Делопроизводство в электронном виде. Мифы и правда

Чтобы перейти на электронное делопроизводство, одного решения недостаточно. Нужно подготовиться технически и морально – всё-таки отказаться от бумажных процессов довольно непросто. Особенно когда вокруг столько «страшилок» о том, что делопроизводство в электронном виде может навредить компании или усложнить жизнь сотрудникам.  

Миф 1. Системы электронного делопроизводства – это дорого  

Неважно, какое ИТ-решение компания выберет для организации электронного делопроизводства, главное – сделать это с умом. Если систему подобрали верно, учитывая только реально необходимый функционал и потребности бизнеса, то деньги вернутся очень быстро.

Важный плюс перехода на электронное делопроизводство – сокращение трудовых издержек. Современные решения избавляют от бумажной рутины и канцелярских расходов, значительно упрощая регистрацию и обработку корреспонденции.

Теперь чтобы внести входящий документ в информационную систему и отправить ответственному сотруднику, требуется не 15 минут, а намного меньше времени. Интеллектуальные сервисы могут сделать большую часть работы за человека – понадобится лишь скан-копия документа. В среднем регистрация корреспонденции с внедрением современных систем ускоряется в два раза. При этом делопроизводитель может использовать освободившееся время для других, более важных задач.

Миф 2. Организация электронного делопроизводства – это сложно

Далеко не всегда бывает так. Главное – помнить, что приобретение системы для цифровизации делопроизводства – это только первый шаг. Покупая новое ПО, нужно выполнить пять нехитрых действий:

• выяснить у поставщика про особенности внедрения его системы, какой опыт и какие услуги он готов оказать;
• чтобы переход на электронное делопроизводство прошёл гладко, определить ответственных сотрудников и зафиксировать сроки внедрения;
• выделить ресурсы на обучение сотрудников работе с системой, назначить ответственное лицо за сопровождение и администрирование;
• быть готовым к изменениям в бизнес-процессах;
• получить поддержку от руководства – без его содействия организовать цифровизацию в делопроизводстве будет сложно. 

Важно использовать опыт и экспертизу разработчика или поставщика системы. Консультанты и бизнес-аналитики подскажут, какие именно процессы требуют вмешательства и в каких кейсах оптимизация может быть излишней.

Миф 3. Делопроизводство в электронном виде – это неудобно

Чем больше процессов в компании проходят в автоматическом режиме, тем проще и удобнее сотрудникам. В идеале цифровизация приводит к максимальному комфорту пользователей.

Делопроизводители могут не только исключить какие-то рутинные задачи, но и экономить время на поиске нужных документов. Достаточно ввести реквизиты в системе, которая используется для организации электронного делопроизводства. Более того, можно отыскать документ по его тексту. Шансов потерять исходники практически нет – информация о том, где они хранятся, отображается в системе. Прозрачным становится и движение документов в компании – всегда известно, где и на какой стадии жизненного цикла они находятся.

Изменения упрощают жизнь не только рядовым сотрудникам, но и руководителям. Чтобы срочно изучить входящий документ и вынести решение по нему, не нужно находиться на рабочем месте. Достаточно иметь доступ к системе с домашнего компьютера или смартфона, и тогда можно отправить полученный документ исполнителю или подписать его с помощью электронной подписи.

Цифровизация позволяет повысить эффективность управления коллективом, добиться максимальной дисциплины сотрудников. При этом электронное делопроизводство в 2-3 раза ускоряет процесс ознакомления с документами. Только что подписанный приказ в электронном виде гарантированно будет доставлен всем сотрудникам компании, причём одновременно.

Миф 4. Электронное делопроизводство – это для других

Так можно думать, только если вы не считаете свою компанию современной. Электронное делопроизводство уже давно стало конкурентным преимуществом на рынке, игнорировать его – явный антитренд. 

Отказ от бумаг и их обработки напрямую влияет скорость остальных бизнес-процессов.  Ускоряется информационный поток – становится быстрее и качественнее обслуживание клиентов, совершенствуется взаимодействие с контрагентами. Благодаря электронному документообороту растёт оборачиваемость активов, повышаются возможности для гибкого маневрирования и быстрой реакции на колебания спроса.