Переход ритейла на электронный документооборот с поставщиками. Сложности, примеры, перспективы.

Александр Рогозный, генеральный директор компании Avis Expert отмечает, что долгое время тема юридически значимого межкорпоративного документооборота не двигалась с мертвой точки из-за отсутствия достаточной практики взаимоотношений с налоговой службой и между контрагентами. Сейчас такая практика постепенно появляется и последний год мы наблюдаем резкий рост интереса со стороны ритейла (как сетей, так и крупных интернет-магазинов) к этой теме.

Основные преимущества технологии – во-первых, значительное сокращение стоимости передачи документа (со средних 30 рублей до 4-6 рублей за документ). Во-вторых – радикальное ускорение работы с документами – они отправляются бухгалтером непосредственно из учетной системы, моментально передаются контрагенту, полностью исключены потеря, порча и другие человеческие факторы. Также значительно ускоряется подготовка документов к аудиторским и налоговым проверкам – все истребуемые документы можно выгрузить из системы за считанные минуты.

Основные сложности, с которыми сталкиваются компании – отсутствие полноценного роуминга между всеми операторами ЭДО. Это приводит компании к необходимости подключаться к нескольким операторам или к ведению рутинных переговоров с каждым поставщиком с целью замотивировать его с одним сервисом. Некоторые ритейлеры фиксируют работу в сервисе ЭДО как жесткое условие сотрудничества с поставщиками.

Павел Овчинников, Synerdocs: Переход на обмен юридически значимыми электронными документами в ритейле – это закономерный этап в развитии культуры торгового бизнеса в целом. Ритейл, как показывает практика, технологически емкая отрасль, которой постоянно приходится отвечать на рыночные вызовы. А если взять сектор e-commerce, то его представители (интернет-магазины) вообще могут называться полноценными ИТ-компаниями, в которых бизнес и технологии представляют собой единое целое.

Переход на электронные документы в ритейле позволяют не только решить классические проблемы обмена, которые для отрасли не уникальны и в основном упираются в хранение бумаги и длительные корректировки и исправления сопровождающих поставку документов. Перспектива уходит глубже в культуру бизнеса: многообразию систем взаимодействия не хватает обмена юридически значимой информацией, который может быть обеспечен за счет использования операторов ЭДО.

Крупная торговая сеть использует в работе EDI-сервисы, порталы поставщиков с личными кабинетами, различные CRM-системы и учетные системы. В каждом узле генерируются документы, связанные как с основной, так и с хозяйственной деятельностью компании. Это огромные массивы документов, с которыми надо уметь эффективно работать, хранить и предоставлять в контролирующие или регулирующие органы. И эту задачу могут взять на себя операторы ЭДО, выступая как интеграционная платформа и универсальное средство взаимодействия между торговыми компаниями, их поставщиками, покупателями и органами власти.

Виктория Сорочинская, OSG Records Management дополняет: в работе с поставщиками зачастую приходится срочно найти и предоставить какой-либо документ – договор, счет, товарная накладная, акт приемки-передачи, протокол разногласия. И, если его нет под рукой и неизвестно, где он находится, компания понесет потери – в прибыли и доле рынка.

Использование «облачных технологий» в оптовых и розничных сетях сохраняет до 60% средств, посредством решения таких вопросов – как хранение, учет и уничтожение бумажного вида документа. Внедряя электронное управление данными, ритейл оптимизирует рабочее время сотрудников и создает прозрачную систему общения с внешними подрядчиками.