться к провайдеру. Такие функции оплачиваются отдельно.

Сроки хранения документов

Как долго нужно хранить электронные документы, определяет законодательство. В частности, требования к срокам содержатся в ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте». Согласно закону первичные документы нужно хранить в течение 5 лет после года, когда их в последний раз использовали для отчётности.

Логичное наблюдение: чем значимее для государства (контролирующих органов) документ, тем дольше его необходимо хранить:

Архив и электронная подпись

Пока вы храните электронный документ, он должен иметь юридическую силу. На протяжении всего срока, что ему отведено государством. Главным гарантом его легитимности является электронная подпись.

Вопрос: что делать, если документ будет храниться ещё 2 года, а ваш сертификат подписи уже недействителен? Действительно, его выдают только на год. А сроки обеспечения сохранности зачастую намного больше.

Однако трагедии в этой ситуации нет. ФЗ № 63 «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

А если коротко

Закон определяет сроки хранения документов одинаково — что для бумажных, что для электронных оригиналов. Архив можно организовать прямо на жестком диске своего компьютера, в облаке (сервисе оператора ЭДО) или специализированном решении от разработчиков информационных и иных систем.

Какой вариант подойдет вашей компании, зависит от того нюансов — от необходимости обеспечить конфиденциальность коммерческих данных до желания ускорить процесс в работе с документами.

Читать ещё:

• Часть 1. Переход на электронный документооборот. С чего начать обмен с контрагентами?
• Часть 2. Электронная подпись в бухгалтерии
• Часть 3. Электронные бухгалтерские документы — факты, законы и важные нюансы
• Часть 4. Электронная отчетность в налоговую: особенности взаимодействия с ФНС
• Часть 6. Тренды. От маркировки товаров до электронного документооборота в грузоперевозках

Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal >>