Электронная подпись и доверенность. Консультации по обмену электронными документами.

Как часто вы или ваша компания сталкивалась с ситуацией, когда электронный документ требует подписи здесь и сейчас, а ответственного лица, обладающего сертификатом электронной подписи, не оказывается на месте? Он может отсутствовать по разным причинам – отпуск, командировка, больничный и даже увольнение.

Аналитикам сервиса Synerdocs периодически задают вопросы, как действовать в подобных ситуациях, какими нормативными актами руководствоваться и т.д. Приведем несколько подробных консультаций, которые помогут представить картину в целом и посмотреть на некоторые ее частности.

Как подписать электронный документ, если директор в отпуске/отъезде?

Как быть в ситуациях, когда ответственный за подписание документов сотрудник находится на выезде, а подписать электронный документ нужно сейчас?

Разберем два сценария действия, если ответственный за подписание сотрудник находится в отъезде:

1.     Директор может подписывать документы удаленно. Имея доступ к компьютеру с выходом в интернет и сертификат ключа ЭП, подписывать документы в сервисе обмена можно в любом месте. За помощью в настройке удаленного рабочего места можно обратиться в службу технической поддержки вашего оператора.

2.     Можно уполномочить второе лицо правом подписывать документы. Для этого нужно: приобрести сертификат ключа ЭП на имя второго лица, задокументировать право подписи документов вторым уполномоченным лицом (например, выпустить соответствующий приказ), известить контрагентов о втором уполномоченном лице (в виде приложения к договору либо официальным письмом).

Как передать электронную подпись другому сотруднику компании?

Где найти документ, который регламентирует передачу электронной подписи сотруднику компании?

Некорректно передавать электронную подпись от одного сотрудника другому.

Согласно статье 10 Федерального закона «Об электронной подписи» при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности, не допускать использования принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия.

Рекомендуем приобрести новый сертификат ЭП на то лицо, которое будет подписывать документы. Вместе с этим выпустить приказ по организации или доверенность на соответствующее лицо о передаче права подписи на определенные виды документов.

Найти образцы приказов или доверенностей на передачу права подписи можно в интернете. Также вы можете обратиться к вашему оператору ЭДО за консультацией и помощью в составлении подобного документа.

Ознакомиться с полным перечнем консультаций, а также задать собственный вопрос экспертам вы можете на сайте synerdocs.ru в разделе «Консультации».

Источник: Synerdocs. Консультации по обмену электронными документами.