Архитектура обмена юридически значимыми электронными документами

Корепанов Алексей, руководитель проектов, компания DIRECTUM

0.   Начало

Вся общественность, всколыхнувшаяся после выхода нового закона об электронной подписи и появления порядка обмена электронными счетами-фактурами (а значит и скорой возможности обмена всеми первичными финансовыми документами в электронном виде), провела текущий год под флагом юридически значимого электронного документооборота. Вот и мы уже обсуждали этот вопрос на онлайн-семинаре (ответы на вопросы, прозвучавшие в ходе семинара можно посмотреть тут и тут). На очереди вопрос организации архитектуры системы обмена электронными документами.

Многие компании уже сейчас используют в своей деятельности не одну автоматизированную систему, в частности, распространено использование в связке систем ERP и ECM. В этом случае непонятно, где создавать-хранить документы и откуда их передавать контрагенту или спецоператору? Постараюсь ответить на эти и некоторые другие вопросы.

Для лучшего понимания сути вопросов, предлагаю освежить в памяти знания о ERP и ECM-системах. Процитирую часть статьи Максима Галимова, директора по перспективным исследованиям компании Directum.

Хотя и ERP, и ECM работают с корпоративной информацией, характер этой информации совершенно разный. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ERP-системы представляет собой четко заданную форму, где набору реквизитов соответствуют их значения и определенная логика обработки. Документ ECM-системы (под документом будем понимать отдельную единицу контента) — это в первую очередь информация неструктурированная, ее состав в большинстве случаев предсказать заранее невозможно. Атрибуты документа и связанная справочная информация, то есть структурированные данные, играют второстепенную роль.

Характер информации — один из основных отличительных признаков ERP и ECM-систем. Другим, не менее важным, различием являются методы ее обработки. Действительно, в обоих классах систем ключевую роль играет коллективная работа пользователей, но цели и средства работы с системой у них неодинаковы.

Таблица 1. Отличия в подходах к работе с информацией в ERP и ECM-системах

В таблице приведены некоторые особенности систем с точки зрения подходов к обработке данных. Это наиболее яркие отличия. Среди других, не столь очевидных — порядок протоколирования, уровни разграничения доступа и т. д. Существенно различается и политика хранения объектов системы.

Освежили? Отлично! Больше всего вопросов возникает при организации межкорпоративного обмена, в частности, обмена договорными документами, поэтому перейдем к вопросу перевода процесса заключения сделки в электронный вид, т.е. когда все документы формируются и обрабатываются в электронном виде. Определим типовой перечень документов, формируемых при заключении сделки:

●    договор;

●    приложение, доп. соглашение;

●    счет;

●    акт, накладная;

●    счет-фактура.

Какой документ, где формируется? Уже сейчас в компаниях России повсеместно используются ERP-системы как системы, автоматизирующие ключевые бизнес-процессы, без которых не может осуществляться деятельность компании, а это в том числе бухгалтерский и налоговый учет. Именно в ERP-системе формируются счета, накладные и счета-фактуры (структурированная группа документов), а договоры, приложения, доп. соглашения и акты (неструктурированная группа документов) зачастую формируются просто в офисной программе, согласуются путем пересылки по электронной почте или вообще на бумаге, а хранятся документы на рабочем столе инициатора или ответственного за договор. Назовем это вариантом №1. Вариант №2 – когда все документы компании согласуются и хранятся централизованно в ECM-системе.

Вернемся к сделкам. Договорные документы в электронном виде могут быть отправлены контрагенту напрямую, за исключением счета-фактуры, который можно отправлять только через спецоператора. Таким образом, появляется новый элемент инфраструктуры обмена. Рассмотрим работу инфраструктуры обмена договорными документами в разрезах варианта №1 и №2.

1.   ERP – наше все?

Итак, вариант №1, в компании есть ERP-система, ECM-система отсутствует. Какие возможные сценарии работы могут быть?

Сценарий №1. Обмен договорными документами осуществляется напрямую с контрагентами, счета-фактуры – через спецоператора.

1.     Инициатор формирует проект договора в офисном приложении и сохраняет его на локальной машине. Для подписания используется прикладное специализированное программное обеспечение. Подписанный документ инициатор отправляет согласующим  (ими могут быть руководитель отдела, юрист, руководитель компании и другие сотрудники компании), например, по электронной почте (шаг 1 на рисунке). Те в свою очередь либо возвращают документ на доработку (опять же по электронной почте), либо подписывают и отправляют дальше по цепочке согласования, при этом сами определяют следующего участника (шаг 2). После подписания руководителем компании
(шаг 3) документ отправляется на регистрацию и отправку контрагенту, параллельно информация о договоре должна передаваться в ERP-систему, силами пользователя в этом случае (шаг 4).

2.     На основании полученных данных в ERP-системе формируется счет. Далее он либо экспортируется (шаг 5), либо подписывается и отправляется контрагенту из ERP-системы (тут необходимо отметить, что подписание документов поддерживается далеко не всеми ERP-системами и не у всех в планах есть разработка такого функционала). Еще стоит учесть, что во многих компаниях счет также согласуется, как и договор, т.е. его необходимо экспортировать из ERP-системы, подписывать и согласовывать с использованием, например, электронной почты (шаги 6-8). После согласования счет отправляется контрагенту (шаг 9).

3.     После выполнения работ формируется акт в офисном приложении, подписывается и отправляется контрагенту. Параллельно в ERP-системе формируется счет-фактура, который необходимо подписать и отправить контрагенту через специализированного оператора связи. Это можно сделать непосредственно в ERP-системе (шаг 12?), но в дополнение к указанным выше ограничениям подписания документов в данном случае добавляется интеграционное решение для отправки документов спецоператору, разработка которого также планируется не всеми вендорами. Другой вариант – экспорт документа из ERP-системы (шаг 11), его загрузка на Вашу страницу на портале спецоператора (шаг 12). Там необходимо подписать документ и отправить контрагенту (шаг 13). Подписанный документ потребуется выгрузить обратно с целью сохранения, т.к. спецоператоры не планируют хранить Ваши документы длительное время (после подписания документа контрагентом).

4.     Документы, полученные от контрагента, необходимо хранить до истечения срока их архивного хранения (для договорных документов – 5 лет). Кто и где внутри компании будет хранить документы в случае такой постановки процесса работы с договорными документами – большой вопрос.

Представили процесс?

Неэффективно, тем более, если учесть большой объем документов. В дополнение к этому необходимо выделить высокие риски потери документов и подписания, отправки контрагенту не той версии документа.

Сценарий №2. Все договорные документы проходят через спецоператора.

В этом случае процесс отличаться будет незначительно, только все договорные документы будут отправляться спецоператору, аналогично счету-фактуре.

Подведем промежуточные итоги. Итак, какие сложности ждут при использовании в обмене договорными документами варианта №1?

1.     Низкая эффективность работы, что является прямым следствием большого набора операций, выполняемых пользователем, отсутствие автоматизации этапа согласования и отправки документов контрагенту.

2.     Сложность обработки большого объема документов, причины те же.

3.     Невозможность автоматизации обработки документов, причины те же.

4.     Сложность организации архивного хранения подписанных электронных документов. Некоторые ERP-системы предоставляют возможность организации архива, но что делать, если ваш вендор не предоставляет подобных решений? Можно использовать стороннее специализированное решение. Главное не запутаться, какой документ когда и куда необходимо отправить.

5.     Высокие риски потери документов.

Хорошо, если ERP-система предоставляет все необходимые инструменты. Если же нет? Предлагаю рассмотреть вариант реализации №2.

2.   ECM + ERP = наше все!

Итак, вариант №2, в компании есть и ERP, и ECM-система. При этом в 99% случаев системы уже интегрированы, т.е. обмениваются электронными документами и другой информацией. Как будет построена работа в этом случае?

Неструктурированную группу документов пользователи будут создавать в ECM-системе, там же созданные документы будут согласованы и в последующем сохранены в архиве.

Как и в предыдущем случае, структурированные документы будут формироваться в ERP-системе. Их дальнейшую обработку лучше проводить в ECM-системе. Почему? Доводы следующие:

1.     Все документы необходимо подписать. Это характерная для ECM-систем функция, далеко не все ERP-системы имеют такой функционал. В дополнение к этому, чтобы подпись была квалифицированной (обязательное требования для счетов-фактур), она должна быть установлена с использованием сертифицированных средств, поддержку которых заявляют многие вендоры ECM-систем.

2.     Договорные документы необходимо согласовать внутри компании. Для ECM-системы это одна из основных функций. Единицы ERP-систем имеют docflow или workflow.

3.     Также стоит отметить тот факт, что большая часть согласующих лиц не работают в ERP-системе, в то время как практически все из них (скорее даже все) работают в ECM-системе.

4.     Все документы необходимо передать контрагенту и впоследствии получить, вне зависимости от того, где были эти документы сформированы. Экономически целесообразно использовать одну точку отправки-приемки документов. Если учитывать необходимость согласования и подписания документов, логично использовать для этого ECM-систему.

5.     После подписания документы необходимо передать в архив для хранения. Для договорных документов срок хранения составляет 5 лет. Большая часть ECM-систем уже сейчас предлагает решения для организации архива электронных документов и лишь единицы ERP-систем имеют подобные решения. Целесообразно хранить все документы в едином хранилище, т.е. после формирования структурированных документов в ERP-системе передавать их в ECM-систему, где их можно согласовать, подписать, отправить контрагенту, и, после получения подписанных двумя сторонами документов, перенести их в архивное хранилище.  

Если использовать вариант работы №2, можно получить такую картину работы с договорными документами:

При работе по указанному сценарию можно получить следующие преимущества:

1.     Высокая эффективность работы, т.к. весь процесс работы с договорными документами автоматизирован.

2.     Возможность обработки больших объемов документов за счет автоматизации.

3.     Централизованная обработка документов, в том числе их архивное хранение.

4.     Следствие предыдущего пункта – низкие риски потери документов.

Может реализовать необходимые функции ECM-системы в ERP? Возможно, но насколько это целесообразно? На текущий момент большую часть ERP- и ECM-систем можно легко интегрировать между собой, тогда зачем «создавать велосипед»?

Логичнее, экономически целесообразнее и эффективнее будет использовать в каждой системе характерные для нее функции, и осуществлять обмен между системами необходимой информацией. Почему целесообразнее? Процесс прозрачен и понятен всем участникам, риск потери документов – минимальный. С экономической точки зрения – нет необходимости доработок систем. Эффективнее? Да. В случае взаимодействия систем можно автоматизировать большую часть работы с договорными документами, и пользователи будут работать уже в привычной для них системе.

3.   E-invocing – начало

Законодательная база постепенно позволяет переводить в электронный вид все больше видов документов. В первом квартале 2012 года должен появиться формат счета-фактуры. Тогда можно будет перевести в электронный вид весь договорной процесс, без дублирования документов на бумаге. Чтобы быть готовым быстро перейти на эффективную автоматизированную работу с договорными документами, уже сейчас необходимо озадачиться вопросом организации внутрикорпоративной архитектуры юридически значимого обмена электронными документами, в том числе вопросом взаимодействия ECM и ERP-систем. Думаю, эта статья поможет при решении этого нетривиального вопроса.