Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Делопроизводство и канцелярия

Электронное делопроизводство и электронный документооборот. Преимущества цифровизации

  4 комментариев Добавить в закладки

Если компания до сих пор применяет устаревшие технологии в делопроизводстве, это плохой знак. Причём не только для руководителя, но и для всех сотрудников. Бумажные процессы доставляют массу неудобств. Чтобы избавиться от них, достаточно перейти на электронное делопроизводство.

Современные компании используют электронное делопроизводство и электронный документооборот. И это их явное конкурентное преимущество на любом рынке. Цифровизация помогает ускорить процессы компании, сделать их прозрачнее и тем самым повысить эффективность управления.

Переход на безбумажное делопроизводство обычно окупается быстро – за несколько месяцев. При этом экономический эффект сохраняется на годы вперёд.

Читайте в этой статье:

  • в чём заключаются преимущества электронного документооборота в системе управления предприятием;
  • с какими системами можно перейти на безбумажное делопроизводство.

Преимущества электронного делопроизводства

Цифровизация – это уже не тренд, а необходимость в бизнесе. Сегодня сложно представить успешную компанию, которая ещё работает исключительно с бумажными документами.

Основные понятия электронного документооборота, схемы и кейсы – в специальном разделе ECM-Journal.

Делопроизводство касается корреспонденции, распорядительных и организационных документов в компании. Рассмотрим основные преимущества цифровизации подробнее.

Быстрая регистрация и обработка документов

Современные решения позволяют сделать это в два клика, без ручного ввода данных. Чтобы обработать и занести входящий документ в информационную систему компании, достаточно просто отсканировать бумажный оригинал или нажать на кнопку в почтовом клиенте. Если компания ведёт электронный документооборот с контрагентами, то документ можно перенести в систему прямо из сервиса обмена.

Но и это ещё не всё. Умные инструменты уже автоматически заполняют все реквизиты входящих документов. Исходящие можно отправить, не вставая со стула – через сервис обмена электронными документами. В результате делопроизводитель тратит меньше времени на рутинные операции и может заняться чем-то более интересным.

Регистрация документов в электронном делопроизводстве проходит быстрее на 30-50%*.

Удобно руководителю

Представим ситуацию: начальник должен срочно изучить входящий документ, вынести решение по нему или передать в работу другому сотруднику. Но он не может приехать в офис. Если документ на бумаге, придётся ждать.

Если в компании уже используют электронное делопроизводство и электронный документооборот, всё становится намного проще. Руководитель может подключиться к системе через веб-доступ или мобильное приложение. Не посещая офис, он не только рассмотрит, но и подпишет документы, вынесет по ним резолюции и распоряжения.

Благодаря цифровизации растут эффективность управления и дисциплина работников. Выданные поручения по документам руководитель может отследить онлайн. Так легче проконтролировать ответственных и выявить просроченные задания.

Проще ознакомить сотрудников с документами

Электронное делопроизводство позволяет ускорить этот процесс в 2-3 раза*. Все распоряжения, приказы и другие организационные документы в электронном виде приходят сотрудникам одновременно. В системе можно всегда отследить, кто уже открыл и прочитал приказ, а кто ещё нет.

Если у сотрудника нет доступа к компьютеру, то ознакомить его с электронным документом можно через чат-бот в Telegram, Viber или другом мессенджере.

Нужный документ найдётся за пару минут

Чтобы отыскать его, нужно только ввести реквизиты. Также можно найти документ по тексту, который содержится в нём. При этом риск потерять оригиналы сводится к нулю – в системе отображается информация, где именно они хранятся.

Безбумажное делопроизводство ускоряет поиск документа в 6-12 раз*.

Организация электронного делопроизводства

Итак, скорее всего для организации электронного делопроизводства вам потребуются:

  • Система электронного документооборота (СЭД). Позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).
  • ECM-система. Функционал и применение шире, чем у СЭД. ECM (Enterprise Content Management) в переводе звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила хранения и т.д.
  • Система управления бизнес-процессами (BPM). Приоритет в данном случае – не документ и связанные с ним данные, а процессы в компании. Объектом оптимизации становятся операции и лица, ответственные за их выполнение.
  • Система электронного архива. Обеспечивает физическое хранение электронных копий документов. Чаще всего представляют собой клиент-серверные базы данных.
  • Другие системы, сервисы, приложения и т. д. Чаще применяют по индивидуальным потребностям компании, а также исходя из её отраслевой принадлежности.

Какая именно система или решение вам подходит, придётся определить заранее. Именно поэтому цифровизация делопроизводства, как и любого другого направления, начинается с анализа текущих процессов в компании. Эксперты выявляют, в каких именно кейсах необходима оптимизация и что для этого потребуется.

Параллельно аналитики могут выявить операции, от которых можно отказаться совсем. Причём сделать это можно согласно законодательству, о чём делопроизводитель может не знать. Хотя это уже совсем другая история.

*Расчёты проведены компанией Directum и основаны на результатах проектов внедрения

 

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (4)
Тимур никитин 23 июля 2020 г. 10:37  

Если говорить об упрощении процесса менеджмента в рамках использования корпоративных информационных систем, то будет не лишним упомянуть еще один класс КИС - СPM (не путать с CRM!). Corporate Performance Management - система управления эффективностью предприятия. Существуют разные вариации этой системы, но, по большому счету, все они нацелены на решение двух крупных задач области менеджмента: улучшение управления эффективностью финансовых процессов компании и управление эффективностью в рамках компании в целом.

Павел Кутявин 28 июля 2020 г. 11:23  

Здравствуйте! Спасибо за интересную статью.

Не совсем понятен раздел про организацию электронного делопроизводства. В разделе написано, что для организации электронного делопроизводства потребуется целый зоопарк систем - СЭД, ECM, BPM и т.д. Хотелось бы узнать для чего нужно это многообразие, так как из опыта могу сказать, что управлять таким пулом систем непростая задача и это может только усложнить процессы из-за необходимости взаимодействия нескольких систем. К тому же нормальная ECM система уже и так содержит в себе и функционал от СЭД, и функционал от BPM, и функционал электронного архива. То есть может закрывать собой задачи нескольких описанных в разделе систем, что автоматически подталкивает нас к использованию одной лишь ECM-системы.

Координатор ECM-Journal 28 июля 2020 г. 13:39  

 

Не совсем понятен раздел про организацию электронного делопроизводства.

Павел, речь в статье как раз идёт о выборе между системами. Смысла устанавливать все указанные, конечно, нет.

Наталия Бендерская 31 июля 2020 г. 17:47  
Читайте в этой статье: в чём заключаются преимущества электронного документооборота в системе управления предприятием;

Стоит отметить важность автоматизации договорной деятельности в организации.
Перевод в электронный вид позволит:

  • ускорить процесс согласования договорных документов;
  • видеть актуальный статус согласования (у кого находится, какие есть замечания для доработки);
  • контролировать сроки выполнения этапов согласования;
  • быстро найти договор и связанные с ним документы в системе;
  • вести учет договорных документов и возможно анализировать результаты договорной деятельности.
Сейчас обсуждают
Больше комментариев