Специфика юридически значимого электронного документооборота для крупного бизнеса

В преддверии конференции Russian Enterprise Content Summit 2016, которая состоится 8 сентября 2016 г. в Москве, Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs, дал интервью порталу PC Week. Один из ключевых спикеров мероприятия поделился своим видением относительно того, как развивается юридически значимый внешний документооборот организаций (ЭДО), и как он отражается на российских бизнес-реалиях.

Как вы оцениваете уровень и динамику развития в России направлений управления корпоративным контентом (ЕСМ), корпоративных систем электронного документооборота (СЭД) и межорганизационного юридически значимого электронного документооборота (ЭДО)? Какие основные задачи в этих сферах можно назвать наиболее актуальными для госорганизаций и коммерческих предприятий? Насколько успешно они решаются и какие сложности предстоит преодолеть на пути их решения?

Иван Агапов: Динамика развития межорганизационного ЮЗЭДО (далее – ЭДО) хорошая. Каждая новая организация, переходящая на обмен электронными документами с контрагентами, вовлекает в данный процесс другие организации. Отсюда ежегодный многократный рост – и количества документов, и компаний, использующих технологию ЭДО.

Рынок ЭДО по-прежнему формируется. В некоторых секторах экономики он отчасти уже сформирован, в других делаются первые шаги. Если в ритейле активно обмениваются электронными документами, то в нефтегазовом секторе сейчас переходят к конкретным действиям.

Как правило, компании начинают со стандартной задачи – налаживают процесс обмена документами с поставщиками и клиентами. Причем речь идет об обмене как традиционными закрывающими документами (первичка, счета-фактуры), так и специфическими отраслевыми. В области страхования, к примеру, актуален обмен агентскими отчетами, в фармацевтике – протоколами согласования цен.

Другая важная задача – организация обработки документов внутри компании. Для решения этой задачи требуется, прежде всего, настроить внутренний процесс, чтобы он работал как единый механизм. Важно, чтобы входящий документ поступал в систему учета, и его могли быстро обработать, согласовать, подписать, принять к учету и т.д. Эта цепочка может быть длинной и требовать соответствующих инструментов, в том числе и ECM-систем.

Не менее актуален перевод в электронный вид максимально большего количества документов и контрагентов, с которыми работает компания. Сложность в том, что не все контрагенты быстро подключаются к обмену. Тех, кто пока не готов работать в электронном виде, требуется мотивировать. Отчасти это задача ложится на плечи операторов.

Еще одна основная задача – хранение электронных документов с возможностью доступа к ним. Крупным коммерческим организациям с большим объемом документооборота, как правило, требуется создание локального архива. В их случае эффективна КИС с нужным набором функциональных возможностей. Самые больные вопросы – как обеспечить юридическую значимость документа, который нужно хранить 10 лет? как проверить подпись спустя 10 лет? как работать с архивными документами? и др.

Какие технологические тренды определяют развитие современных систем управления корпоративным контентом? Какие технологические инновации наиболее востребованы в современных ЕСМ, СЭД и ЭДО решениях, внедряемых в России? В какой степени сервисный подход (аутсорсинг, облачные сервисы и т.п.) применим к ЕСМ, СЭД и ЭДО в российских условиях, каковы его перспективы?

Иван Агапов: Один из трендов – это, разумеется, облака. В нашей компании представлены два продукта, которые поставляются в облачном варианте. Это сервис Synerdocs и система электронного документооборота DirectumRX. Что касается Synerdocs, его используют преимущественно как SaaS-решение. Есть различные варианты работы с сервисом, в том числе веб-клиент, который не требует установки на рабочее место. Используются и интеграционные решения, которые устанавливаются на рабочее место, но фактически работают с облачным сервисом. То есть клиенты покупают сервис по передаче электронных документов – оплачивают тариф, рассчитанный на определенное количество времени или трафик документов, и обмениваются документами. Межорганизационный ЮЗЭДО в принципе работает как сервисный подход, и для него это норма.

Говорить про другие технологические тренды в сфере юридически значимого электронного документооборота пока рано, так как рано рынок пока развивается.

Какую тему вы собираетесь осветить в своем докладе на RECS 2016? Почему эта тема представляет несомненный интерес для аудитории корпоративных заказчиков из государственного и коммерческого секторов? Какую практическую пользу они смогут вынести из вашего доклада?

Иван Агапов: На RECS 2016 я представлю доклад «Проблемы против перспектив: Опыт проектов крупных заказчиков», где расскажу о важности юридически значимого электронного документооборота для крупных коммерческих организаций. Почему я хочу заострить внимание именно на данной категории пользователей? Потому что именно инициативность крупных заказчиков в области перехода на ЭДО стимулирует развитие отрасли, является двигателем прогресса.

Сегодня крупные заказчики активно переходят на юридически значимый электронный документооборот. Я расскажу, какие задачи встают перед ними на этом интересном и сложном пути, какие способы решения существуют, какую реальную помощь при этом готовы оказывать операторы. Рассказ обязательно будет подкреплен цифрами и примерами из собственной практики. Также я поделюсь примерами, основанными на опыте работы компании «ДИРЕКТУМ» и ее клиентов.

Источник: PCWeek