Заменят ли сервисы обмена файлами вашу ECM-систему?

Синхронизация и обмен корпоративными файлами (EFSS, от англ. Enterprise File Sync and Share) – технология, несколько лет назад ворвавшаяся в сферу информационного менеджмента. К ней обратилось множество компаний по всему миру, уставших от неповоротливых проприетарных ECM-систем. А чем больше компаний переходит к использованию EFSS, тем чаще аналитики и вендоры говорят о том, что ECM в итоге полностью потеряет свои позиции. Но реально ли это? В сравнении с ECM-системами функциональность EFSS-сервисов очень ограничена.

Конечно, с их помощью можно обмениваться файлами внутри компании. Можно даже отправить файлы за пределы файрволов коллегам, клиентам и вообще кому угодно так быстро, что ИТ-специалисты в вашей компании и глазом моргнуть не успеют.

Но сможет ли новая технология заменить ECM? Да? Нет? Возможно?

Вопрос пока остается открытым и порождает множество споров в ИТ-индустрии. У обеих сторон есть сильные аргументы, подкрепленные серьезными исследованиями и статистикой.

Команда интернет-издания CMSWire задала этот вопрос ведущим зарубежным экспертам в области информационного менеджмента. В этой статье расскажем, какие ответы они получили. Оригинал статьи читайте на сайте CMSWire.

ECM: не ультрамодно, но по-прежнему важно

Алан Пельц-Шарп, руководитель исследований в области социального предпринимательства в компании 451 Research, ранее эксперт Real Story Group.

Время от времени появляется новинка, которая неожиданно для всех производит революцию в сфере управления информацией. Несколько лет назад такой новинкой стали сервисы для синхронизации и обмена корпоративными файлами.

Изначально предполагалось, что такие сервисы будут использоваться потребителями для обмена фотографиями, но их очень быстро стали применять и для других целей.

Разумеется, инструменты для управления файлами – это далеко не новинка. У нас за плечами 20 лет развития систем управления документами. Но дело в том, что ECM-решения предназначены в первую очередь для работы с важными ключевыми документами.

Эти документы – лишь небольшой процент цифрового пространства современных компаний. Большинство файлов не нуждается в строгом контроле, который предоставляют ECM-системы. EFSS-сервисы делают работу с ними проще и мобильнее.

Простота и мобильность привлекательны для конечных пользователей, так что эти сервисы никуда не денутся. Но крайне маловероятно, что они когда-либо смогут заменить ECM-системы. А вот что они могут заменить, так это устаревшие файловые серверы и инсталляции SharePoint. EFSS-сервисы – это динамичная альтернатива своим неповоротливым предшественникам.

Возможно, рынок ECM не покажет впечатляющие показатели роста в будущем. Но эффективно внедренная ECM-система – это все то же гибкое, заточенное под процессы бизнес-приложение.

ECM-системы предназначены для автоматизации и контроля конкретных бизнес-процессов. Сервисы для синхронизации и обмена файлами не станут альтернативой ECM, хотя со временем их функциональность может более или менее сравняться. ECM – не ультрамодное, но по-прежнему важное явление, и в ближайшее время оно никуда не денется.

EFSS заберет себе часть пользовательских кейсов

Алекс Горбански, генеральный директор и сооснователь компании Docurated

Изначально предполагалось, что сервисы для обмена корпоративными файлами предложат пользователям простоту и удобство, которых зачастую не хватает в ECM-продуктах. Некоторые вендоры даже позиционировали свои решения как новое слово на рынке информационных технологий, ругая ECM на чём свет стоит.

Это было пять лет назад. Сегодня этот рынок переполнен. Вендоры добавляют в свои продукты другие возможности, помимо простого хранения файлов, чтобы повысить их ценность в глазах потребителей.

Среди этих возможностей – построение продвинутых бизнес-процессов, добавление меток и другие специализированные вещи, обычно свойственные ECM-системам. Так что, по иронии, сервисы для обмена файлами становятся теми самыми продуктами, от которых они в свое время призывали отказаться.

В краткосрочной перспективе эти сервисы не заменят ECM полностью, но заберут себе часть пользовательских кейсов. В будущем такие решения смогут напрямую соперничать с признанными ECM-системами.

EFSS и ECM будут дополнять друг друга

Кен Бернс, аналитик компании Hyland

Чтобы оценить вероятность повального перехода компаний с ECM на EFSS, давайте разберемся, правильно ли мы понимаем, что из себя представляет ECM-продукт. Итак, сервисы для обмена файлами придут на смену ECM-системам, если вы считаете, что:

●   Компоненты для совместной работы над документами во всех ECM-системах могут предоставлять одновременно и универсальную, и специализированную функциональность.

●   Совместная работа над документами – это ключевой механизм всех ECM-систем.

Если вы, как и я, считаете, что это неверно, то мысль о том, что EFSS-сервисы займут место ECM, кажется весьма неправдоподобной. Полагаю, что в будущем EFSS и ECM будут дополнять друг друга, а их отношения будут развиваться следующим образом:

●   ECM-провайдеры будут развивать в своих продуктах возможности EFSS-сервисов, позиционируя их как интегрированные расширения к существующему продукту. Как правило, эти расширения будут многофункциональными, но направленными на те пользовательские кейсы, с которыми ECM-продукт чаще всего работает.

●   Традиционные ECM-провайдеры будут разрабатывать или приобретать EFSS-сервисы, позиционируя их как самостоятельный конечный продукт. Опять же, такие сервисы будут многофункциональными, фокусируясь, тем не менее, на целевой аудитории вендора.

●   Разнообразные EFSS-сервисы продолжат мирно сосуществовать с ECM-системами в цифровом пространстве компаний. За последние два десятилетия ECM-системы развивались главным образом благодаря освоению и комбинации существующих технологий смежных рынков. EFSS-сервисы не положат конец этому развитию, а скорее поспособствуют ему.

EFSS не заменит ECM, но может пошатнуть их позиции

Грег Милликен, вице-президент по маркетингу компании M-Files

EFSS не заменит ECM-системы, но может пошатнуть их позиции.

Бизнес-пользователи все чаще склоняются к платформам для синхронизации и обмена файлами (неважно, разрешает ли это работодатель), потому что обычно они более доступны и просты в использовании, чем системы, которые компания предлагает для управления документами и другой корпоративной информацией.

Однако, таким решениям часто не хватает мощной функциональности ECM-систем, которая нужна для обеспечения безопасности и единства бизнес-процессов.

Заветная цель информационного менеджмента – это создать удобное и дружелюбное рабочее пространство с возможностью делиться файлами, к которому можно получить доступ в любое время с любого устройства, не жертвуя при этом традиционной функциональностью по контролю над информацией. Такая система обеспечила бы безопасность корпоративной информации, удовлетворяя в то же время другие потребности бизнеса, например, автоматизацию процессов и контроль версий.

В итоге, как ECM-системы, так и сервисы для обмена файлами продолжат развиваться и адаптироваться.

Но мы можем быть уверены в том, что распространение недорогих или даже бесплатных платформ для синхронизации и обмена файлами значительно снизят стоимость хранения информации.

EFSS-сервисы превратятся в ECM-системы

Любор Птачек, вице-президент и специалист по маркетингу компании OpenText, член Совета директоров Ассоциации интеллектуального управления информацией (AIIM).

Заменят ли сервисы обмена файлами вашу ECM-систему? – Нет. Популярность сервисов для синхронизации и обмена файлами свидетельствует о несовпадении интересов пользователей и компаний.

Пользователям нужны простые инструменты, удобные и легкие в использовании.

Их потребности гораздо проще потребностей компаний. Пользователям нужен привлекательный интерфейс, высокая производительность и отсутствие необходимости в обучении, а это означает, что набор возможностей такого сервиса должен быть минимален.

Компаниям нужен контроль и отчетность. Им нужна безопасность, интеграция с другими системами и богатая функциональность.

Первая волна EFSS-сервисов была нацелена исключительно на простых пользователей, но сегодня вендоры смещают фокус с индивидуальных пользователей на бизнес. Они обращаются к компаниям с большим числом пользователей и предлагают им корпоративную лицензию.

Как только это случится, компании смогут влиять на то, какая функциональность попадет в следующие версии.

EFSS-сервисы обзаведутся возможностями, нацеленными на бизнес, и по сути начнут превращаться в ECM-системы. Большая часть EFSS-сервисов этого перехода не сделает, что в конце концов их и погубит.

А тем временем ECM-вендоры просто добавляют возможности синхронизации и обмена файлами к своим ECM-платформам.

Перевод: Елена Алексеева, DIRECTUM.

Источник: CMSWire