Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов

Алексей Микрюков, аналитик компании DIRECTUM.

14 июня 2018 г. на официальном сайте Федерального архивного агентства (Росархива) в разделе «Проекты документов» размещен «Проект типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» объёмом 37 страниц.

Отрасль давно ожидала этот документ. И как заявлено в проекте, требования разработаны в целях формирования единой нормативной основы для систем электронного документооборота (СЭД) и систем хранения электронных документов (СХЭД), а также для оценки уже применяемых СЭД и СХЭД. В документе явным образом разделяются СЭД и СХЭД, и это важный момент. 

Выделение термина СХЭД является одним из принципиальных отличий новых требований. Заметен явный акцент на этапе архивного хранения в жизненном цикле документа. Раньше речь шла в основном о СЭД, а вопросы хранения электронных документов (ЭД) оставались за кадром. Соответственно, документы длительных сроков хранения ранее либо изначально создавались в бумажном виде, либо распечатывались перед передачей на хранение.

В документе рассматриваются только функциональные требования, в отличие от предыдущих нормативных документов (Требования к системам электронного документооборота федеральных органов власти (СЭД ФОИВ), утверждены Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ №221 от 02.09.2011; см. также анализ требований). Не рассматриваются системно-технические требования, требования по информационной безопасности, надежности, а также требования к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД. Требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Анализируя документ, интереснее всего рассмотреть требования, связанные с организацией хранения документов. Требования по созданию или занесению, регистрации, исполнению и контролю при работе с документами не так интересны, так как это основные задачи СЭД. Практически не осталось крупных организаций, которые бы не автоматизировали эти задачи с использованием СЭД. Поэтому требования к СЭД интересны разве только для оценки уже существующих и используемых систем в момент обновления или смены, а это тема отдельного материала.

Общие функциональные требования

Начнем с «Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД».

В этом разделе, на мой взгляд, отражено два важных момента:

Первое «2.3. В СЭД и СХЭД должны соблюдаться требования к аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов, включенных в указанные системы».

Для того чтобы обеспечить соблюдение данных требований при хранении документов необходимо, чтобы при передаче документов на хранение в СХЭД они были аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования. Соответственно, до передачи документа в СХЭД «ответственность» за выполнение этих требований лежит на оперативной системе (СЭД или другой информационной системе).

Второе «2.4. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:

- создаваемые при включении документа в систему (СЭД или СХЭД);

- образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;

- используемые при взаимодействии СЭД и СХЭД с другими информационными системами (в том числе с МЭДО, СМЭВ и пр.)

- связанные с передачей на последующее хранение (из СЭД — в СХЭД, из СХЭД — в государственный архив).

Метаданные о включенных в СЭД или СХЭД документах должны быть связаны с тем документом, к которому они относятся».

То есть метаданные, связанные с документом, формируются на протяжении всего жизненного цикла документа, в том числе и на протяжении всего срока его хранения. При этом явных требований, предъявляемых к формату или способу хранения метаданных, нет.

Работа с архивными документами

Подготовка к передаче документов на хранение в СХЭД (п.п. 3.8 и 3.9).

«К функциям СЭД относится:

• Формирование и ведение номенклатуры дел
• Отнесение документов к делам
• Формирование описей дел, документов структурных подразделений
• Экспертиза ценности документов, включающая в себя отбор электронных дел, документов, подлежащих передаче в СХЭД и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

С документами, хранящимися в СЭД, все ясно. Но в организациях есть и другие информационные системы, в которых могут храниться документы, например, ERP. Эти системы могут вообще ничего «не знать» о номенклатуре дел и нормах делопроизводства. Соответственно для них должны быть разработаны дополнительные правила, по которым документы будут передаваться на хранение в СХЭД.

В документе ничего не говорится о том, как выгружать документы из других систем, той же ERP. Поэтому если организация захочет хранить документы из ERP, то нужно будет придумывать какие-то правила, по которым:

1)     эти документы будут выгружаться из ERP — это собственно задача ERP;

2)     эти документы будут размещаться в СХЭД — это задача СХЭД, и у нас для этого есть инструменты.

Прием документов в СХЭД (п. 4.3)

«СХЭД должна обеспечивать:

●    Прием электронных дел, документов и описей структурных подразделений с проверкой комплектности

●    Проверку электронных подписей документов

●    Проверку воспроизводимости электронных документов

●    Формирование ответных сообщений о подтверждении или об отказе в приеме документов».

Требования по воспроизводимости обозначены, но как это реализовывать — не понятно.

В документе есть явное указание на формат контейнеров ЭД, представляющий из себя «zip-архив, включающий контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A».
 

Учет и классификация документов в СХЭД (п. 4.4)

Требования по учету электронных документов в СХЭД практически ничем не отличаются от требований по учету бумажных документов. При этом требования к составу метаданных ЭД учитывают только специфику документов, типичных для госорганов (письма, приказы и т.п.). У коммерческих организаций разнообразие документов намного больше: коммерческое предложение, устав проекта, техническое задание, протокол закупочной комиссии и т.д. В этом смысле требования вряд ли применимы для других видов документов.

Хранение электронных дел, документов в СХЭД (п. 4.5)

Этот блок выглядит одним из самых непроработанных в проекте требований. В нем зафиксированы требования к обеспечению СХЭД возможностей:

●    резервного копирования электронных документов;

●    проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;

●    конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы;

Но при этом ничего не сказано об обеспечении юридической значимости ЭД при долговременном хранении. Эти требования я рассматривал ранее в статье на ECM-Journal.

Использование электронных дел, включенных в СХЭД (п. 4.2 и 4.6).

Использование ЭД предполагает:

●    Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам

●    Формирование фонда пользования электронных дел и организацию на его основ электронного читального зала

●    Многокритериальный поиск

●    Формирование архивных копий, справок выписок

●    Учет использования электронных дел.

Тут остаются вопросы в первую очередь по предоставлению электронных документов по запросам различных организаций, так как единых требований по предоставлению ЭД во вне сейчас нет, и практика не сформирована.

Экспертиза ценности и выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшими сроками хранения (п. 4.7 и 4.8).

Приведенные в проекте требования также практически ничем не отличаются от требований при работе с бумажными документами. Отличие состоит только в особенностях уничтожения электронных документов (например, удаление резервных копий и гарантированное уничтожение).

Требования по передаче электронных документов на хранение в гос. архив описаны формально. Причина связана, скорее всего, с отсутствием наработанных практик.

Общие выводы                                                                         

После анализа проекта требований остается ощущение, что изложенное в нем «догоняет» текущее положение вещей, закрепляет уже существующие наработки, но не до конца отвечает на существующие вопросы и уж тем более не пытается спрогнозировать и дать ответы на вопросы ближайшего будущего.

Документ показывает, что специфических требований к системе долговременного хранения электронных документов много. Есть среди них достаточно жесткие и конкретные. На предприятиях имеется множество систем, которые генерируют документы, подлежащие долговременному хранению, или подразумевающие длительное хранение: ERP, HR, ECM. CRM и другие. Таким образом, можно сделать вывод, что наиболее целесообразно выделять отдельную систему долговременного хранения, интегрированную с системами-источниками. Реализовывать требования во всех указанных выше системах долго и дорого.

С другой стороны, требования уже имеют под собой технологическую основу, которая позволяет реализовать подобные системы. Имеющиеся на рынке системы работы с документами можно и нужно проверять на соответствие требованиям, сформулированными в нормативной базе.

Реализация требований

Одним из примеров системы, которая показывает готовность и полностью удовлетворяет этим требованиям – решение «Долговременный архив» от компании DIRECTUM.

«Долговременный архив» — это комплексная система для управления бумажным и электронным архивом организации. Решение разработано с соблюдением правил российского архивного делопроизводства. Оно позволяет централизованно хранить документы любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, гарантируя юридическую силу документов на протяжении всего срока хранения.

Решение может работать с любыми ECM-системами, не только с решениями DIRECTUM, интегрируется с ERP и другими системами за счет готовых механизмов.

Кроме того, решение не только уже сейчас закрывает задачи создания электронного архива, но и работает на перспективу. В решение заложены возможности работы с инструментами автоматической обработки документов на основе искусственного интеллекта для классификации и экспертизы ценности документов. Кроме того, используется собственная уникальная технология обеспечения юридической значимости, которая в перспективе может быть переведена и на технологии блокчейна.

Подробнее о возможностях читайте в описании решения «Долговременный архив».

О проблематике электронных архивов - смотрите вебинар Долговременный электронный архив – вместо 1000 полок.