Без суда «с последствием». Разбираем типовые вопросы по представлению электронных документов в суд

Дмитрий Хитров, председатель правления некоммерческого партнерства «Электронный арбитраж», разработчик системы для осуществления коммерческого онлайн-правосудия в РФ

Обмен электронными документами с контрагентами стремительно входит в ежедневный оборот — по телекоммуникационным каналам связи ежедневно «летают» счета, акты, счета-фактуры… Что нужно учесть ответственным лицам, чтобы такие документы стали юридически значимыми и могли предоставляться в суды как допустимые доказательства?

Ответы на некоторые злободневные вопросы — в этом материале.

Вопросы использования электронной подписи

Вопрос: Мы заплатили и получили в удостоверяющем центре электронную подпись, вставили флешку в компьютер и научились подписывать электронные документы. Мы уже можем их рассылать всем нашим контрагентам?

Ответ: Рассылать вы их можете, но юридическую силу будут иметь далеко не все из них. Чтобы начать обмен значимыми для сторон документами, между юридическими лицами, предпринимателями или физлицами должно быть заключено соглашение об обмене электронными документами (далее — ЭД) с использованием как электронной подписи (далее — ЭП), так и автоматизированной информационной системы (если, конечно, вы не будете отправлять скан-копии документов, написанных от руки).

Соглашение может быть представлено:

● как отдельный документ;

● как положение о возможности электронного обмена документами и быть включено в договор. Однако в этом случае его лучше оформлять на бумаге, скрепив подписями руководителей и печатями организаций.

В письме Министерства финансов РФ от 10 декабря 2014 года № 03-02-08/63607 указано, что вопросы об организации хозяйствующими субъектами документооборота в электронной форме, о порядке оформления первичных учетных документов и ведения бухгалтерского учета не являются предметом регулирования Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ).

При этом по вопросам, регулируемым Налоговым кодексом Российской Федерации, установлено, что на основании пункта 2 статьи 93 НК РФ налогоплательщик вправе направить в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи документы, составленные в электронной форме по установленным ФНС России форматам.

Согласно статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Частью 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В соответствии с частью 3 статьи 19 Федерального закона от 06.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 01.07.2013, предусмотрено использование ЭП, то она может быть только усиленная квалифицированная в соответствии с указанным Федеральным законом.

Исходя из этого, счета-фактуры, товарные накладные ТОРГ-12 и акты приемки-сдачи работ (услуг) при обмене между компаниями должны подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью и не требуют дополнительного заверения.

Если истребуемый у налогоплательщика документ будет составлен в электронном виде не по установленным форматам или подписан не усиленной квалифицированной электронной подписью, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (Письмо Минфина России от 07.07.2011 года № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 года № 03−03−06/1/521).

Вопрос: Мы заключили соглашение об электронном обмене документами с контрагентом. Какие электронные подписи мы сможем использовать?

Ответ: Пункт 2 ст. 434 ГК РФ не указывает на вид электронной подписи, который должны использовать стороны договора при обмене документами посредством электронной связи для того, чтобы договор считался заключенным. Единственное требование к такому обмену — используемая сторонами электронная связь должна позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны договора.

Какие подписи будут использоваться при обмене электронными документами далее, остается на усмотрении сторон и закрепляется в соглашении. Совсем не обязательно обзаводиться усиленной квалифицированной электронной подписью. Вы сможете использовать и простую, и неквалифицированную.

Не стоит забывать тот факт, что в отношении определенных видов документов предъявляются повышенные требования. Например, их надлежит подписывать только усиленными квалифицированными подписями. К таким документам относятся счета-фактуры. Как вы знаете, они должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью лица, имеющего соответствующие полномочия.

Итак, вооружившись этим набором знаний, вы можете смело приступать к электронному обмену документами без страха быть оштрафованным или не доказать что-то в суде. Азы электронной грамотности вам теперь точно известны.

А если у вас остались или появились вопросы относительно электронного документооборота, мы всегда готовы ответить на них в новой порции наших полезных советов.

Соглашение об ЭДО. Нюансы заключения

Вопрос: Правда ли, что документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, не требует наличия соглашения между контрагентами?

Ответ: Да, но с ограничениями на «законность». Усиленная квалифицированная электронная подпись на документе приравняет такой документ к бумажному и подписанному собственноручной подписью в случае, если законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

В большинстве случаев такие ограничения по наличию документов только «на бумаге» накладываются на кадровые приказы, журналы, книги, а не на то, чем обмениваются контрагенты между собой. Поэтому фактически документ-основание о начале обмена электронными документами может быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью и, при наличии такой подписи с двух сторон, он будет принят судом равнозначным даже в отсутствии соглашения.

При электронном обмене документами стоит помнить, что доказательство факта заключения электронного соглашения будет лежать на стороне, обратившейся в суд. При получении ЭД обратите внимание на то:

● действительна ли электронная подпись,

● имелись ли у лица полномочия на его подписание,

● когда было совершено действие по подписанию документа.

Вопрос: Будет ли действительным соглашение об обмене электронными документами, если его подпишет не руководитель, а менеджер по доверенности от компании?

Ответ: Прямого ограничения на это законодательство не налагает, но для начала электронного обмена документами лучше иметь подпись руководителя, а не любого сотрудника, уполномоченного на заключение договоров.

Соглашение об обмене электронными документами — по сути, самостоятельная сделка для организации, а значит, для ее совершения необходимо обладать полномочиями, подкрепленными доверенностью.

К большому сожалению, в доверенностях большинства компаний такие полномочия напрямую не прописываются, а значит, любой контрагент имеет все шансы в суде сослаться, что руководителем подобная форма обмена документами не закреплена.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций в соответствии Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 года № 402-ФЗ несет «экономический субъект», т. е. руководитель организаций. Правильным и самым лучшим вариантом станет согласие именно «ответственного лица» на применение в бухучете первичных документов в электронном виде или наличие в доверенности права на подписание такого соглашения.

Вопрос: Мы начали обмен электронными документами с контрагентами, но из-за особенностей процесса нам часто приходится обмениваться с контрагентами письмами. Можно ли для этого использовать электронный канал обмена информацией или нам все так же придется отправлять письма «Почтой России»?

Ответ: Заключая соглашение об электронном документообороте или включая такой пункт в основной договор, нелишним будет прописать и пункты, затрагивающие вопрос о порядке обмена электронными документами.

В своем соглашении стороны могут прописать, что все документы между ними могут направляться электронно без дублирования на бумажных носителях. Такая форма обмена позволит забыть на некоторое время о существовании отделений «Почты России» и придаст электронной переписке юридическую значимость на основании достигнутого соглашения между сторонами. Но я все же рекомендую вопросы обеспечения доказательной базы доверить оператору электронного документооборота, который впоследствии и подтвердит вашу добросовестность — ведь полученные в ходе именно такой переписки электронные квитанции и подтверждения помогут доказать вашу правоту.

Вопрос: Если мы отправили письмо без участия оператора, то ничего не докажем?

Ответ: В последние годы получение или отправка сообщения с использованием электронной почты, известной как личная почта сотрудника или служебная почта, свидетельствует о совершении этих действий самим «подписантом», пока им не доказано обратное (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 года № 18002/12 по делу №А47-7950/2011).

Такой способ взаимодействия участников гражданского оборота, закрепленный в договоре, в настоящее время является вполне легитимным при условии, что стороны его закрепили в своем соглашении (Постановления ФАС Центрального округа от 21.01.2010 года №Ф10-5994/09 по делу №А14-3050/2009/122/15, ФАС Московского округа от 17.05.2013 года по делу №А40-102005/12-57-977).

Как говорится, болезнь лучше предотвратить, чем лечить. Просто включите в договор адреса электронной почты, через которые вы будете обмениваться документами или письмами. Это позволит вам ссылаться на свою добросовестность, а суду — признать такую переписку юридически значимой.

Факт заключения сделки и электронный договор

Вопрос: Сторона, получив от нас документ, говорит, что присланный файл не является документом, подтверждающим факт заключения сделки в простой письменной форме, и что он «не написан». Они правы?

Ответ: Не правы. Суды и контролирующие органы указали, что сделка в письменной форме может быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, удостоверившими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

В своей практике под «письменной формой договора» суды рассматривают достаточно широкий спектр доказательств, приравнивая к письменной форме и документ, которым стороны обменялись посредством почтовой, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что сообщение исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Не забывайте, при использовании факсимиле подписанта, а сюда относится и электронная подпись, обмен документами возможен только в случае, если такая возможность закреплена законом или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). При этом в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» на усиленные квалифицированные подписи такие «ограничения» не распространяются.

Вопрос: Мы арендуем производственные помещения по всей России у собственников. Можем ли мы заключать договор аренды электронно, чтобы исключить необходимость обмена бумажными документами?

Ответ: Компании не могут заключить в электронной форме договор, который должен быть представлен на государственную регистрацию для оформления перехода прав (договор купли-продажи недвижимости, договор аренды недвижимости, договор об ипотеке и др.). А согласно Федеральному закону от 21.07.97 года № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» возможность представления на регистрацию электронных договоров не предусматривается.

Несмотря на то, что фиксируются не сами договоры, а только переход прав по ним, заключение договоров в электронном виде не позволит регистрирующему органу проставить на них штамп о проведенной регистрации.

Источник: Synerdocs