Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Разные задачи в ECM

Удалять или не удалять — вот в чем вопрос

  0 комментариев Добавить в закладки

Представляем вашему вниманию перевод статьи Брайана Гринберга, ИТ-директора и партнера компании Fortium Partners LP, о проблеме хранения данных. Оригинал читайте по ссылке To Delete Or Not To Delete — That Is The Question.

Картинки по запросу right to be forgotten gdpr

Деловой мир Америки никак не может решить, удалять или всё же хранить данные. С одной стороны, некоторые юристы рекомендуют хранить все данные и никогда ничего не удалять. С другой стороны, есть и те, кто советует немедленно уничтожать все файлы и папки с серверов подобно пьяному садовнику, который кружит с газонокосилкой по участку. А тем временем мир IT пытается найти золотую середину и создать системы для работы в условиях постоянно меняющейся политики хранения данных.

Кто-то, узнав о многочисленных утечках данных и огромных штрафах, которые компании вынуждены выплачивать в ходе судебных тяжб по вопросам нарушения правил управления информацией, считает удаление всех данных единственно разумным выходом. С их точки зрения, если данных не существует, то их нельзя украсть или предъявить в суде в качестве доказательства. К сожалению, в большинстве случаев это не так и скорее всего обойдется гораздо дороже в долгосрочной перспективе.

Данные – актив вашей компании

Итак, что же за данные вам рекомендуют удалять? Все. Электронные письма, документы Word, PowerPoint и Excel, данные о продажах и бухучете, о рынке, личные дела сотрудников, фото- и видеофайлы, счета за коммунальные услуги, данные с облачных сервисов и телефонов, информацию с веб-сайтов. Всё без исключений.

От того, как вы собираете, управляете и распоряжаетесь информацией, напрямую зависит успех бизнеса. От этого будут зависеть ваши затраты, обязательства, риски убытков, а также прибыль и конкурентоспособность на рынке. Новая информация появляется каждый час, каждую минуту, даже каждую секунду. За многие годы вы и сами создали огромный объём данных, и он продолжает стремительно расти.

Фактически, «цифровая вселенная» увеличится более чем на 44 триллиона гигабайт за следующие 2 года. Пользователи отправляют более 780 миллиардов текстовых сообщений ежемесячно и более 210 миллиардов электронных писем ежедневно. И каждый месяц более 883 петабайт интернет-трафика тратится на просмотр онлайн видео и это ещё не учитывая трафик YouTube, Netflix и других аналогичных сервисов.

Все эти данные в совокупности с бизнес-аналитикой, созданием моделей и выявлением независимых свойств внутри систем, позволят вам принимать оптимальные решения для развития бизнеса. Информация обходится дешевле всего в момент создания и чем больше времени прошло с того момента, тем больше вам придётся за неё заплатить.

Помните, что информация, которой владеет ваша компания, обладает поистине невероятной ценностью. Это особые, уникальные данные, к которым нет доступа ни у кого кроме вас, и которые помогут получить преимущество перед конкурентами. Стоит вам удалить их, можете считать, что они утрачены навсегда. Или придётся потратить море сил и средств на их восстановление.

Если в чём-то и можно быть уверенным, так это в том, что объём данных будет только расти. Помните, что данные – это двигатель вашего бизнеса, за которым нужно следить. Не удаляйте данные. Лучше задумайтесь над тем, как более рационально хранить и управлять ими, особенно если у вас в рукаве есть такие козыри как разработки в области «больших данных», машинное обучение и искусственный интеллект, которые призваны помочь в развитии вашего бизнеса.

Управление и защита информационных активов

Управление данными – критически важный аспект для любой компании, независимо от объёма хранимой информации. Любая информация в рамках компании – это актив, которым нужно управлять в соответствии с её потребностями и юридической стратегией.

На что похоже бездумное и бессистемное удаление данных? Представьте, что вы решили вытравить сорняки в вашем саду. С завязанными глазами. Часть отравы наверняка попадёт на сорняки, однако готов поспорить, что пострадают и виноград с яблоками. А скорее всего вы просто уничтожите большую часть урожая и, может быть, сами отравитесь в процессе.

Рациональное управление данными позволит вам снизить текущие и эксплуатационные расходы, а также судебные издержки и юридические риски. У вас появятся новые возможности для развития бизнеса, вы сможете извлечь уроки из прошлых ошибок, увеличить доход и научитесь принимать оптимальные решения для развития бизнеса.

Управление данными включает в себя множество аспектов, например, политику и процедуры обработки данных, классификацию и хранение данных, готовность к участию в судебных процессах, возможность доступа к данным и их защита, и многое другое. Вышеперечисленные аспекты можно отнести к одному из четырех основных процессов управления данными. С их помощью информация будет служить развитию вашего бизнеса, вместо того, чтобы тормозить его:

1.   Накопление данных: создание и сбор данных.

2.   Хранение данных: повседневное использование и архивное хранение.

3.   Использование данных: аналитика, синтез, публикация, прогнозирование, передача данных и т.д.

4.   Защита данных: создание резервных копий и защита данных.

Оценка рисков

Философия удаления данных основана на убеждении, что хранение информации – это слишком рискованно, дорого и сложно.
Что ж, пройдемся по всем пунктам.

  • Рискованно. Если в компании хорошо организованы процессы и прописаны процедуры обработки данных, выстроено обучение и налажены технологии сбора, передачи и обработки информации, то хранение большого объёма данных становится ничуть не более рискованным, чем хранение малого объёма.
  • Дорого. Стоимость хранения данных снижается из года в год. Например, в 1995 году вы бы заплатили 277 долларов за 1 гигабайт на жестком диске, а в 2017 это обойдётся вам всего в 2 цента. А один гигабайт информации, сохраненный на магнитных лентах, обойдется еще дешевле, всего в 0,89 цента (в 2016 году).
  • Сложно. Честно говоря, не знаю, что на это можно ответить. Если вам сложно заниматься вашей работой, возможно, стоит поискать другую? Сложность – ещё не повод отказываться от выполнения задачи. Напротив, именно в такие моменты работа становится особенно интересной.

Информация – это огромное преимущество для вашей компании, если вы умеете ей правильно управлять и распоряжаться. Если же нет, то она станет препятствием на пути развития вашего бизнеса.

Источник: ciowatercooler.co.uk

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев