Журнал о системах электронного документооброта (СЭД)
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Рубрики
Делопроизводство и канцелярия

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

  1 комментариев Добавить в закладки

Михаил Щеглов, специалист по внедрению DIRECTUM

Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными (где возможна такая унификация и что она дает)? Каковы сроки хранения служебных записок и как они влияют на выбор носителя оригинала? Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов – что получится автоматизировать и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий.

О замене объяснительных и докладных записок служебными

Начнем с того, что в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термина «служебная записка» нет. В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» (ОКУД) как документ служебная записка не фигурирует. Зато там мы находим: докладную записку о нарушении трудовой дисциплины (код 0286041) и объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091).

С другой стороны, «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации», разработанный ВНИИДАД в 2014 году (далее – Словарь), приводит термин «служебная записка» в следующей формулировке:

●   служебная записка – информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.

В Словаре есть еще 2 термина:

●   докладная записка – служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения;

●   объяснительная записка – служебная записка, объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному событию.

Получается, что докладная и объяснительная записки – это подвиды служебных записок!

Теперь давайте посмотрим на сроки хранения таких документов в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). В соответствии с ним, для служебных и докладных записок сроки хранения составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно, в зависимости от их содержания (но в большинстве своем это все-таки короткие сроки):

Таблица 1. Сроки хранения служебных, докладных и объяснительных записок по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

Содержание, назначение записки

Статья Перечня

Срок хранения

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

к поручениям

7

5 л. ЭПК

на выдачу, об утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

779

1 г.

не вошедшие в состав личных дел

665

5 л.

о нарушении правил внутреннего распорядка

774

1 г.

о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

682

Пост.

о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исправления

203

1 г. после снятия с контроля

о соблюдении трудовой дисциплины

587

3 г.

о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требования к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

680

Пост.

об организации общей и противопожарной охраны

861

5 л. ЭПК

по административной организационной деятельности

89

5 л. ЭПК

по вопросам охраны объектов культурного наследия

804

Пост.

по вопросам пропускного режима организации

890

5 л.

по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

679

5 л. ЭПК после урегулирования конфликта

по расследованию чрезвычайных происшествий

875

5 л. ЭПК

работников структурных подразделений

88

5 л. ЭПК

структурных подразделений

87

5 л. ЭПК

ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

к инициативным предложениям, внесенным в государственные органы РФ, государственные органы субъектов РФ, органы местного самоуправления

4

Пост.

к статистическим отчетам и сведениям по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации

467

в зависимости от периода отчета срок хранения от 1 года (для месячных) до Пост. (для годовых и с большей периодичностью)

к статистическим отчетам и сведениям по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации

469

зависимости от периода отчета срок хранения от 1 года до 5 л.

к поручениям

7

5 л. ЭПК

к проектам правил, инструкций, рекомендаций

29, 30

5 л. ЭПК

к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам заседаний, совещаний / публичных слушаний / собраний

18

5 л. ЭПК для оперативных совещаний и собраний структурных подразделений, остальные – Пост.

не вошедшие в состав личных дел

665

5 л.

о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходования фонда заработной платы

595

5 л. ЭПК

о нарушении правил внутреннего распорядка, пропускного режима

774

1 г.

о подготовке, переподготовке работников, повышении квалификации

708

5 л. ЭПК

<. . .>

 

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требования к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

680

Пост.

<. . .>

 

 

 

Мнение

Вера Иритикова , профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Служебная записка – очень интересный и важный справочно-информационный документ. В подсистеме справочно-информационных документов (или информационно-справочных), которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Именно в этот период реальная автоматизация делопроизводства и проекты внедрения СЭД активно влияли на процессы унификации документов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации[1]. Из самого назначения служебной записки следует, что:

●    ее автором является сотрудник организации (потому информацию он документирует по установленным в ней правилам и в рамках своей трудовой функции);

●    адресует ее получателю внутри организации, а не во внешнюю среду;

●    за достоверность информации сотрудник несет ответственность, и его служебная записка выполняет функцию доказательства.

На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры[2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы. Все различие видов заключается в содержании документов, в вопросе, в тексте, в которых отражается цель их создания:

●    информационная справка – просто фиксирует и сообщает, передает информацию;

●    докладная записка – предлагает решение вопроса;

●    объяснительная (пояснительная) записка – уточняет и поясняет содержание какого-то основного документа или объясняет причины каких-либо действий / бездействия или решений;

●    заявление – отражает трудовые отношения с организацией-работодателем.

Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), в которой были даны определения видов управленческих документов:

●    докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (отразилась цель создания – предложить проект решения, а не просто информировать, поэтому речевой оборот «Довожу до Вашего сведения...» в докладных записках считается недопустимым канцеляризмом и «маркируется» как признак непрофессионализма автора документа; докладная записка получила свой статус в конце XVIII века как письменный доклад / запись доклада секретаря, подготовившего проект решения на рассмотрение заседания присутствия);

●    справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (это универсальное определение цели создания можно отнести и к информационной справке, и к справке по личному составу);

●    объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы?

Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов (т.е. нужно оптимизировать их состав). И в современных организациях обычно разрабатывают правила ведения регламентированной внутренней переписки как локальный нормативный акт (ЛНА), где устанавливается, по каким вопросам коммуникации должны быть в форме служебных записок, а по каким – в форме сообщений по электронной почте. С таким ЛНА знакомят всех сотрудников, поступающих на работу.

Однако заметим, что в настоящее время:

●    пояснительные записки к концепциям, планам, положениям, регламентам и т.п. включаются в их состав, в структуру многостраничных документов;

●    а объяснительные записки и заявления нашли свою нишу в управлении персоналом и кадровом делопроизводстве.

 

 

Далее в статье будем говорить об автоматизации работы организации только со служебными записками (не рассматривая объяснительные записки и заявления, которые применяются в трудовых отношениях и в силу трудового законодательства используются в бумажном виде).

Особенности автоматизации работы со служебными записками

Со стороны законодательной базы нет жестких требований к написанию служебных записок и их адресации. Организация сама в праве регулировать процесс работы со служебными записками, соблюдая только установленные для них сроки хранения, которые не зависят от носителя документа и одинаковы для электронных и бумажных «служебок».

«Электронный» срок хранения

Каких-либо законодательных препятствий для перевода служебных записок в электронный вид нет. Сложности начинаются скорее технического характера, потому что возникает много вопросов по организации хранения электронных оригиналов документов с длительным и постоянным сроками хранения. И решения для них уже есть. Но это отдельная тема долгосрочных электронных архивов, у которых программные и технические возможности позволяют поддерживать юридическую силу, миграцию, читаемость хранящихся в системе электронных оригиналов документов.

Наиболее актуальным перевод в электронный вид является для внутренних документов, каким является служебная записка, со сроком хранения до 10 лет. Поэтому поступаем следующим образом:

●    если служебная записка по определенному вопросу имеет срок хранения ниже или равный 10 годам, то весь ее жизненный цикл может проходить в электронном виде;

●    если же – выше этого рубежа, то создавать и согласовывать документ можно в электронном виде, но потом он должен подписываться и храниться как оригинал на бумаге (либо использовать специальные системы, поддерживающие длительную юридическую значимость).

Правильный выбор основного документа для согласования

Бывает, что при внедрении СЭД мы сталкиваемся с подобной ситуацией. Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. При этом специалисты заказчика считают, что они согласовывают служебную записку с приложениями (проектными документами), тогда как на самом деле нужно согласовывать проектную документацию, а служебная записка является просто сопроводительным документом. Маршрут согласования в этом случае должен диктоваться проектной документацией. Аналогичная история встречается при согласовании закупочной документации, планов и т.д.

При автоматизации процессов, нужно четко определять, какой документ отправляется на согласование и по какому маршруту. Это должно быть понятно реализовано в интерфейсе СЭД.

Когда на бумажной форме документа настаивают некоторые пользователи

В силу разных обстоятельств предприятия бывают не готовы перейти на электронные служебные записки полностью. Некоторые их виды с рукописными подписями согласующих лиц нужны в бумажном виде, например, бухгалтерии (бывает, что это еще и зафиксировано во внутренних регламентах). Такая ситуация может помешать автоматизации процесса – будут автоматизированы не все разновидности служебных записок.

Еще хуже, если подобные «служебки» будут выявлены уже на стадии опытной эксплуатации СЭД. Это может привести к негативу у пользователей, когда они согласуют документы в системе, а потом всплывет вопрос о живых подписях, тогда согласование придется продублировать в бумажном виде. Это наглядно продемонстрирует всю тщетность усилий на предыдущем этапе.

Если при проведении исследования перед внедрением СЭД выявляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации. Вариантов может быть несколько:

1. Не автоматизировать;

2. Автоматизировать согласование, но в конце собирать живые подписи. Это плохой вариант, т.к. увеличивает нагрузку на пользователей;

3. Автоматизировать полностью (без перевода в бумагу) – хороший вариант. Но нужно изменять внутренний порядок работы, договориться с бухгалтерией (или иным подразделением) о принятии служебных записок, согласованных в СЭД. Вариантов реализации здесь может быть несколько:

●    либо сотрудники такого подразделения будут включены в автоматизацию (и сами «все будут видеть» в СЭД);

●    либо будут работать с распечатками из СЭД, отражающими факт согласования (ниже подробнее рассмотрим способы выполнения этой задачи).

При выборе варианта 3 может потребоваться корректировка внутренних регламентов или, в крайнем случае, в приложении к приказу на проведение опытной эксплуатации СЭД нужно четко обозначить алгоритм работы с такими служебными записками.

Как удостоверять бумажные распечатки из СЭД и что можно визуализировать

Наименее трудоемким вариантом удостоверения факта полного прохождения документом в СЭД назначенной ему процедуры согласования будет использование штампа (см. «!» в Примере 1). С этим штампом документ визуализируется на экране и может быть распечатан на бумагу. Чтобы штамп стал «роднее» бухгалтерам, напомните им об отметке исполнения на платежном поручении в системе «клиент-банк», где реализуется аналогичная технология.

В случае применения электронных подписей в их визуализацию может быть включена информация о сертификате ключа подписи (см. Пример 2). Данный подход соответствует рекомендациям Минкомсвязи для государственных организаций и п. 5.23 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Итак, есть несколько инструментов, которыми мы можем пользоваться как по отдельности, так и в совокупности:

1. Электронные подписи в СЭД и их визуализация на документе в реквизитах подписи, в визе согласования, в резолюции (см. отметки «1» в Примере 2). При этом визуализировать визы согласования можно как на самой служебной записке, так и на отдельном листе согласования (если их много);

2. Заверение распечатанной из СЭД служебной записки / листа согласования ответственным сотрудником (отметка «2» в Примере 2);

3. Заверение служебной записки штампом СЭД после ее автоматического преобразования в нередактируемый формат (в Примере 1 штамп говорит о прохождении документом процедуры согласования, а далее такая распечатка может подписываться живой подписью автора документа и на нее наносится рукописная резолюция – изготовленный таким образом бумажный подлинник подлежит длительному или постоянному хранению).

Пример 1. Визуализация штампа согласования на служебной записке

 

Пример 2. Визуализация на служебной записке электронных подписей, использованных при ее согласовании и подписании в СЭД до вынесения резолюции (с добавлением заверительной надписи при распечатке)

Шаблоны служебных записок

Полностью безбумажные служебные записки – уже реальность. И те, кто это реализовал, хотя бы для части своих служебных записок, уже ощутили эффективность данного процесса.

Шаблоны служебных записок с настроенными к ним маршрутами движения существенно экономят силы пользователей СЭД. В качестве иллюстрации приведем опыт Корпорации «ВСМПО-Ависма». В Примере 3 представлена служебная записка конкретного узкого назначения, для которой в СЭД многое заранее определено и потому делается автоматически, экономя силы пользователя. А в Примере 4 – у пользователя больше свободы действий, потому ему больше самому надо выбирать и заполнять.

Пример 3. Шаблон формирования служебной записки на подключение к информационным системам

Механизм шаблонов позволяет автоматизировать отправку некоторых типов служебных записок буквально до нескольких кликов. Это касается и служебной записки на подключение к информационным системам. В этом случае требуется запустить соответствующий сценарий, в предложенном шаблоне[3] заполнить параметры: отметить галочками нужные системы и выбрать работника, которого следует подключить. Далее нажать на кнопку «Создать и зарегистрировать документ» и задача будет отправлена на согласование. Шаблон самостоятельно подготовит заголовок, текст, список рассылки и список согласующих, а все остальные реквизиты заполнятся автоматически или их значения будут повторены с предыдущего раза.

В результате описанных действий в СЭД сформируется документ, открываемый в программе MS Word, который можно распечатать на бланке соответствующего подразделения:

Пример 4. Формирование служебной записки, для которой заранее шаблон текста и маршрут движения не заложен – это определяет пользователь

Диалоговое окно программы визуально разделено на 2 части (оно показано далее):

●    левая часть диалога отвечает за заполнение реквизитов карточки РКК, выбора шаблона служебной записки и заполнения ее текста, а также иных реквизитов и метаданных документа;

●    правая часть содержит табличные части, в которых указываются участники задач: с кем согласовать, кому отправить на ознакомление, кто является адресатом. В дальнейшем работники, выбранные в табличной части «Адресаты (в документе)» (сразу выдаются здесь в дательном падеже) отразятся в соответствующем реквизите на созданном по данному шаблону документе.

Сформированный для Word шаблон служебной записки пользователь обязательно нужно «дозаполнить» конкретным текстом и только потом его можно сохранять и регистрировать.

В Корпорации «ВСМПО-Ависма» уровень автоматизации, корпоративной культуры и доверия к электронным подписям позволил внедрить новое решение и оптимизировать процесс, который ранее был частично электронным. Теперь удалось избежать распечатки служебной записки перед подписанием и ее сканирования после него, стало возможным регистрировать служебную записку без участия секретаря и формировать служебные записки на основе шаблонов документов.

Внедрение электронных служебных записок

Мнение

Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

 

Для реальной автоматизации внутренних управленческих коммуникаций компании необходимо их проанализировать прежде всего с организационных позиций и ответить на следующие вопросы:

1. Будет ли в организации служебная записка существовать в качестве универсального вида справочно-информационного документа?

Если да, то в проекте СЭД следует сосредоточиться на разработке электронного бланка (электронного шаблона), который необходимо будет поддерживать: – классификаторами вопросов (заголовков), адресатов, типовых резолюций, типовых сроков исполнения; – счетчиками для регистрации (или нет, т.к. не все служебные записки подлежат обязательной регистрации); – метаданными о локализации электронного оригинала, сроке хранения, разрешении изготавливать бумажную или электронную копии, передаче (или нет) на архивное хранение в связи с другими документами, необходимости конвертации в архивный формат (или нет) и другими метаданными, которые отражают процессы управления документами в СЭД.

2. Все ли сотрудники организации имеют право составлять и оформлять служебные записки по всем вопросам своей деятельности?

Система управления правами доступа, выбор вида и типа электронной подписи в СЭД строятся с учетом системы взаимоотношений и связей по должности, которые закрепляются в должностных инструкциях сотрудников и в целом в системе делегирования полномочий. Эти две системы составляют организационную основу внутренних управленческих коммуникаций, которые потом просто отражаются в СЭД, в т.ч. путем настройки соответствующих прав автора служебной записки (author или originator, т.е. составитель документа в статусе оригинала).

3. Каковы маршруты движения (конкретные документопотоки) служебных записок в зависимости от вопроса и управленческой ситуации?

Как правило, конечным адресатом, принимающим решение по вопросу, является не первый руководитель организации, а его заместитель, в чьей зоне ответственности данный вопрос находится. Если служебные записки подлежат согласованию (зависит от содержащихся в ней вопросов), то обязательной инстанцией является непосредственный руководитель автора служебной записки, который может внести изменения в текст, вернуть документ на доработку или принять решение, что данная служебная записка будет «исходить» от имени всего подразделения, и ее автором будет сам руководитель (тогда руководитель будет подписывать документ, в том числе и ЭП, а подчиненный сотрудник «перейдет» в статус исполнителя, что отразится в системе метаданных документа в СЭД).

В схеме согласования служебной записки по определению не может быть много обязательных инстанций, но руководитель «родного» структурного подразделения такой инстанцией является всегда. Исключением становятся только регламентированные ситуации внутренней переписки, установленные в соответствующем ЛНА.

Например, бухгалтер (как рядовой сотрудник организации) для доставки налоговой отчетности в ИФНС направляет подписанную им служебную записку о выделении автомашины (а лучше – унифицированную заявку в электронной форме) сразу начальнику транспортного отдела или диспетчеру, а не главному бухгалтеру (как своему непосредственному руководителю). Но если бухгалтер в какой-то уникальной управленческой ситуации и в рамках своих полномочий обращается к первому руководителю, то главный бухгалтер станет инстанцией обязательного согласования и первым прочтет данную служебную записку.

Имеет значение и корпоративная культура: минуя руководителя своего структурного подразделения рядовой сотрудник, как правило, не имеет права обращаться к вышестоящим руководителям, перепрыгивая один или два управленческих уровня. Согласование проектов служебных записок на одном и том же управленческом уровне со взаимодействующими подразделениями обычно выделяют в самостоятельные схемы маршрутизации в СЭД.

Служебная записка всегда адресуется руководителю (организации, бизнес-направления, структурного подразделения, филиала и т.п.), он ее рассматривает и принимает решения, которые оформляет резолюцией. В схемах движения эти действия руководителей должны обязательно отражаться как действия участников процесса с соответствующими правами доступа.

В проектах разработки СЭД необходимо заранее закладывать в функциональность типовые схемы маршрутизации служебных записок в зависимости от вопросов и управленческих ситуаций с обязательным учетом уровней управления (типовые схемы документопотоков), одной единственной схемой процесса в техническом задании обойтись не удастся. Рекомендуем также в техническом задании (ТЗ) всегда отказываться от формулировок «запуск сценария» и «старт задачи», а использовать управленческую терминологию, более понятную руководителям и сотрудникам организаций.

4. Будет ли обеспечен в СЭД реальный электронный документооборот? В процессах управления документами срок хранения является основополагающим признаком, который определяет выбор носителя оригинала документа – бумажный или электронный.

Срок хранения документа, который в любом случае должен выполнять функцию доказательства, устанавливается в процессе экспертизы его ценности. Она предполагает не только обращение к перечню документов с нормативно установленными сроками хранения, а реальное выявление значимости документа для деятельности организации с учетом принципа его взаимосвязи с другими документами по вопросу или процессу.

Поэтому с бухгалтерией нельзя просто «решать вопросы» о работе с документами только в электронной форме, так как она очень часто должна хранить документы не просто 5 лет, что может и СЭД, а 5 лет после последнего использования в бухгалтерском или налоговом учете организации, что лучше обеспечивает бумажная форма представления служебной записки, которая может использоваться в качестве доказательства изменений в предмете договора, условий и сроков его оплаты и т.п. ситуациях.

Однако отметим, что права к банковской информационной системе «банк-клиент» (в отличие от СЭД) предоставляются на основании договоров, в которых стороны признают достоверность и юридическую силу электронных документов при условии применения электронных подписей (банк их генерирует и предоставляет, действуя как удостоверяющий центр), соглашаются с условиями обмена, обмениваются информацией о лицах, уполномоченных подписывать электронные документы, и замещающих их сотрудниках и т.п.

Общий алгоритм управления служебными записками в СЭД обычно такой:

– проект документа составляется в системе на основе электронного шаблона («входной» формы, в которой заранее предусмотрены поля-реквизиты и поля-метаданные) и подписывается простой электронной подписью сотрудника – автора служебной записки;

– служебная записка направляется на рассмотрение или обязательное согласование руководителю структурного подразделения, в котором работает сотрудник;

– в зависимости от вопроса, изложенного в служебной записке, непосредственный руководитель:

– проставляет резолюцию (т.е. решает вопрос окончательно и по существу) и направляет ее по рассылке (на основе классификатора вопросов и участков деятельности) в заинтересованные структурные подразделения на имя их руководителей (по классификатору руководителей структурных подразделений) и самому сотруднику, который должен знать о результатах рассмотрения его служебной записки (например, служебная записка об изменении графика рабочего времени сотрудника с положительной резолюцией направляется в отдел кадров для издания приказа и самому сотруднику);

– возвращает на простую доработку и уточнение, если решение вопроса находится в его компетенции;

– возвращает сотруднику с уточнениями и рекомендациями для переработки и подготовки документа за подписью руководителя (может быть подготовлен новый проект);

– возвращает записку сотруднику с отрицательной резолюцией;

– если срок хранения служебной записки в зависимости от ее содержания (текста) свыше 10 лет или даже постоянный, то полностью подготовленный и согласованный в СЭД электронный проект распечатывается и в бумажной форме подписывается как оригинал и направляется на рассмотрение вышестоящему руководителю-адресату. После подписания бумажного оригинала электронный проект удостоверяется в СЭД как электронная копия, которая может обрабатываться, исполняться и храниться как копия, а потом может поступить в архив в фонд пользования вместе с бумажным оригиналом служебной записки и основными документами (которые она сопровождает).

На основе данного общего алгоритма в техническое задание СЭД включаются все необходимые конкретные схемы и типовые маршруты движения служебных записок, которых в ТЗ должно быть много, т.к. они должны отражать конкретные участки деятельности организации.

Обратите внимание, что обычно согласование и подписание внутренних документов проводится в СЭД с использованием той простой электронной подписи, которую эта СЭД поддерживает. А усиленная квалифицированная электронная подпись с сертификатом, как правило, применяется для документов, выходящих во внешнюю среду организации.

 

Реальная эффективность СЭД уже давно определяется не по сокращению времени движения или расхода бумаги, а по: сокращению рабочего времени сотрудников, затрачиваемому на составление и оформление документов и обеспечению или даже оптимизации реальных управленческих процессов.

 


 

[1]  Лучшие практики показали, что независимо от уровней управления, целей создания, подчиненности, вопросов и в целом управленческих ситуаций, все внутренние управленческие связи удобно оформлять документом, в наименовании вида которого отражаются прежде всего ситуация делового общения и полномочия.

[2]  Формуляр документа – это совокупность реквизитов, из которых состоит документ, расположенных определенным образом.

[3]  При визуализации данного шаблона в журнале специально были сделаны нечитаемыми персональные данные.

Источник: Опубликовано в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 8 за 2018 г.

Похожие записи
Комментарии (1)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев