Боремся с невозвратом первичных документов. От бумаги к ЭДО

В каждой организации возникают проблемы с возвратом подписанных первичных учетных документов (ПУД) от покупателей. В статье рассмотрим причины этой проблемы, ее последствия и варианты решения.

Причины невозврата

Причина № 1. Незаинтересованность контрагента в возврате документов

Когда на руках уже есть подписанная накладная, а товар на складе, контрагент не замотивирован вернуть документ поставщику. Для возврата первички нужны дополнительные действия, которые требуют, как минимум, времени.

Причина № 2. Лишние затраты на отправку документов

Минимальный тариф на отправку заказного письма составляет 60 руб. с НДС. Многим контрагентам такая сумма может показаться существенной, и они не посчитают нужным увеличивать свои расходы.

Причина № 3. Отсутствие порядка в работе с документами

Документы могут «теряться» на столах менеджеров и бухгалтеров или просто случайно оказываются в мусорной корзине.

Причина № 4. Нежелание оплачивать товары/услуги

Покупатель не хочет подписывать документы, чтобы не платить за услугу или товар.

Поделюсь болью невозврата первички в организации, которая оказывала услуги по обслуживанию и ремонту оргтехники. Клиенты компании – юридические лица, суммы каждой реализации были небольшие, но документов было много. Добровольно возвращалось максимум 60-70% бумажных экземпляров. Как правило, от контрагента приходил человек без доверенности и печати, получал услуги, уносил с собой документы с обещанием подписать их в бухгалтерии и вернуть при следующем посещении. Конечно же, при следующем визите подписанных документов при нем не было или это был уже другой человек. Услуги опять оказывались, выдавались документы, повторялись обещания их вернуть, а документы так и не возвращались. В результате многие клиенты оплачивать услуги не торопились.

Проводились регулярные мероприятия по возврату документов: постоянные звонки компаниям-должникам, официальные письма, поездки с водителем по организациям, распечатка дубликатов первичных документов, т.к. первоначальный экземпляр был утерян. Вернуть подписанные документы получалось не всегда.

Последствия

Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать наименования должности, а также подписи с указанием фамилий и инициалов лиц, совершивших сделку. Таким образом, поставщику обязательно иметь экземпляр ПУД, подписанного покупателем.

При отсутствии подписанных документов (накладной по форме ТОРГ-12, УПД или товаросопроводительных документов, которые бы подтвердили факт получения товара), взыскать основной долг и штрафы с покупателя будет затруднительно.

Варианты решения

Традиционные способы

Условия в договоре

Прописать в договоре порядок возврата документов, на кого ложатся расходы и ответственность за несвоевременный возврат.

Назначение ответственного

Когда ответственны все – не ответственен никто. Поэтому нужно закрепить ответственного за контроль возврата документов. Это может быть менеджер по договору, бухгалтер, секретарь – все зависит от размера организации и внутренних бизнес-процессов.

Покрытие расходов на доставку документов

Вместе с ПУД можно отправлять контрагенту оплаченный конверт с обратным адресом – ему останется только сходить на почту.

Цифровые способы

Задание ответственному

Процесс согласования исходящей первички может быть перенесен в систему электронного документооборота (СЭД). Некоторые ПУД изначально создаются в СЭД и только после согласования заносятся в учетную систему. Так почему бы не использовать возможности системы для контроля возврата?

Ответственному после согласования и подписания сначала придет задание на отправку документов контрагенту, а затем – задание на контроль возврата. Таким образом, сотрудник не забудет, какие документы должны вернуться от контрагента, у него всегда под рукой будет список ПУД к возврату. В рамках задания на контроль возврата можно настроить регулярную отправку e-mail покупателю (адрес можно задать в карточке организации) с напоминанием о необходимости вернуть подписанные документы.

Использование штрихкодирования

Факт возврата бумажного документа от контрагента в системе электронного документооборота может подтверждаться автоматически. При ведении в организации электронного финансового архива каждый первичный учетный документ снабжается штрихкодом учетной системы или СЭД. Когда секретарь сканирует подписанный покупателем документ, автоматически создается новая версия документа в финархиве.

Технологии искусственного интеллекта (ИИ)

ИИ все чаще применяется в деятельности организации. Встроенный в СЭД искусственный интеллект поможет контролировать возврат документов от контрагентов. Умные технологии распознают контрагента, основные реквизиты, используемые для идентификации документа, а также определят наличие подписей и печатей. ИИ найдет в финархиве, к какому документу относится скан-копия, и при наличии подписей и печати со стороны покупателя отметит документ как возвращенный.

Переход на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами

Все вышеописанные способы ориентированы на работу с бумагой, что становится все менее актуально. Если в компании существует проблема невозврата подписанных ПУД, стоит перейти на юридически значимый обмен электронными документами и предложить его контрагентам.

Использовать сервис обмена в 2-3 раза дешевле (даже с учетом стоимости электронной подписи) и существенно быстрее, чем обмениваться бумажными документами. Стоимость отправки заказного письма почтой – от 60 рублей, стоимость отправки одного документа через сервис обмена – от 7 руб. (зависит от количества документов в год). По почте письмо может идти от 2 дней до 2 недель, в сервисе обмена документы доставляются за считанные минуты.

Быстрорастущим компаниям переход на сервис обмена электронными документами поможет справиться с увеличивающимся потоком исходящих учетных документов, не увеличивая расходы на бумагу, отправку и хранение.

Даже если покупатель не подпишет товарную накладную в электронном виде, поставщик будет застрахован (некоторые сервисы обмена отражают факт получения документа абонентом) и сможет доказать, что он выполнил свою обязанность по отправке документов контрагенту. При обмене через сервисы риск утери электронного документа сводится к нулю. К тому же контрагенту гораздо проще сделать пару кликов, чтобы подписать и отправить документ обратно поставщику, чем идти в дождь и снег на почту.

* * *

Переход на электронный обмен особенно выгоден крупным организациям с трафиком юридически значимых документов более 1000 шт. в месяц. Все эти горы бумаг нужно где-то хранить, что решается переводом документов в электронный вид. Найти нужный первичный учетный документ в электронном архиве существенно проще, что особенно актуально при подготовке к налоговой проверке. Таким образом, крупные поставщики становятся двигателями прогресса и стимулируют переходить на ЭДО своих контрагентов.

С другой стороны, компании малого и среднего бизнеса, у которых каждый рубль на счету, как никто другой должны быть заинтересованы в переходе на ЭДО: сократятся расходы на отправку документов, а также ускорится их возврат, что гарантирует своевременное поступление оплаты от покупателей.

Разве эти преимущества не стоят того, чтобы выйти за рамки привычного?