Электронный кадровый документооборот: как и куда движемся?

Курс государства на цифровизацию затрагивает многие сферы. Перевод кадровых документов в электронный вид — уже вопрос времени. Перемены коснутся не только трудовых книжек и трудовых договоров, но и в целом всего юридически значимого документооборота.

О тенденциях в области электронного кадрового документооборота порталу Клуб ТК рассказала Евгения Сарварова, бизнес-аналитик DIRECTUM.

Что на «верхнем» уровне?

В паспорте национальной программы «Цифровая экономика» указан всего один пункт, который явно касается перевода кадрового документооборота в электронный вид. Это пункт про развитие использования информационных технологий в трудовых отношениях. В нем упоминается и перевод учета данных о трудовой деятельности работника в электронный вид.

В паспорте федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды», утвержденном в мае 2019 г., тоже можно увидеть направления развития кадрового ДО. Выделен пункт по переводу трудовых книжек в электронный вид, а также по «ведению кадрового документооборота в электронном виде». Отдельно выделяется работа с трудовыми договорами: заключать, изменять, расторгать и хранить их предполагается в электронном виде. Кроме того, в отдельную задачу федерального проекта вынесена правовая поддержка изменений в законодательстве, в том числе трудовом.

Законопроекты

Кто разрабатывает?

Разработка законопроектов осуществляется не только на государственном уровне. К обсуждению вопросов привлекается рабочая группа, участники которой — представители разных организаций, как государственных, так и коммерческих. С составом группы, которая занимается нормативным регулированием в области трудового законодательства, можно ознакомиться на сайте АНО «Цифровая экономика».

Трудовые книжки

На сайте regulation.gov.ru проходит рассмотрение законопроект, который касается формирования и ведения данных о трудовой деятельности работника в электронном виде. Законопроект предлагает ввести понятие «Сведения о трудовой деятельности работника» наравне с понятием «трудовая книжка». Состав этих сведений будет определяться законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.  Законопроект регулирует вопросы передачи данных работодателями в информационную систему ПФР, своим работникам по запросу или при увольнении. У работника будет возможность получить информацию не только у работодателя, но и напрямую в ПФР или через сайт государственных услуг.

Законопроект предусматривает переходный период для работодателей в течение 2020 г. Обязательной передача сведений станет с 1 января 2021 г. У работников, уже имеющих трудовую книжку, останется право отказаться от перевода сведений в электронный вид. Для этого достаточно будет написать заявление.

В нововведениях есть очевидные плюсы, например, доступность информации для работника, упрощение оформления пенсии. Но есть и минусы. Никак не решается вопрос перевода в электронный вид сведений о трудовой деятельности работников, стаж которых 20-30-40 лет. В информационной системе ПФР нет данных о работе в 80-90-е годы. По-прежнему необходимо будет бегать за справками по предыдущим местам работы.

Эксперименты Минтруда

Первый эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид завершился выводами ведомства о том, что повсеместно внедрять такую инициативу рано, а если и «оцифровывать» кадровый документооборот, то только при использовании квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Рабочей группе удалось убедить представителей Минтруда, что затягивать с переводом кадрового ДО в электронный вид все-таки не стоит, а КЭП – это очень дорого и сводит на нет всю экономию от инициативы. Минтруд принял решение о проведении ещё одного эксперимента в 2020 году, после чего планируются изменения в трудовом законодательстве на федеральном уровне.

Самое важное о втором эксперименте:

1.   В нем компании-работодатели участвуют по желанию и при необходимости могут сами регулировать состав подразделений, принимающих участие в эксперименте. Если работник, подразделение которого «попало под эксперимент», не желает в нём участвовать, он имеет право отказаться, написав заявление.

2.   Работодатель также сам определяет перечень документов, которые будут переведены в электронный вид.

3.   Кадровый ЭДО можно будет вести как в информационной системе работодателя, так и на портале «Работа в России». Если в первом случае обязательно понадобится квалифицированная ЭП, то во втором со стороны работника будет достаточно простой ЭП и аутентификации через ЕСИА. При этом речь идет о подписании конкретных документов: трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, дополнительных соглашений к указанным видам документов. Другие виды документов не упоминаются, но логично предположить, что они будут подписываться той же подписью, что и трудовые договоры.

4.   В законопроекте явно указан перечень документов.

5.   Ещё одно существенное отличие от первого эксперимента — документы будут вестись полностью в электронном виде без дублирования на бумаге.

ЮЗЭДО в кадрах?

Интересные правки предложили депутаты Государственной Думы. В связи с появлением Федерального закона от 18.03.2019 N 34-ФЗ о внесении изменений в ГК РФ предлагается ввести в ТК РФ положение о юридически значимых сообщениях между работником и работодателем. Это позволит перевести заявления, различные уведомления и т.д. в электронный вид. В дальнейшем можно будет перейти и к заключению трудовых договоров в электронном виде с любым работником, а не только с дистанционным, как это разрешено сейчас. Предложение перевести сам процесс подписания трудовых договоров в электронный вид также содержится в законопроекте.

Особое внимание в документе уделено пунктам с описанием условий определения моментов отправки и доставки юридических сообщений. Предлагается оставить выбор способа определения лица, отправившего сообщение, на усмотрение работодателя.

«Письменная форма»

Около двух лет проходит согласование законопроект о расшифровке такого понятия как «письменная форма». Оно часто встречается в статьях ТК РФ. Казалось бы, его можно трактовать в пользу электронного документооборота, но никто из работодателей не идет на такой риск.

Законопроект предлагает явно закрепить понятие письменной формы, под которой можно понимать как бумажный документ, так и электронный. В законопроекте также сделана попытка описать порядок работы с электронной подписью.

В целом документ по-прежнему «сырой» и вряд ли будет принят в ближайшее время. Но можно надеяться, что необходимые поправки все-таки будут внесены в ТК РФ. Возможно это будет сделано по результатам проведения второго эксперимента Минтруда либо в рамках принятия законопроекта о юридически значимых сообщениях.

Источник: Клуб ТК