Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Отраслевые особенности в документообороте

Как перейти на электронный документооборот? Инструкция для интернет-магазина

  5 комментариев Добавить в закладки

На удалённую работу из-за коронавируса в 2020 году перешли многие отрасли. В их числе онлайн-ритейл. Владельцы интернет-магазинов осознали: взаимодействовать с контрагентами по старинке уже нельзя – нужны программы удалённой работы. Именно так возрос спрос на сервисы для обмена электронными документами.

Ритейлеры всё чаще отказываются от бумажного взаимодействия с поставщиками. Почему они активно переходят на электронный документооборот (ЭДО) именно сейчас, вполне понятно – из-за режима самоизоляции многие столкнулись с невозвратом или потерями счетов, актов и других важных документов. К тому же избавиться от бумаг оказалось очень просто.

Как подключить ЭДО. Всего три шага

Чтобы настроить обмен электронными документами с поставщиками, вам понадобятся интернет и электронная подпись (ЭП) – подойдёт та, что вы используете для сдачи налоговой отчётности. Если её нет, то получите подпись в любом удостоверяющем центре. Сегодня сделать это можно, даже если вы находитесь дома. Представитель удостоверяющего центра приедет к вам – нужно лишь договориться заранее и подготовить СНИЛС, паспорт, доверенность на право подписи, заявление на выпуск сертификата.

Заказать ЭП можно и через оператора ЭДО, в сервисе которого вы планируете обмениваться электронными документами. Можно попросить выдать облачную подпись – чтобы использовать её, не нужно устанавливать дополнительные программы.

Теперь можно подключаться к безбумажному обмену. Для этого:

  • пройдите регистрацию на сайте оператора;
  • загрузите сертификат ЭП;
  • настройте рабочее место (это делается автоматически).

Теперь осталось изучить инструкции. При этом вы уже сможете подписывать и принимать электронные документы от поставщиков. Если хотите ещё и отправлять документы в сервисе, то придётся оплатить тариф – для этого обратитесь к своему оператору ЭДО.

Для чего ещё ритейлеру нужен сервис обмена?

Допустим, вы уже подписываете и отправляете электронные документы в сервисе. Но в обмене участвуют не все поставщики. Что делать? Расскажите всем контрагентам, что теперь не используете бумагу – пусть они присоединятся к обмену с вами. Оповестить их можно прямо из сервиса. Например, такую функцию предлагает Synerdocs.

С помощью сервиса обмена можно ускорить не только документооборот, но и процессы в онлайн-ритейле. Например, приёмку товара. Если поставщик и магазин используют ЭДО, то они могут работать с ТОРГ-12 в режиме онлайн. Накладная будет подписана и доставлена за считанные минуты. Когда сам товар поступит на склад, останется лишь проверить его на качество и количество, а потом оформить приёмку в 1С или другой учётной системе. И сразу после этого интернет-магазин может выставить позиции на продажу – разместить на сайте.

В то же время поставщик практически сразу после доставки может получить оплату за товар. Никакой волокиты с бумагами не будет. Все документы отправляются, подписываются и доставляются в пару кликов.

И наконец, в электронном виде ускоряется работа с расхождениями и корректировкой первички и других документов. Если вы обнаружили ошибку или различия с фактически доставленным товаром, придётся оформить акт ТОРГ-12 – как и в случае с бумагой. Но только в электронном виде ваш контрагент узнает о расхождениях молниеносно. Достаточно лишь подписать соответствующую накладную ТОРГ-12 и приложить ТОРГ-2.

Как видите, программы и сервисы для удалённой работы помогают не только самим интернет-магазинам, но и их контрагентам. Максимум выгод обе стороны получают всегда, даже если они вынуждены трудиться за пределами офиса.

 

 

Источник: E-pepper.ru

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Григорий Меньших 22 мая 2020 г. 16:08  

Отличная статья, спасибо.

Хотел уточнить по следующему моменту:

 

С помощью сервиса обмена можно ускорить не только документооборот, но и процессы в онлайн-ритейле. Например, приёмку товара. Если поставщик и магазин используют ЭДО, то они могут работать с ТОРГ-12 в режиме онлайн. Накладная будет подписана и доставлена за считанные минуты. Когда сам товар поступит на склад, останется лишь проверить его на качество и количество, а потом оформить приёмку в 1С или другой учётной системе.

Я правильно понимаю, что в описанной ситуации у курьера, который доставляет товар, не будет доступа к передаточным документам? Все будут проходить онлайн, через сервис обмена?

Но как в таком случае как же проверки на дороге? Доблестными сотрудниками ДПС. У курьера все же должен быть какой-то документ.

Спасибо.

Евгения Герасимова 25 мая 2020 г. 10:27  

Как правило, при перевозках товара используют транспортную накладную или товарно-транспортную накладную, которые в свою очередь распечатывают (по одному экземпляру) и предъявляют сотрудникам ГИБДД при необходимости. После перевозки распечатанные экземпляры уничтожают.

Григорий Меньших 29 мая 2020 г. 07:46  

Евгения, спасибо за ответ!

Т.е., все же, без бумажного экземпляра не обойтись.

Хотел уточнить, а разве нет еще какого ни будь электронного решения позволяющего не применять бумажные экземпляры при перевозке, разрешенные на законодательном уровне?

Не обязательно внедренного в использование, может имеется какой-то прототип решения?

Евгения Герасимова 29 мая 2020 г. 07:53  

К сожалению, пока нет. Если хотим действовать по закону, должны предъявлять бумажный экземпляр. Так себе вариант, конечно. Поэтому с нетерпением ждем, когда завершится эксперимент Минтранса, ведь по его итогам законодатели могут, наконец, признать электронную транспортную накладную формализованным документом и тогда уже водителям не придется возить с собой бумажку для инспекторов ГИБДД .

Сейчас обсуждают
Больше комментариев