Анализ рынка. Что предлагают операторы ЭДО СФ для хранения юридически значимых электронных документов?

Гарантия сохранности

Практически все операторы ЭДО обеспечивают сохранность переданных ЮЗЭД. Для этого в основном используются резервное копирование и специальное серверное оборудование. На практике я не встречал ситуаций, когда бы оператор ЭДО не обеспечивал сохранность переданных документов.

Функциональность для просмотра и обработки. Быстрый и удобный поиск

Стандартный и простой вариант для работы с документами, их просмотра и обработки (например, подписания) – это веб-клиент от оператора ЭДО или интеграционное решение с 1С. Данные варианты позволяют удобно просматривать документы и выполнять базовые операции с ними (подписывать, отказывать, аннулировать и др.). Однако работать с большим количеством документов в веб-клиенте и интеграционном решении не всегда удобно: документы бывают здесь представлены в виде простого списка, по которому можно только фильтровать и искать. Фильтрация и поиск доступны по основным реквизитам документов (адресат, вид документа, статус документооборота, сумма и некоторые другие), но их состав ограничен и проигрывает корпоративным информационным системам; также может быть доступен полнотекстовый поиск по ограниченному набору форматов документов (например, .doc, .xls).

Обеспечение юридической значимости

Стандартное решение по обеспечению юридической значимости ЭД в течении нескольких лет – это использование так называемой усовершенствованной ЭП (не путать с усиленной ЭП), которая содержит в себе штампы времени и доказательства действительности ЭП на определенный момент времени. Это позволяет продлить срок проверки действительности электронной подписи под ЮЗЭД на несколько лет. А если использовать перештамповку (несколько раз производить процедуру усовершенствования), то срок может быть увеличен как минимум еще несколько раз, т.е. реально продлить его до 15-20 лет и больше. Насколько я знаю, все рассмотренные мной операторы ЭДО это используют.

Срок хранения

Со сроками хранения документов ситуация неоднозначная: не все операторы ЭДО явно пишут на сайте или в договоре (оферте), сколько лет они хранят документы клиентов и на каких условиях. На практике многие заявляют, что срок хранения неограничен, но мы с вами пониманием, что хранение стоит денег (как минимум, устройство хранения данных стоит денег). Поэтому важно обращать внимание на то, что же написано в договоре, и при необходимости заключать допсоглашения.

Возможность массовой выгрузки документов

Массовая выгрузка документов для их последующего представления в различные государственные органы (например, ФНС или суд) есть не у всех рассмотренных операторов или реализована неочевидно для пользователя. Так что если для вас потребность в данной функциональности критична, т.к. вам периодически необходимо представлять документы в госорганы, то обратите внимание на ее наличие, чтобы потом не выгружать документы по одной штуке.

Разграничение прав доступа сотрудников

В части разграничения прав доступа сотрудников компании к документам довольно скромные возможности у решений с облачным хранением: от варианта «кто имеет доступ к ящику абонента – тот и имеет доступ ко всем документам ящика» до вариантов с организацией доступа к документам по подразделениям или по видам документов. Но если требуется управлять доступом в разрезе конкретных сотрудников, должностей, ролей или в разрезе доступа на просмотр, редактирование, полный доступ, тогда следует рассматривать другой вариант хранения ЮЗЭД.

Защищенность от несанкционированного доступа

Защищенность от несанкционированного доступа к документам у всех рассмотренных операторов ЭДО обеспечена авторизацией пользователей, использованием шифрования канала передачи данных, а также дополнительно может использоваться шифрование тел документов. И если с авторизацией и шифрованием канала все понятно и это распространенные, можно сказать, стандартные способы защиты от несанкционированного доступа, то с шифрованием тела документа подробностей на сайтах операторов практически нет.На основе своих знаний могу сказать, что к шифрованию тела документа стоит прибегать только в тех случаях, когда без этого никак не обойтись, и вы понимаете, как в будущем будете работать с данными зашифрованными документами, т.к. довольно легко потерять доступ к зашифрованным документам и вам самим. Подробности этого вопроса достойны отдельной публикации.

Стоимость покупки и владения решением

Стоимость хранения ЮЗЭД в течение нескольких лет может быть включена в стандартный тариф оператора ЭДО либо дополнительная плата может взиматься отдельно. Некоторые операторы ЭДО заявляют, что хранят документы клиентов практически вечно. Лично я в этом сомневаюсь и полагаю, что впоследствии условия изменятся, т.к. хранение стоит денег, да и постоянного хранения требуют далеко не все документы. На своей практике я уже слышал от клиентов, что сначала оператор говорил им о бесплатном хранении документов, а потом требовал за это деньги. Как правило, клиент может рассчитывать на хранение ЮЗЭД в облаке оператора в течение 5 лет, причем в рамках стоимости тарифа на трафик. Если же речь идет о сроке свыше 5 лет, может потребоваться заключение допсоглашения.