Сравниваем способы обмена документами: e-mail или Оператор ЭДО счетов-фактур

Обычно, когда заходит речь о пересылке электронных документов контрагентам, выделяют 2 способа обмена: самостоятельный и через оператора ЭДО СФ. Самостоятельный обмен также называют взаимодействием «точка-точка», т. е. без посредников. Какой и когда выбрать порассуждаем в этой статье.

Инструменты для самостоятельного обмена

Электронная почта, социальные сети (ВКонтакте, Facebook*), мессенджеры (Telegram, 4talk), файлообменники, Skype и другие сервисы поддерживают функциональность обмена файлами, электронными документами. При этом законодательство нас никак не ограничивает. Приобретите сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП), подпишите соглашение с контрагентами о переходе на ЭДО, установите сертифицированное ФСБ РФ СКЗИ и работайте (ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 63). Такой сценарий не подойдет только в том случае, если вы планируете обмениваться электронными счетами-фактурами (ЭСФ). Об этом позже.

Бизнес вряд ли выберет обмен через мессенджеры – несерьезно как-то, а вот электронная почта пользуется популярностью. Так бы и работали, но в 2012 году появились Операторы ЭДО СФ. Давайте сравним обмен по e-mail и через сервис Оператора.

Обмен по e-mail

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная КЭП, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. Заметьте, о способе обмена ничего не сказано. После получения КЭП приобретите средства криптографической защиты (СКЗИ) для работы с электронной подписью и заключите соглашение с контрагентами о переходе на ЭДО. Последнее – рекомендация, а не обязательное условие. Начинайте обмен.

Единственное ограничение – обмен ЭСФ. В соответствии с п. 1.3 Приказа Минфина РФ № 50н обмен электронными фактурами осуществляется через Операторов и только через них. Если вы не планируете обмениваться ЭСФ и минусы электронной почты не доставляют вам неудобства, используйте этот вариант.

Обмен через Оператора

Чтобы приступить к обмену, выберите своего из списка ФНС и приобретите сертификаты КЭП и СКЗИ. Какие нюансы вас ожидают – смотрите в таблице:

E-mail или Оператор?

Предлагаю сравнить варианты между собой:

Получилось наглядно, даже добавить нечего. Мы проводили сравнение по общим критериям. Не забывайте, что функциональность сервисов разных Операторов отличается. Не через каждого Оператора возможен обмен по факторингу или бесплатная интеграция с 1С и др.

Делайте выбор, исходя из своих задач и целей. Если вы небольшая компания, не планируете обмениваться электронными счетами-фактурами, вам не нужен архив и т. д., – используйте электронную почту. В противном случае обращайтесь к Оператору.

Источник: Клерк.ру

* - организация, признанна экстремистской на территории РФ