Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Тренды, мобильность и контент в жизни

Цифровая трансформация и тренды электронного документооборота в бизнесе. Как выбрать систему

  0 комментариев Добавить в закладки

Непредсказуемый 2020-й заставил ИТ-руководителей пересмотреть свои стратегии. Многим пришлось заново оценить системы, внедрённые на предприятиях, и заняться поиском новых, более актуальных решений. В том числе для управления документооборотом, бизнес-процессами и контентом. Как правильно выбрать систему и какие тренды нужно учесть, рассказывает директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum Елена Истомина.

– Как меняются традиционные СЭД? Какая функциональность систем будет наиболее востребована в будущем?

– Первый тренд – стираются границы между классами систем (СЭД, ECM, BPM, CSP). Это идёт от потребностей заказчиков – нужно максимально эффективно закрыть задачи минимальным количеством систем. При этом не так важен их класс. А задачи заказчики ставят комплексные. Если это управление HR-процессами, то оно включает всё – от формирования приказа кадровиком и его согласования, ознакомления всеми сотрудниками с документами до заявки на кандидата или увольнение сотрудника. Если речь об управлении командировками, то в него входят их согласование, синхронизация с билетными сервисами, формирование авансового отчёта и его приём в бухгалтерии.

Второй тренд – интеллектуальность. Максимальное встраивание ИИ во все процессы: от уже элементарной классификации и выделения реквизитов документов до юридических проверок, автореферирования, автоматической подстановки ответственного и выбора маршрута согласования.

Искусственный интеллект никто уже не воспринимает как фантазию. Сейчас стоит вопрос: кто, что и насколько быстро сможет у себя реализовать и внедрить.

И третий тренд – полная цифровизация процесса до «последней мили». Если раньше обязательно использовали бумажные договоры с синей печатью, архивы хранились на материальных носителях, сотрудники подписывали кадровые документы авторучкой, то сейчас всё это переходит в полностью цифровой вид. И бумажный контент из него нужно убирать. Для этого в системах развиваются электронный обмен документами с контрагентами, инструменты для удалённой работы сотрудника – мобильные приложения, чат-боты, простые подписи, а также юридически значимое долговременное хранение документов.

– Чем отличаются современные системы ECM и BPM?

– Границы между ними стираются, и эта тенденция продолжится. Бизнес-процессы и документы неотделимы друг от друга, соответственно, уже сложно представить BPM-систему без управления документами, а ECM – без управления процессами.

Мы ушли от терминов (ECM и BPM – прим.ред.) и определяем Directum RX как интеллектуальную систему управления процессами и документами. Такая связка указывает на закрытие широкого спектра задач заказчика. Для нас важно наличие готового набора проработанных решений под расширяющиеся задачи. Поэтому в нашем портфеле регулярно появляются новые решения: для HR-процессов, ОЦО, а также личный кабинет сотрудника, управление проектами и т.д.

При этом «правильная» система должна быстро настраиваться и развиваться. И здесь речь необязательно про low-code. Клиентам в целом нужны простые и доступные инструменты настройки и быстрой разработки. Directum RX отвечает этим требованиям.

– Ваш совет для CDTO. Как правильно внедрять электронный документооборот? Каких ошибок нужно избежать?

– Ключевой момент текущих подходов к автоматизации – не «обрезать» процесс. Сразу оценивать документооборот и переводить в цифру от начала до конца, чтобы он стартовал и заканчивался в электронном виде, не прерывался на бумажный формат. А чтобы всё работало стабильно и удобно, как с бумагой, нужно хорошо продумывать интерфейсы и инфраструктуру для разных классов пользователей. Может быть, где-то отказываться от лишних этапов и ненужного контроля. Да, придётся менять привычки и методики. Нужно быть смелым, опережать законодательство или идти параллельно с его инициативами. Пример – эксперимент Минтруда по электронному кадровому документообороту, в котором сейчас участвуют наши клиенты.

Компаниям придётся преодолевать сопротивление пользователей изменениям. На практике чаще всего это юристы, бухгалтеры и руководители высшего звена.

– Действия CDTO после внедрения СЭД: о чём важно не забыть и как трансформироваться дальше? 

– После проекта внедрения важно выстроить непрерывность поддержки и развития системы.

При полной цифровизации критичность работоспособности ПО для бизнеса существенно повышается. Простой даже в 15 минут может обернуться огромными потерями для компании, поэтому требования по безопасности и отказоустойчивости системы становятся очень высокими. Необходимо продумать всё в плане инфраструктуры и сотрудников, которые её обслуживают. Должны быть свои службы и связь со второй линией более глубокой поддержки (для крупных корпораций – вплоть до вендора).

Небольшим компаниям, которые не уверены в своих силах или не могут самостоятельно обеспечить такую поддержку, рекомендуем переходить на облака. В этом случае стабильность на 99,9% обеспечивает уже поставщик системы. Поддержка – вроде бы, очевидный момент, но всё-таки про него не нужно забывать.

Другой ключевой момент – развитие. Бизнес не стоит на месте, и система должна успевать за его изменениями, не тормозить его, давать новые возможности. Нужна команда специалистов, ориентированная на развитие системы – центр компетенций. В ней должны быть аналитики, которые знают досконально возможности отдельных систем, способны оценить и понять изменения бизнеса и то, как они будут отражаться на ПО.

Иногда в компаниях забывают, что важен «владелец системы» верхнего уровня. Директор по цифровой трансформации должен быть тем, кто знает и сам бизнес, и как обеспечить поддержу его потребностей со стороны ИТ. Ему предстоит взвешенно принимать решение, в какой из систем реализовывать задачи или использовать внешние сервисы.

CDTO и его команда должны выстроить ИТ-экосистему предприятия, которая максимально закрывает задачи компании, поддерживая её устойчивый рост.

 

– Как рассчитать и обосновать экономический эффект от внедрения ECM-системы?

– Сколько лет компании занимаются автоматизацией, столько лет звучит этот вопрос.

Деньги на внедрение системы выделяются немаленькие. Считать, сколько бумаги мы сэкономим и сколько людей уволим, бессмысленно. Сейчас нет вопроса нужна ли система, проводить ли цифровую трансформацию процессов. Без таких изменений компаниям выжить уже невозможно.

Внедрение ECM-системы как станок для производства – никто не задаёт вопрос, нужен ли он. Нет его – нет продукции. Можно только сравнить, какой их нескольких станков будет эффективнее.

Критерии оценки эффективности системы во многом качественные, их сложно оценить в деньгах. Важно выбрать ту, в которой больше готовых решений. Правильная система лучше вписывается в инфраструктуру, имеет задел на будущее. Как мы говорили выше, важны факторы поддержки: специалисты по системе, лучшие условия помощи, доверительные отношения с партнёром или вендором.

Расчёт эффекта от цифровой трансформации в лоб не всегда имеет смысл. Конечно, посчитать экономию рабочего времени, например, при использовании ИИ, можно. Но важнее оказывается не то, что вы можете сократить сотрудников, а высвободившееся время. Например, можно расширить услуги или присутствие на рынке, не увеличивая штат.

Кроме того, эффект не только в том, что сокращаются затраты времени. Становится меньше рутины, работа сотрудников будет более интеллектуальной. Сейчас сложно найти людей на трудоёмкие и рутинные задачи.

Если раньше сотрудники были готовы часами переносить цифры из бумажек или одних систем в другую, то новое поколение просто не хочет этим заниматься.

Таким образом, экономический эффект нужно считать по-другому – в расчёте на возможность бизнеса развиваться и конкурировать на рынках продукции и труда. Именно поэтому директору по цифровой трансформации нужно быть на связи с бизнесом, ориентироваться на стратегические показатели совокупно, а не только на уменьшение затрат бумаги, человеко-часов или чернил для принтера.

Реальные кейсы цифровой трансформации – на конкурсе ИТ-проектов Directum Awards.

 

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев