Правила делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. Какие они сейчас

Новые правила делопроизводства для госорганов действуют уже год. Однако на практике их применяют не все. Что изменилось и как на самом деле нужно вести делопроизводство, рассказываем далее.

27 декабря 2019 года Министерство юстиции зарегистрировало приказ № 71 от 22.05.2019 Федерального архивного агентства, который утвердил новые правила делопроизводства в государственных и муниципальных органах власти. Эти правила заменяют предыдущие от 2009 года, в которые дважды вносились изменения — в 2011 и 2016 годах.

Рассмотрим основные изменения, которые были внесены за 10 лет, и объём которых увеличился в 10 раз.

Основные понятия — глава II

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» О чём речь: Глава содержала термины и их определения, которые использовались в правилах.

Стало: Глава исключена. Термины, которые используются в правилах, и их определения описаны в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Создание документов в федеральном органе исполнительной власти (глава III)

О чём речь: В отдельной главе указывались требования к оформлению документов, например, формату листов бумаги и размеру полей документа. А также перечислялись реквизиты документов, создаваемых в деятельности госорганов.

Стало: Правила не содержат подробного описания, теперь в главе II ссылаются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов в части:

• требований к бланкам документов (п. 2.6);
• составу реквизитов документов и их оформлению (п. 2.7).

Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти (глава IV)

О чём речь: В документообороте госоргана выделяются следующие документопотоки: входящий, исходящий и внутренний.

Входящий документопоток в отличии от других в правилах был расписан более подробно с выделением этапов процесса: первичная обработка, регистрация, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение и помещение в дело.

Стало: В главе III новых правил более подробно описан процесс организации документооборота в государственных органах, органах местного самоуправления, в том числе подготовка и согласование проектов документов с привязкой к использованию СЭД.

Деятельность, связанная с обращениями граждан, дополнена подробностями работы с таким видом поступающих документов и ссылкой на 59-ФЗ «‎О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти (глава VI)

О чём речь: Очень кратко описывалась работа с электронными документами в СЭД:

• создание, обработка, хранение;
• использование ЭП для подписания электронных документов;
• передача электронного документа на рассмотрение, исполнение или хранение с его регистрационными данными;
• систематизация исполненных электронных документов в дела. Указание в номенклатуре дел, что такие дела ведутся в электронном виде;
• хранение электронных документов в течение сроков, предусмотренных для аналогичных бумажных документов.

Стало: Новые правила делают больший упор на работу с электронными документами. Все главы содержат информацию о работе с ними.

Например, указано, что электронные документы, создаваемые в госорганах и направляемые в другие, должны подписываться усиленной квалифицированной подписью с отсылкой на 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 2.10).

Кроме того, перечислены сведения о документе, которые нужно указать в электронно-регистрационных карточках (ЭРК) при занесении в СЭД входящих, исходящих, внутренних документов, а также обращений граждан.

СЭД должна содержать справочники и классификаторы, которые необходимы для внесения сведений о документах. Например, типы связей, корреспонденты, номенклатура дел и т. д.

Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления (глава V)

О чём речь: Даётся определение, что такое «документальный фонд», и описывается процесс разработки номенклатуры дел. А также дальнейшая работа с делами, сформированными в соответствии с номенклатурой дел.

О передаче дел в архив написано скудно и даётся отсылка к документам федеральных органов исполнительной власти в области архивного хранения.

Стало: В правилах от 2019 года информация о документальном фонде госорганов разделена на две главы: «VI. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления» и «VII. Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения»

В главе VI очень подробно описывается процессы работы с номенклатурой дел. Например, номенклатура составляется в трёх экземплярах, но в качестве рабочего экземпляра используется копия утверждённой номенклатуры дел. Вновь созданным подразделениям или реорганизованным структурным подразделениям даётся срок в 1 месяц для разработки номенклатуры дел по своему подразделению.

В главе VII описывается процесс проведения экспертизы ценности документов, которая определяет дела к уничтожению либо передаче на хранение в архив.

В правилах 2009 года совсем не упоминался контроль исполнения документов и поручений — один из важных этапов документооборота. В новых правилах для него выделена глава «V. Контроль исполнения документов (поручений)». В главе описывается, кто ведёт контроль, сроки исполнения и какие документы ему подлежат.

Делаем выводы

Как мы видим, правила за 10 лет претерпели значительные изменения. Часть информации представлена в сжатом виде, но при этом есть ссылки на нормативно-правовые акты, где она очень подробна описана. Также учитываются новые реалии. Например, больше внимания уделено работе с документами в электронном виде.

Можно отметить, что требование распечатки документов в правилах нет, то есть раньше допускалась работа в электронном виде, а теперь — бумажная.

Традиционно на эти правила ориентируются и коммерческие компании — как на «отраслевой стандарт», так что можно сказать, что тихая антибумажная революция свершилась. Вероятно, следующие правила будут говорить о бумажных документах как об исключительно редкой для делопроизводства ситуации.