Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Система качества. Автоматизация документооборота

  0 комментариев Добавить в закладки

Валерий Матюшин

Приближается сертификационная или очередная надзорная проверка системы качества вашей организации. Активность персонала, причастного к такой проверке, возрастает и достигает максимума к приходу группы аудиторов. На что же направлена такая активность? Ответ очевиден: на наведение порядка в документации системы качества.

Мы не утверждаем, что в промежутке между проверками этому не уделялось никакого внимания. Конечно же, уделялось. Но внешние проверки системы качества и люди, их проводящие, приучили нас к тому, что любая ошибка в процессе управления документами немедленно документируется как несоответствие ИСО 9000, подчас значительное. Вот и бегают инженеры по качеству по предприятию, поверяют наличие всех подписей об ознакомлении на местах, наличие учтенных экземпляров в последней редакции, соответствие структуры документа утвержденному образцу, номенклатуры дел и массу других, не менее полезных аспектов управления документами, которые к тому же характеризуются высокой трудоемкостью.

Ошибиться в рассылке какого-то документа по всем заинтересованным подразделениям достаточно просто. Так же просто и аудитору найти такую ошибку. Гораздо проще, чем выявить несоответствие, реально влияющее на качество процесса или продукции, и тем самым помочь предприятию. Зададимся риторическим вопросом, насколько влияет на качество, насколько опасно для системы менеджмента качества (СМК), например, отсутствие подписи об ознакомлении с должностной инструкцией?

Уберите бумажные документы системы менеджмента качества, переведите их в электронный формат, и количество несоответствий упадет вдвое. Сделайте систему управления документами СМК автоматической на основе простого и доступного программного обеспечения, и несоответствий будет еще меньше.

Значит ли это, что система качества, построенная на основе документации в электронном формате, станет эффективнее или, по крайней мере, не менее эффективной, чем была?

По нашему мнению, близкое и понятное практикам определение эффективности могло бы звучать так:

Эффективная система качества - это система, в которой производственный и административный персонал, не занятый непосредственно поддержанием системы качества, тем не менее выполняет свои обязанности полностью в соответствии с ее положениями, но даже не подозревает об этом.

 

Именно так: работает по установленным и утвержденным правилам, не отделяя деятельность в рамках системы качества от своей повседневной деятельности. По-другому этот работник просто не может, как не может, например, воспользоваться прессом как токарным станком.

Достичь такой эффективности можно только одним путем: минимизируя объем бумажной документации, немалая часть требований которой направлена на поддержание самой себя.

Использование специализированного программного обеспечения поможет предприятию не только облегчить процесс разработки и внедрения системы качества, но и как минимум, сделать процесс сертификации по ИСО 9000 более предсказуемым и эффективным, направленным именно на выявления реального соответствия или несоответствия элементов системы качества требованиям соответствующего стандарта.

Источник: НПП "СпецТек"

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев