Бизнес дал крен в сторону безбумажного документооборота

Михаил Демидов

Независимое аналитическое объединение AIIM выяснило, что в мире начался постепенный отказ бизнес-пользователей от работы с бумажными документами. Подобную тенденцию, наблюдающуюся повсеместно, аналитики фиксируют впервые. Российские игроки рынка СЭД утверждают, что она началась 2-3 года назад.

Согласно недавнему исследованию, посвященному использованию средств автоматизации перевода документов в электронный вид, в мире зафиксировано снижение использование бумажных документов в корпоративной среде. Из 400 респондентов 39% отметили, что уменьшили свой традиционный документооборот, а еще 53% компаний, где применяются средства для сканирования, сообщают о дальнейшем сокращении потребления бумаги. Факторами спроса на безбумажные технологии стали экологические инициативы и желания оптимизировать свои издержки. У 40% уже зафиксировано получение отдачи от подобных внедрений (сканирование, электронный ввод, BPM) уже в течение 12 месяцев, а 60% считают, что получат это в течение 18 месяцев. AIIM отмечает, что подобное положение дел фиксируется впервые за всю историю проведения исследований. Российские игроки рынка СЭД отмечают, что переход на электронный документооборот уже начался 2-3 года назад, но соглашаются с общими результатами исследования.

Сергей Курьянов, директор по развитию Docsvision, отмечает, что источник окупаемости проектов СЭД состоит в сокращении времени исполнения бизнес-процессов, что для коммерческих предприятий означает пропорциональный рост оборачиваемости как источник роста прибыли, а опрошенные AIIM компании говорят о «зеленых» технологиях, отмечая, что технологии электронного ввода документов через некоторое время вызовут снижение потребления бумаги. При этом эксперт отмечает, что в России при проведении аналогичного опроса цифры были бы аналогичными. «AIIM не говорит о повсеместном спаде потребления, скорее, о том, что он впервые наблюдается у существенной доли компаний и связывает это на самом деле с внедрением подхода Capture to Process (перевод электронных документов для использования в бизнес-процессах) вместо обычного Capture to Archive (перевод документов для электронных архивов), – считает он, полагая, что AIIM увидела эту тенденцию вовремя. – Если после внедрения эффекты начинают проявляться через 12-18 месяцев, то, как раз и получается 1-2 года от момента внедрения до момента наблюдения».

Елена Иванова, начальник отдела маркетинга ЭОС, не соглашается с представителем Docsvision, считая, что в России распространение бумажных документов намного больше в силу исторически сложившегося подхода к работе с документами и малого распространения ECM. «Парадокс в том, что на предприятиях, где работают СЭД или ECM-системы, которые, казалось бы, и призваны сократить количество бумаги, в реальности там идет дублирование – и бумажные документы ходят и электронные, которые также распечатываются и т.д. Поэтому во многих организациях внедрение автоматизированных систем привело не к сокращению бумаги, а к увеличению ее объемов. Тут во многом причиной этому служит и несовершенство законодательной и нормативной базы», – констатирует госпожа Иванова, оценивая долю компаний, достигших окупаемости СЭД, на уровне 45%.

«В России несколько иные подходы к эффективности бизнеса и к оптимизации бизнес-процессов. Очевидно, что российский бизнес гораздо меньше мотивирован на сокращение бумажного документооборота, руководители не ставят такой цели», – объясняет эксперт-аналитик «Корус Консалтинг, Павел Житнюк. Он связывает это с иными нормами прибыли российских и западных компаний (100-200% против 4-7%), а также c неразвитостью «зеленого» сознания (которое не дает ни имиджевых, ни конкурентных преимуществ). Об этом же говорит и Михаил Потапенко, руководитель направления электронного документооборота, Cognitive Technologies. Он отмечает, что в России организации не могут по закону полностью отказаться от бумаги, поэтому при внедрении СЭД реализуется так называемый смешанный (бумажно-электронный) документооборот. Несмотря на это, по его словам, технологии ЭДО при грамотной организации внутренних процессов документооборота действительно позволяют качественно снизить потребление бумаги. «В частности, для этого важно, чтобы в системе активно работали руководители высшего и среднего звена. Это позволит организации исключить случаи многократного ксерокопирования документов и перевода электронных документов в бумажный вид на этапе согласований. Стоит отметить, что подобная картина характерна не только в бизнесе, но и в государственных учреждениях, которые традиционно являются основными потребителями бумаги», – говорит эксперт.

Однако положительные тренды уже существуют, считает Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик Directum: «Говоря о российском бизнесе, можно заметить произошедшее в последний год изменение отношения к электронным документам: их перестают бояться, организации все меньше цепляются за бумажные документы. Полного отказа от «бумаги» в ближайшее время не предвидится, но и никто не ставит задачу так прямолинейно. Переход на электронный документооборот решает, в первую очередь, задачи эффективности».

Общая точка зрения опрошенных CNews игроков рынка СЭД сводится к тому, что аналитики AIIM правильно отмечают снижение потребления бумаги в бизнесе, но оно не было таким резким – этот процесс начался, как минимум, 2-3 года назад.

Источник: CNews, 16 декабря 2010