Договор в электронном виде: на что обратить внимание при заключении, случаи из судебной практики

Законодательство РФ позволяет заключать сделки в письменной форме с помощью электронных документов, передаваемых по соответствующим каналам связи. Об этом говорится в статьях 160, 434 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ), статье 11 Федерального закона РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Популярность электронного договора можно связать с тем, что он по всем параметрам отвечает современной тенденции к ускорению и упрощению, позволяет быстро согласовать необходимые условия, обменяться подписанными документами и приступить к исполнению.

Цель договора — закрепить достигнутую договоренность сторон об основных условиях сделки. Но мало договориться с контрагентом, важно это правильно оформить. Как правило, о правильности оформления вспоминают слишком поздно, когда на каком-то из этапов договориться уже не получается.

На что обратить внимание?

Решая вопрос о переводе договорной документации в электронную форму, необходимо помнить следующее.

1. Электронная форма договора — это оригинал письменной формы документа, в которой документ будет существовать на протяжении всего своего жизненного цикла. При этом бумажный экземпляр создавать не обязательно.

Если стороны хотят использовать для оформления сделки электронный договор, они должны оговорить это условие (можно включить его непосредственно в текст договора). При взаимном согласии стороны могут предусмотреть в договоре возможность обмена расчетными документами по такой сделке в электронной форме.

Также будет не лишним указать, какие конкретно документы будут передаваться в электронной форме, по каким каналам связи, а также определить, с какого момента документы будут считаться доставленными.

2. Подписывать электронный договор необходимо электронной подписью (Федеральный закон РФ «Об электронной подписи»). Для того, чтобы подписанный электронный договор имел юридическую силу, необходимо соблюсти ряд нюансов, связанных с использованием определенного вида электронной подписи (далее — ЭП). На этот нюанс нужно обратить самое пристальное внимание, ведь подписание — это важнейшая часть заключения договора, вызывающая наибольшее количество вопросов у сторон.

Если стороны договорились использовать простую электронную подпись, в соглашении об этом должны содержаться: условие о правилах идентификации подписанта документа и условие о соблюдении лицом конфиденциальности ключа простой ЭП (статьи 6, 9 Федерального закона РФ «Об электронной подписи»).

Если стороны договорились использовать неквалифицированную ЭП, то в соглашении об ее использовании они должны предусмотреть порядок проверки такой подписи (статья 9 Федерального закона РФ «Об электронной подписи»).

При использовании сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи такого соглашения не требуется.

Только при соблюдении вышеописанных условий электронные документы будут признаны равнозначными документам, подписанным собственноручно.

3. Оговорить условия договора перед тем, как его заключать, стороны могут привычным для себя образом: по телефону, при личной встрече, в переписке.

На практике предмет договора и условия его исполнения могут существенно изменяться со временем. Далеко не всегда это сопровождается подписанием дополнительных соглашений.

Доказать, что стороны в период действия договора вносили какие-то изменения, если они не сопровождались заключением дополнительных соглашений, поможет условие о том, что при рассмотрении споров переписка между сторонами по эл.почте будет признана сторонами достаточным доказательством.

В этом случае обязательно нужно указать адреса электронной почты, с которых будет вестись переписка.

4. Отправка и подписание договора могут осуществляться по выбору организации — посредством электронной почты или с помощью оператора электронного документооборота.

Система Directum RX обеспечивает юридически значимый документооборот с контрагентами благодаря интеграции с сервисами обмена СБИС и Диадок.

При отправке по электронной почте важно предусмотреть адреса электронной почты сторон, с которых и на которые будет осуществляться отправка, и не менее важно обозначить при каких условиях документ будет считаться доставленным (например, отчет о доставке/прочтении).

При отправке с помощью оператора электронного документооборота можно в отдельном соглашении или условием договора согласовать конкретного оператора, а также предусмотреть обязанность стороны/сторон заключить договор для последующего обмена документами.

Более подробную информацию о выборе способа обмена документами можно найти в методических рекомендациях, которые созданы ФНС для помощи бизнесу.

Судебная практика по спорным вопросам использования электронных договоров

Что делать, если с контрагентом заключен договор в электронной форме, и у вас возникла конфликтная ситуация, требующая разрешения в суде?

Выше мы говорили о том, что для обеспечения договору, заключенному в электронной форме, юридической силы равной с договором, подписанным собственноручно, требуется учесть ряд особенностей.

При их соблюдении электронный договор будет абсолютно равнозначен привычному нам договору «на бумаге», поэтому каких-либо проблем в случае судебного разбирательства у сторон не возникнет, за исключением, конечно, самого судебного разбирательства.

Отметим, что случаев, связанных с применением электронных документов в предпринимательской деятельности, в судебной практике немного.

Как правило, стороны представляют электронные документы в суд для изучения и оценки в качестве доказательств.

Именно поэтому так важно, чтобы ценное доказательство не было отклонено судом как недостоверное или недопустимое.

Приведем два примера: положительный и отрицательный.

Случаи положительного исхода дела

В сентябре 2015 года Девятый арбитражный апелляционный суд рассмотрел апелляционную жалобу организации, выступающей ответчиком по делу о взыскании задолженности (Дело №А40-64044/15).

В апелляционной жалобе ответчик ссылался на то, что представленные истцом доказательства в виде протокола осмотра электронных сообщений и файлов нельзя считать достоверными, так как невозможно однозначно определить неизменность файлов и факт их действительной отправки на электронную почту ответчика.

Однако суд оставил решение первой инстанции в силе. Доводы ответчика о несостоятельности представленных суду доказательств в виде электронных сообщений и файлов были отклонены.

Что помогло истцу отстоять свою позицию в суде? Его выручило заключенное между сторонами соглашения о применении простой электронной подписи при согласовании сделок. Более того, сторонами было оговорено, что надлежащим доказательством при судебном разбирательстве будет являться, например, осмотр электронной почты нотариусом.

Также в 2018 году попытка взыскания неосновательного обогащения по договору в рамках дела А07-21088/2018 оказалась безуспешной.

В качестве доказательств оказанных услуг ответчик представил протокол нотариального осмотра электронных сообщений и файлов. В отсутствие иных документов суд посчитал это достаточным и надлежащим доказательством факта оказания услуг по договору на взыскиваемую истцом сумму, в удовлетворении иска было отказано.

Существенным условием победы ответчика в этом деле стало соглашение сторон о возможности применения электронного документооборота, в котором стороны указали, что любые документы могут пересылаться в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в виде юридически значимых электронных документов, а также с использованием электронной подписи (ЭП).

Отрицательные решения суда

Также есть пример отрицательного решения суда по причине несоблюдения условия о заключении между сторонами соглашения о применении простой ЭП.

По делу №А76-29922/2014 о взыскании задолженности по оплате услуг суд вынес решение не в пользу истца, посчитав недоказанным факт оказания услуг.

Важную роль в принятии решения сыграло отсутствие в договоре пункта, содержащего согласие сторон на использование электронной подписи (в данном случае речь шла о простой ЭП). На этом основании представленные истцом в качестве доказательств документы суд признал неподписанными.

Более того, такая подпись согласно статье 9 Федерального закона «Об электронной подписи» должна содержаться в самом документе, плюс стороны должны предусмотреть правила определения лица, подписывающего документ простой электронной подписью. Ничего из перечисленного сделано не было.

В дальнейшем при рассмотрении дела в апелляционной инстанции суд, руководствуясь данными доводами в совокупности с другими обстоятельствами дела, оставил решение первой инстанции в силе.

Еще один случай: в рамках судебного дела А07-1886/2020 организация не смогла доказать, что условия договора были изменены дополнительным соглашением, заключенным в электронном виде.

Как отметил суд, какого-либо соглашения о возможности применения электронного документооборота сторонами спора заключено не было, в самом договоре также отсутствуют условия о применении электронного документооборота.

При отсутствии такого соглашения суд вправе не принимать к рассмотрению в качестве доказательств электронные документы.

Довод организации о том, что протокол разногласий был направлен стороне по электронной почте, также был отклонен. В договоре не были указаны каналы связи, в связи с чем организация не смогла доказать, что документы отправлялись на официальный адрес стороны.

Что нужно запомнить об электронном договоре?

Выделим ряд рекомендаций для тех, кто сомневается в переходе на электронный договор:

1. Не забывайте заключать соглашение сторон об использовании определенного вида электронной подписи. Данное соглашение мы рекомендуем подписывать собственноручно либо усиленной квалифицированной электронной подписью. Согласитесь, что договорная документация содержит информацию, требующую надежной защиты. Поэтому для подписания электронных договоров мы советуем использовать квалифицированную ЭП. Это гарантирует не только однозначную идентификацию автора, но и неизменность и целостность документа.
2. Для заключения договора в электронной форме с применением квалифицированной ЭП сторонам не потребуется заключать дополнительное соглашение. Кстати, если организация обменивается со своими контрагентами электронными счетами-фактурами, такая подпись у нее уже есть.
3. Для обмена электронными договорами мы рекомендуем формат PDF. Он наиболее удобен, так как обеспечивает целостность документа и имеет меньший размер по сравнению с исходным файлом. К тому же именно PDF является форматом архивного хранения электронных документов.
4. Договор относится к неформализованным документам, обмениваться которыми можно любым способом, оговоренным сторонами (оператор ЭДО, электронная почта).

При соблюдении всех оговоренных условий вариант работы с электронным договором не только законен и абсолютно безопасен, но и эффективен для бизнеса.

А если автоматизировать и внутренние процессы создания и согласования договорных документов, то эффект будет значительно выше.