«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?

Использование электронных документов (ЭД) в кадровом документообороте – один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником. Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.

Напомним, что Распоряжением Правительства РФ от 11.06.2013 года №953-р был утвержден план мероприятий «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», который предусматривал создание условий для использования электронных документов в кадровом документообороте (за исключением трудовых договоров). В соответствии с ним Минтруд РФ, Минкомсвязь РФ, Минэкономразвития РФ должны были разработать предложения о внесении изменений в законодательство РФ по вопросам кадрового документооборота в электронном виде в 1 квартале 2015 года. Однако воз и ныне там.

Ход выполнения дорожной карты опубликован на сайте Правительства РФ.  Был принят ряд изменений нормативно-правовых актов (например, отменены ограничения на использование ЭД при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти) в части электронного документооборота. Никаких ожидаемых поправок дополнительно к существующим нормам применения ЭД в трудовых отношениях не введено.

Кадровая документация

Кадровая документация – совокупность всех документов, необходимых для фиксации, регулирования и подтверждения отношений между работником и работодателем, используемая также при проверке и контроле со стороны проверяющих органов.

Кадровые документы всегда фиксируют юридически значимые факты, которые служат основанием для возникновения соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя. Не допускать ошибки при оформлении кадровой документации важно еще и по той причине, что в случае их обнаружения спустя время исправление может протекать очень затруднительно или вообще быть невозможным.

Условно можно разделить кадровую документацию на следующие крупные категории:

●    документы, оговаривающие взаимоотношения между работодателем и работником (трудовой договор, дополнительные соглашения к нему);

●    учетная документация (учетные формы кадровой документации, документы по учету рабочего времени);

●    персональная документация (личное дело, личная карточка работника);

●    организационно-распорядительная документация (график отпусков, штатное расписание, должностные инструкции, приказы по личному составу).

Для того, чтобы ответить на вопрос о применении ЭД в кадровом документообороте, необходимо определить круг лиц, участвующих в нем, порядок их взаимоотношений и границы применения ЭД.

Что нам говорит Трудовой кодекс РФ?

В статье 312.1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) понятие дистанционной работы определено как выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

Общие положения

На дистанционных работников распространяются действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.

При обмене ЭД между работником и работодателем каждым из них используется квалифицированная электронная подпись. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Законом не поясняется, в какой форме должно быть это подтверждение:

●    в виде документа, явно подтверждающего ознакомление работника с полученным от работодателя ЭД;

●    в виде формируемого оператором электронного документооборота подтверждения получения документа (например).

В связи с этим форму подтверждения ознакомления и согласия дистанционного работника с документом, отправленным работодателем, лучше предусмотреть в трудовом договоре, заключаемом между сторонами. Кроме того, обмен ЭД между работником и работодателем совсем необязательно осуществлять через оператора электронного документооборота.

Трудовой договор

Статья 312.2 ТК РФ устанавливает возможность заключения трудового договора (далее – ТД) о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе путем обмена ЭД (при этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя).

Обращаю внимание на то, что законодатель говорит именно об экземпляре, а не о копии.

В случае заключения ТД путем обмена ЭД предусмотренные статьей 65 ТК РФ документы могут быть предъявлены работником, поступающим на дистанционную работу, работодателю, в форме электронного документа. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 ТК РФ, также может осуществляться путем обмена электронными документами.

По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении ТД впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, указанный выше.

Если же данное соглашение не было заключено, работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

Что касается увольнения дистанционного работника: в соответствии со статьей 312.5 ТК РФ если расторжение ТД происходит по инициативе работодателя, то ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении такого ТД осуществляется в форме электронного документа. Работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Обратите внимание, здесь законодатель прямо указывает на надлежащим образом оформленную копию ЭД.

Другие документы

В случаях, когда работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник также может сделать это в форме электронного документа.

Но для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных законодательством РФ, по почте заказным письмом с уведомлением.

Также при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Что можно, а что нельзя

Выше мы рассмотрели основные документы участников трудовых отношений. Однако существует еще масса документов кадрового учета внутри организации, ведение которых необходимо продумывать перед переходом на ЭД. Это и трудовые книжки, которые ведутся только в бумажном виде, и личные карточки работников, с записями которых работника знакомят под личную подпись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225). В бумажной форме должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 года №69) в связи с тем, что предусмотренные в ней графы 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» подразумевают неоднократную личную подпись.

Существуют и иные документы персонифицированного учета с длительными сроками хранения и особенными требованиями к местам хранения (в том числе к информационным системам).

В электронном виде можно вести Журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и изменений к ним, Журнал учета приказов о приеме на работу. Унифицированных форм и требований к ведению данных документов нет, поэтому есть возможность выбрать наиболее оптимальный способ регистрации (формы ведения лучше утвердить приказом организации).

Еще одним объяснением редкого использования ЭД в кадровом документообороте является неопределенное отношение к таким документам в судах и проблемы с представлением электронных документов в суд. При этом необходимо отметить, что вкупе с другими доказательствами даже электронная переписка работника с работодателем служит доказательством трудовых отношений.

***

В заключение выделим основные моменты, которые необходимо помнить при использовании ЭД в трудовых взаимоотношениях:

1.   Вести трудовые отношения с дистанционным работником, используя электронные документы, возможно. Но при соблюдении условий, установленных законодательством РФ.

2.   Вести в электронной форме учетные кадровые документы рискованно в силу специфики их заполнения и хранения. Лучшим вариантом для обеих сторон трудовых отношений в этом случае будет являться бумажный носитель.

3.   Документы, не предполагающие наличия собственноручных подписей сотрудников, можно вести в электронном виде с периодической распечаткой и передачей в хранение на бумажных носителях либо организовав безопасное место длительного хранения электронных документов.

Источник: Synerdocs