Наверх

Для чего ритейлу юридически значимый документооборот?

Архив
Время чтения: 7 минут
9
Для чего ритейлу юридически значимый документооборот?

Договор поставки. Первичные документы и счета-фактуры. Документооборот по маркетинговым услугам.

Продолжаем серию статей на тему обмена электронными документами в сфере торговли. В прошлом материале вы могли узнать о разнообразии сервисов для обмена электронными документами, которыми ритейлеры активно пользуются уже сегодня. В этой статье аналитик и руководитель проектов Synerdocs Александр Валеев расскажет о том, какие преимущества дает ритейлу переход на юридически значимый электронный документооборот.

Сегодня на сферу ритейла оказывает воздействие совокупность неблагоприятных внешних факторов: волатильность национальной валюты, комплекс санкций и контрсанкций, сложности на кредитном рынке и другие проблемы. Повлиять на них мы с вами не в состоянии, но в наших силах улучшить некоторые внутренние процессы. Например, документооборот между участниками торговой деятельности – ритейлерами и поставщиками.

С бумажным документооборотом все понятно, процессы по нему выстраивались годами: договоры заключались, первичные документы и счета-фактуры выставлялись и отправлялись по почте. Зачем бизнесу переходить на электронные документы, если и так все работает? Однако давайте подумаем, какую цену платит ритейл за «бумагу»? Какие преимущества дает юридически значимый электронный документооборот (далее – ЮЗЭД) торговле? Может, в переходе на электронные документы все-таки есть смысл? Я попытаюсь ответить на эти вопросы, рассмотрев три самых распространенных процесса в ритейле: заключение договора поставки, поставку продукции, оказание маркетинговых услуг.

Договор поставки – начало начал

Сотрудничество поставщика и ритейлера начинается с заключения договора. Как это оформляется на бумаге? Когда партнеры географически удалены друг от друга, официальные документы могут доставляться днями и неделями. А если договор не подписывается с первого раза и обрастает новыми редакциями или протоколами разногласий, процесс затягивается. В моей практике известны случаи, когда заключение бумажного договора поставки затягивалось на несколько месяцев. При этом поставщик начинал отгрузку, основываясь на доверии к покупателю (!), еще до получения подписанного всеми сторонами документа.

Давайте теперь посмотрим, как можно существенно сократить время на согласование договора, если участники торговой деятельности используют сервис ЮЗЭД. Стороны экономят время не только на доставке оригиналов документов. Если кто-то из согласующих или подписантов отсутствует на месте, процесс не останавливается. Для того, чтобы подписать соглашение или вынести резолюцию, достаточно доступа в интернет и ключа электронной подписи (или мобильного телефона для использования облачной электронной подписи). Работать с электронными документами можно в любой точке мира, по крайней мере, в сервисе Synerdocs, благодаря наличию открывающегося в любом браузере веб-клиента, работа построена именно таким образом.

При правильном подходе электронные договоры заключаются в считанные дни. Вы, конечно, понимаете, что чем раньше поставщик и ритейлер заключат соглашение, тем раньше начнутся поставки и тем больше денег можно будет заработать сегодня. Так что заинтересованность в переходе на ЮЗЭД у торговых компаний должна быть высокой.

Узнайте подробнее, как автоматизировать документооборот в ритейле

Проза бизнеса: первичные документы и счета-фактуры

Ритейлеры обычно работают с большим объемом поставок, документооборот по которым соответствующий. При приемке товаров весь ворох бумажных документов приходится обрабатывать и вводить в учетную систему. Делать это вручную долго и трудоемко. Но иначе обработать бумажную первичку практически невозможно.

Пример из практики:

 

«Один из поставщиков федеральной торговой сети осуществлял поставку своей продукции в соседний регион, используя для доставки услуги посредника – местной транспортной компании. Время получения поставщиком своих экземпляров первички затянулось на две недели, и это при том, что срок оплаты по договору составлял 30 дней с даты приемки товара. Стоит отметить, что во время доставки неизбежно происходили нарушения тары, пересортица, потери. В результате необходимо было выставлять первичные документы вновь и отправлять покупателю (что также требовало времени). Данная проблема охватила почти 30 розничных торговых точек. В итоге поставщик ожидал оплату за поставленную продукцию 1,5-2 месяца вместо одного!»

Часто торговый бизнес сталкивается и с проблемой, когда бумажные документы теряются в пути или путаются по поставкам. Поставщики страдают от этого в первую очередь, так как в ст.8 ч.9 N 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации» говорится, что покупатель вступает в ответственность по оплате только после получения корректных документов по поставке.

В такой ситуации поставщик может использовать электронный обмен документами как инструмент, понижающий размер дебиторской задолженности. Плюс данного инструмента еще и в том, что в случае обнаружения ритейлером ошибок в электронных первичных документах, он сможет мгновенно уведомить поставщика об этом. Благо сервисы ЮЗЭД позволяют отправлять корректировки и уведомления в считанные секунды. Как видите, при наличии ЮЗЭД продавец может быстрее выставлять корректные документы, а покупатель оперативнее оплачивать поставку. Представьте, сколько бы времени поставщику пришлось ждать первичку, если бы ритейлер отправил ее с экспедитором…

Хочу отметить, что участники торговой деятельности могут формировать и обрабатывать электронные документы в своих учетных системах. Это не только позволяет сокращать издержки на бумагу, снижать трудоемкость обработки, но и повышает скорость продаж. А использование электронных счетов-фактур еще и помогает ритейлеру оформлять своевременные вычеты по НДС. Наверняка не нужно объяснять выгоду своевременных вычетов для компаний с большим объемом товарооборота.

Повышая КПД. Документооборот по маркетинговым услугам

Есть еще один любопытный момент в работе ритейла – оказание так называемых маркетинговых услуг.

Суть в следующем: в ст.9 ч.11 N 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации» говорится о том, что ритейлер может оказывать поставщику услуги по продвижению товаров. Многие торговые компании этой возможностью пользуются – предоставляют такой сервис. С точки зрения документооборота все стандартно: заключается договор оказания услуг, выставляются акты выполненных услуг и счета-фактуры. Но оказание маркетинговых услуг не является основной деятельностью ритейлера, поэтому ритейл должен быть заинтересован в снижении издержек на обременительный «нетоварный» документооборот со своими поставщиками.

Немаловажен и тот факт, что дополнительные услуги, оказываемые поставщикам, являются объектом пристального внимания контролирующих органов. Перевод документов в электронный вид и использование сервисов ЮЗЭД позволяет повысить прозрачность сделок и облегчает бухгалтерам представление первички по требованию ФНС. Подробно о том, как работать с электронными бухгалтерскими документами, уже писала моя коллега Анастасия Щепина. Рекомендую ознакомиться с ее материалом «Электронные документы - факты, законы и важные нюансы».

Заключение

Как видим, в ритейле есть сложности по части документооборота. Просто стороннему зрителю они незаметны. Тем не менее долгие согласования и исправления, невозврат документов, медленная приемка товара, высокие издержки и трудоемкость обработки бумажных документов имеют место быть. И по моему опыту, страдает от них, в первую очередь, бизнес поставщиков и покупателей.

Каким я вижу решение перечисленных проблем? Переход на электронный обмен документами. Данный шаг позволит снизить задолженности, издержки и повысит скорость продаж. Умножьте этот эффект на масштабы бизнеса в ритейле и снова задайте себе вопрос – «для чего ритейлу юридически значимый электронный документооборот?».

Рекомендуем запись онлайн-семинара «Магазин без бумаги: ритейл переходит на электронные документы»:

Источник: Synerdocs

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 9

Как видите, при наличии ЮЗЭД продавец может быстрее выставлять корректные документы, а покупатель оперативнее оплачивать поставку.

Александр, как Вы помните, возникает еще задача проверки сетью выставленных поставщиком документов. Сможете рассказать (не выдавая коммерческих секретов, разумеется) про сценарии проверок, с которыми вам приходилось встречаться на проектах?

Сергей Бушмелев 13 апреля 2016 20:37
Александр, как Вы помните, возникает еще задача проверки сетью выставленных поставщиком документов. Сможете рассказать (не выдавая коммерческих секретов, разумеется) про сценарии проверок, с которыми вам приходилось встречаться на проектах?  

Вкратце, все сводится к тому, что ритейлер проверяет поступившие документы на соответствие:

1. "Заявке на поставку" или "Заказу", сформированными самим ритейлером. В данном случае сверка производится автоматически, в информационной системе.

2. Фактически принятому товару. Вот здесь кроются нюансы и у всех происходит по разному. В идеальном случае ритейлер осуществляет приемку сразу при получении партии товара, используя штрих-коды.

Это общий, верхне-уровневый сценарий. Особенности есть у всех. 

ритейлер проверяет поступившие документы на соответствие: 1. "Заявке на поставку" или "Заказу"

Да уж, как ваши клиенты без EDI мучаются! :) Если внедрен EDI, то еще на стадии отправки подтверждения заказа или уведомления об отгрузке можно провалидировать его относительно заказа. То есть сеть поставщик не сможет отправить подтверждения заказа или уведомления об отгрузке, если попытается выйти за рамки заказа.

По поводу проверки относительно принятого товара - тут тоже есть масса вариантов и сценариев. Проверка может производиться и в EDI, и в сервисе ЭДО. Единого рецепта нет, все дело в том. как у сети организованы бизнес-процессы и как интегрируются информационные системы.

Сергей Бушмелев 15 апреля 2016 11:45
 Да уж, как ваши клиенты без EDI мучаются! :) Если внедрен EDI, то еще на стадии отправки подтверждения заказа и уведомления об отгрузке можно провалидировать его относительно заказа. То есть сеть даже не будет начинать принимать товар, если поставщик попытается выйти за рамки заказа. 

А кто сказал, что все они не используют EDI? На самом деле, Вы описали идеальную картину, которая разбивается об дисциплину поставщиков, которые в EDI-сообщениях и первичке указывают одну номенклатуру по-разному.

А кто сказал, что все они не используют EDI?

В оригинальной статье не упоминался EDI. Я понимаю, что в сценариях заключения договоров на поставку и выставления сетью документов по маркетинговым услугам чаще всего достаточно просто сервиса ЭДО. Но, когда речь идет об документообороте по поставкам, и мы говорим про "реальные" торговые сети, а не интернет-магазины, то, для полноты картины, все же стоит упомянуть интеграцию ЭДО с EDI.

Раз упоминания EDI не было, то выводов, на мой взгляд, можно сделать два: 1) в ваших проектах не было интеграции с EDI, 2) статья описывает только какой-то частный, а в случае, если мы говорим про ритейл уровня хотя бы региональных сетей, малораспространенный сценарий.

идеальную картину

В случае интеграции ЭДО и EDI такой проблемы может не возникнуть вообще :)

Сергей Бушмелев 15 апреля 2016 12:18
В оригинальной статье не упоминался EDI. 

Так статья конкретно про ЮЗЭД :)

Сергей Бушмелев 15 апреля 2016 12:18

 В случае интеграции ЭДО и EDI такой проблемы может не возникнуть вообще :)

Можно подробнее, как интеграция ЭДО с EDI влияет на дисциплину контрагентов?
В теории все правильно, но на практике недостаточно одних только технических решений.
интеграция ЭДО с EDI влияет на дисциплину контрагентов

Например, документы ЭДО генерируются на основе сообщений EDI и наоборот. Никакой теории, голая практика :)

Сергей Бушмелев 15 апреля 2016 12:48
интеграция ЭДО с EDI влияет на дисциплину контрагентов Например, документы ЭДО генерируются на основе сообщений EDI и наоборот. Никакой теории, голая практика :)  

Вот вам моя голая практика: даже имея такую возможность, некоторые контрагенты ею не пользуются.

Итог: не может ритейлер полностью отказаться от контроля входящей первички.

даже имея такую возможность

По крайней мере, крупные торговые сети сами выставляют поставщикам требования к документам, и в интересах поставщиков  - им соответствовать. Возможность работы с сетью - лучший стимул для самодисциплины :) Возможно, в небольших сетях возникают ситуации, про которые Вы говорите.

не может ритейлер полностью отказаться от контроля входящей первички.

но, используя грамотно выстроенную интеграцию EDI и ЭДО, можно сделать этот процесс гораздо более эффективным. И мы это делаем.

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь